Virtuaalitapahtuman järjestäminen eroaa monessa mielessä fyysisen tapahtuman järjestämisestä, sillä siinä kävijät kokoontuvat yhteen verkossa kasvokkain kohtaamisen sijaan. Kuten fyysiset tapahtumat, myös virtuaalitapahtumat tulee aina järjestää asiakkaille ja heidän tarpeensa huomioiden.
Miksi järjestää virtuaalitapahtuma?
Virtuaalitapahtuman järjestäminen on kannattavaa niin järjestäjälle, osallistujalle, sekä yhteistyökumppanille. Verkossa järjestettävä tapahtuma tekee osallistumisesta helppoa, sillä osallistujan ei tarvitse matkustaa tapahtumapaikalle, vaan hän voi liittyä mukaan toimistolta tai vaikkapa kotisohvalta. Tämä hyödyttää myös järjestäjää, sillä virtuaalitapahtuman skaalautuvuuden avulla voidaan tavoittaa ihmisiä eri puolelta maailmaa – henkilöitä, jotka eivät osallistuisi fyysiseen tapahtumaan. Myös puhujille virtuaalitapahtumat ovat helpompia, sillä myös he voivat liittyä ohjelmaan mukaan omalta koneeltaan. Myös ympäristö kiittää, kun kaikki ennen välttämätön matkustaminen jää pois.
Yhteistyökumppaneille virtuaalitapahtuma on erinomainen tapa luoda merkityksellisiä kohtaamisia, saada näkyvyyttä sekä vaikuttaa kohderyhmään interaktiivisessa ympäristössä. Virtuaalitapahtuma mahdollistaa esimerkiksi uusien tuotteiden tai palveluiden esittelemisen laajalle yleisölle sekä mahdollisuuden konnektoida potentiaalisia asiakkaita. Virtuaalitapahtuman analytiikan avulla on mahdollista löytää täysin uusia kohderyhmiä yrityksen palveluille ja tuotteille.
Tapahtuma-alustasta riippuen osallistujista on mahdollista kerätä erilaista dataa, kuten esimerkiksi osallistujamäärä tai maat, joista tapahtumaan osallistuttiin. Nämä tiedot ovat erinomaisia työkaluja tavoitteiden mittaamiseen sekä apuna, kun mietit miten voit ensi kerralla tehdä tapahtumastasi entistäkin onnistuneemman! Tapahtuman sidosryhmät tulee tavoittaa myös turvallisesti ja esimerkiksi tapahtuman kumppaneiden materiaaleja tulee käsitellä luottamuksellisesti. Lue lisää virtuaalitapahtuman hyödyistä ja mahdollisuuksista täältä.
Virtuaalitapahtuman järjestäminen
Aloita virtuaalitapahtuman suunnittelu vastaamalla miksi –kysymykseen: miksi tapahtuma järjestetään? Kenelle se järjestetään ja mitkä ovat resurssit? Tapahtuman ydinviesti tulee miettiä kuntoon: mitä tapahtumalla halutaan viestiä ja miksi siihen kannattaa osallistua. Virtuaalitapahtuman rakentamiseen tarvitset kumppaneita, virtuaalitapahtuma-alustan, kuvausryhmän, henkilöstöä, kalustoa, markkinointia, viestintää ja selkeän budjetin, joka kattaa kaikki edellä mainitut osa-alueet.
Tapahtuman perustietojen miettimisen lisäksi tulee muistaa määrittää tarkat tavoitteet tapahtumallesi, sekä millä mittareilla niitä mitataan. Tapahtuman sisältö tulee suunnitella kohderyhmälle kiinnostavaksi ja virtuaalitapahtuma-alustan mahdollisuudet huomioiden. Lisää virtuaalitapahtuman sisällöstä ja sen rakentamisesta voit lukea täältä. Virtuaalitapahtuman kesto kannattaa olla lyhyempi kuin fyysisen tapahtuman ja ohjelma tiivistää noin puolenpäivän mittaisiin tapahtumakokonaisuuksiin.
Myös virtuaalitapahtumaa tulee markkinoida, jotta sinne saadaan osallistujia. Tapahtumamarkkinointi on laaja kokonaisuus, ja markkinointikanavat tulee valita kohderyhmän perusteella: mistä heidät tavoittaa parhaiten? Kohderyhmä kannattaa ohjata tapahtuman sivuille, eli sivulle, josta he voivat ostaa tapahtuman lippuja tai ilmoittautua, sekä kirjautua sisään tapahtumaan. Somemarkkinoinnin merkitys on ollut kasvussa jo kauan, sillä eri kanavien kautta ihmisten tavoittaminen on helppoa. Kun markkinointi tapahtuu verkossa, on myös helpompi ohjata liikenne markkinointikanavasta suoraan tapahtumasivulle, esimerkiksi linkin avulla. Lue lisää markkinoinnista täältä.
Virtuaalitapahtumassa on erityisen tärkeää muistaa kattava ohjeistus ja viestintä osallistujille. Hyvissä ajoin ennen tapahtumaa tulee tiedottaa, mikä tapahtuma-alusta tulee olemaan käytössä, mistä lippuja ostetaan/mistä ilmoittaudutaan ja tuleeko osallistujan luoda käyttäjätili tai ladata jokin sovellus. Yleiset ohjeet virtuaalitapahtumassa toimimiseen on hyvä jakaa ennen tapahtumaa, mutta myös upottaa virtuaalitapahtuma-alustalle, jotta osallistuja voi palata niihin myös tapahtuman aikana. Tulevan tapahtuman ohjelmasta ja mahdollisuuksista osallistujille tulee myös viestiä, jotta he tietävät hyödyntää kaikkia alustan toiminnallisuuksia! Viestintää kannattaa jatkaa koko tapahtuman ajan chatissa ja asiakaspalvelussa. Myöskään sisäistä viestintää ei tule unohtaa: virtuaalitapahtumaan voidaan luoda esimerkiksi vain järjestäjille ja moderaattoreille tarkoitettu piilotettu chat jossa he voivat tapahtuman ajan olla yhteydessä toisiinsa ilman, että se näkyy osallistujille. Liveton Virtuaalitapahtuma akatemiasta löytyy monipuolisesti tietoa virtuaalitapahtumien järjestämisestä, selkeästi tiivistettynä 12 videoon:
Virtuaalitapahtumien tietoturva
Tapahtumasta ja käytetystä tapahtuma-alustasta riippuen osallistujista kerätään ja säilytetään erilaisia tietoja. Perehdy siis huolellisesti eri virtuaalitapahtuma-alustojen tietoturvaan, ennen kuin päätät, mitä alustaa aiot käyttää tapahtumassasi. Se, mitä tietoja osallistujista kerätään riippuu hyvin paljon virtuaalitapahtuma-alustasta, sekä myydäänkö tapahtumaan lippuja, ilmoittaudutaanko sinne, liitytäänkö sinne käyttäjäprofiililla vai pääseekö tapahtumaan suoraan sisälle ilman erillisen tilin luomista. Lue lisää näistä vaihtoehdoista täältä.
Lipunmyynnistä ja ilmoittautumisesta saatava data kuuluu tapahtumajärjestäjälle ja tämän vuoksi hän voi lisätä näiden yhteyteen omia lisäkysymyksiä, joita halutaan selvittää osallistujilta. Tällaisia kysymyksiä ovat esimerkiksi ammatti tai asuinpaikkakunta. Jos osallistuja luo itselleen palveluun oman käyttäjäprofiilin, esimerkiksi Zoomiin tai Livetoon, on profiili silloin hänen henkilökohtaista omaisuuttansa, eikä tapahtumajärjestäjä pääse näihin tietoihin käsiksi.
Kumppanimyynti
Kumppanit ovat tärkeässä osassa virtuaalitapahtumassa. Kumppaneiden avulla muun muassa hankitaan näkyvyyttä, nopeutetaan ennakkolipunmyyntiä ja hankitaan tapahtumalle rahoitusta. Kumppanit liittyvät virtuaalitapahtumaan samoista periaatteista: näkyvyyden, myynnin ja markkinoinnin vuoksi. Tapahtumajärjestäjä ja kumppani hyötyvät siis molemmat yhteistyöstä, ja näin myös tapahtuman osallistujalle tulee enemmän nähtävää ja koettavaa tapahtumaan.
Kumppani voi näkyä virtuaalitapahtuman lisäksi myös esimerkiksi tapahtuman sosiaalisessa mediassa sekä verkkosivuilla. Virtuaalitapahtumassa kumppanille voidaan rakentaa oma ständi, se voi tulla esille tapahtuman pääsylipuissa, suoraan lähetykseen upotetuissa mainoksissa tai studion rekvisiitassa. Selkeyden vuoksi kummppanimyynti kannattaa toteuttaa jakamalla kumppanuudet eri paketteihin. Ehdotus kumppanuudesta tulee suunnitella huolellisesti ja esittää se kiinnostaville kumppaneille: pitää tuoda selvästi esille mitä tarjotaan, mitä se maksaa ja mitä kumppani siitä hyötyisi. Kumppanuuspaketit kannattaa jakaa sen mukaan, mitä niillä saa: kalleimmalla paketilla saa eniten näkyvyyttä monipuolisesti. Liveton blogipostauksesta löydät konkreettisia vinkkejä kumppanimyynnin rakentamiseen.
Tulee huomioida, että virtuaalitapahtuman kumppanuus on mitattavissa. Mitattavuudella tarkoitetaan sitä, että voidaan tarkastella kuinka kumppanuudesta on todella hyödytty. Tulee määrittää tarvittavat mittarit ja mitattavat asiat ennen tapahtumaa. Konkreettisia esimerkkejä ovat esimerkiksi kumppanin jakaman alekoodin käyttömäärä sekä virtuaalitapahtuman kumppanihuoneen vierailijoiden määrä. Kumppanit voivat myös osallistaa kävijöitä monilla eri tavoilla ja aktivoida heidät vierailemaan esimerkiksi omalla ständillään.
Lue lisää kumppanimyynnistä virtuaalitapahtumassa Liveton maksuttomasta oppaasta:
