Ilmoittautuminen ja lipunmyynti

 

Virtuaalitapahtuma voi olla ilmaistapahtuma, mutta se on mahdollinen kaupallistaa myymällä tapahtumaan pääsylippuja, katseluoikeuksia tai esimerkiksi oheistuotteita. Oheistuotteiden myynti tapahtuman aikana ei vielä ole kovin monelle järjestäjälle tuttua – mieti siis mitä voisit myydä tapahtuman aikana osallistujille! Tapahtumassa voi olla käytössä myös ilmoittautuminen, jolloin tapahtumaan osallistuvien henkilöiden tiedot, kuten esimerkiksi sähköposti, nimi, titteli ja kaupunki, kerätään etukäteen. Tapahtuma voi olla kaikille julkinen tai yksityinen, jolloin sinne osallistuu vain kutsutut henkilöt. Tapahtumaan kutsuminen tapahtuu yleensä sähköpostilla, ja pääsyoikeus tapahtumaan annetaan samalle sähköpostille, kuin kutsu lähetetään. Kutsuun suositellaan laitettavaksi suora linkki virtuaalitapahtumaan, jotta sinne siirtyminen on asiakkaalle mahdollisimman helppoa. 

Ilmoittautuminen

Onko tapahtuma maksuton, mutta osallistujista halutaan silti kerätä tietoja? Tämä onnistuu ilmoittautumisen avulla. Voit tarpeidesi mukaan valita juuri sinulle sopivan ilmoittautumistyökalun. Monille tuttuja järjestelmiä ovat esimerkiksi Lyyti ja Google Forms. Ilmoittautumiseen on mahdollista hyödyntää myös jotain muuta, kuten yrityksen sisäistä työkalua, jolloin se on jo entuudestaan tuttu tapahtumaan osallistuville. Jos haluat kustomoidun rekisteröitymisen personoiduilla osallistujakysymyksillä, mahdollisuuden seurata raportteja reaaliajassa sekä integroida kaiken tämän käyttämiisi CRM-järjestelmiisi, tutustu Liveton tarjoamaan palveluun.

Mikäli ilmoittautuminen tapahtuu eri palvelulla kuin itse virtuaalitapahtuma, tulee varmistaa etukäteen, että palvelut kommunikoivat keskenään. Tieto ilmoittautuneista on oltava siirrettävissä ilmoittautumistyökalusta tapahtuma-alustalle. Näin varmistetaan, että tapahtumaan todella pääsevät osallistumaan vain ne henkilöt, jotka ovat siihen ilmoittautuneet. Tämä vaatii pääsynhallintaa, jonka mahdollistaa virtuaalitapahtuma-alusta. Pääsynhallinnan toteutukseen vaaditaan ilmoittautuneiden tiedot, erityisesti heidän sähköpostiosoitteensa, sillä virtuaalitapahtumissa pääsyoikeus tapahtumaan sidotaan yleisesti ilmoittautuneen käyttäjäprofiiliin, joka on luotu tietylle sähköpostille. 

Lipunmyynti 

Virtuaalitapahtumien lipunmyynti on täynnä erilaisia mahdollisuuksia, aivan kuten fyysisissä tapahtumissa. Lipunmyyntiin ja sen suunnitteluun kannattaa käyttää aikaa sekä resursseja, jotta saat maksimoitua tuotot. Lipunmyynnistä ja hinnoittelusta voit opiskella maksuttomasta oppaastamme. Lisäksi virtuaalitapahtuman kaupallistamiseen löydät vinkkejä blogipostauksestamme.

Kuten ilmoittautumisessa, myös lipunmyynnissä lippu liitetään käyttäjäprofiiliin, jonka vuoksi lipunmyynnissä kerätään asiakkaalta sähköpostiosoite. Käyttäjäprofiilin avulla validoidaan lipun ostajat ja voidaan rajata, mikä sisältö näkyy kenellekin. Esimerkiksi: jos tapahtumaasi myydään kahta eri lipputyyppiä, voidaan tehdä rajauksia, että vain toisella lipulla pääsee kaikkialle virtuaalitapahtumassa, kun taas toisella lipulla pääsee katsomaan vaikkapa vain suoraa lähetystä. Liveton Lipunmyynnin hinnoittelumenetelmät -oppaasta löydät konkreettisia esimerkkejä sekä neuvoja lipunmyyntiin, jotka pätevät erinomaisesti myös virtuaalitapahtumiin. Lataa maksuton opas täältä.

Kaikille avoin tapahtuma 

Jos tapahtumaan halutaan toivottaa tervetulleeksi kaikki ilman etukäteen ilmoittautumista tai ostettua lippua, voi virtuaalitapahtuma olla kaikille avoin. Tässä tapauksessa tapahtumaan pääsevät liittymään kaikki henkilöt, jotka sinne löytävät. Tapahtuma-alustasta riippuen on kuitenkin mahdollista tehdä rajauksia niin, että tapahtumaan pääsevät osallistumaan vain ne henkilöt, jotka ovat rekisteröityneet järjestelmään. Näin saadaan jälleen myös kerättyä osallistujista dataa, sekä poistettua mahdolliset häiriköijät – ihmiset epätodennäköisesti jaksavat käyttää aikaa profiilin luomiseen, jos tapahtuman aihe ei heitä oikeasti kiinnosta. 

Tapahtuma-alustasta riippuen tapahtumaan on myös mahdollista liittyä ilman käyttäjäprofiilia ja omien tietojen syöttämistä – esimerkiksi Liveton virtuaalitapahtuma-alustalla voit halutessasi ottaa käyttöön vieraskirjautumisen. Tämä tarkoittaa sitä, ettei osallistujan tarvitse luoda käyttäjätiliä alustalle (esimerkiksi Livetoon), vaan hän voi liittyä mukaan tapahtumaan nimimerkin avulla. Nimimerkki on nopea ja helppo tapa liittyä tapahtumaan, mutta se myös rajaa verkostoitumismahdollisuuksia ja kerättävää dataa, joten harkitse sen käyttöönottoa tapahtumasi tarpeiden perusteella: halutaanko, että tapahtumaa voidaan seurata anonyymisti vai halutaanko tarjota osallistujille mahdollisuus verkostoitumiseen ja aktiiviseen osallistumiseen profiilin avulla? 

Miten päättää ilmoittautumisen ja avoimen tapahtuman välillä? Tätä voidaan pohtia tapahtuman tavoitteiden ja mittareiden kautta: tarvitaanko ilmoittautuneiden tietoja jatkoa varten? Ilmoittautuminen myös antaa alustavan luvun siitä, kuinka moni tapahtumaan on osallistumassa, josta voidaan hyötyä tapahtuman suunnittelussa. Huomioi myös tapahtuman kohderyhmä – mikäli tapahtuman tavoite on saada paikalle vain mahdollisimman paljon osallistujia, eikä heistä tarvitse kerätä tarkemia tietoja, ilmoittautuminen tuskin on tarpeellista. Jos tavoite on kartoittaa, millaiset henkilöt ovat kiinnostuneita tapahtumasta, voidaan ilmoittautumisen yhteydessä lomakkeella kysyä haluttuja tietoja, kuten asuinmaata tai ammattia. 

Muista nämä 

 

1. Lippu ja ilmoittautuminen sidotaan virtuaalitapahtumissa käyttäjätiliin.
2. Käytetyt työkalut tulee olla helposti synkronoitavissa.
3. Lipunmyynnin tulee olla tarkasti suunniteltua.