Tapahtuman pelikirja

Tapahtuman Pelikirjasta löydät tietoa muun muassa lupa-asioista, tapahtumapaikoista sekä kumppaneista joiden palveluita voit hyödyntää omissa tuotannoissasi. Löydät sivustolta myös erilaisia tapahtumajärjestäjille suunnattuja oppaita, joissa paneudutaan niin tuotannollisiin kuin myös markkinointi lähtöisiin asioihin.

Tapahtuman Pelikirja on osa tapahtumamyyntipalvelu Liveton palvelukonseptia. Tämän sivuston kautta voit tilata Ilmaisen 15 minuutin konsultaation sinun tapahtumasi kulmakivien terävöittämiseen – ilman mitään sitoumuksia. Livetolla on aito halu auttaa tapahtumia menestymään!

Antoisia lukuhetkiä Tapahtuman Pelikirjan pariin!

Tapahtuman peilikirja sisältää asioita seuraavista asioista (klikkaa siirtyäksesi haluamaasi aiheeseen):

Virtuaalitapahtumat

Tapahtuman järjestäminen

Tapahtuman luvat

Tapahtuman turvallisuus

Tapahtuman markkinointi

Tapahtumamyynti

Tapahtuman venuet

Tapahtuman kumppani

Virtuaalitapahtumat

Virtuaalitapahtumia järjestäessä, tulee ymmärtää keskeinen termistö. Tästä osiosta löytyy virtuaalitapahtumien tärkeimmät käsitteet, jotka on hyvä lukea ennen muihin virtuaalitoteutuksen osa-alueisiin tutustumista.

Tapahtumatyypit
Virtuaalitapahtuma = Virtuaalitapahtuma on täysin verkossa järjestettävä tapahtuma. Tapahtuma voi toteutukseltaan olla pieni tai suuri ja järjestetty kevyesti esimerkiksi Zoomissa tai isommalla toteutuksella virtuaalitapahtuma-alustalla.

Hybriditapahtuma = Hybriditapahtuma on livetapahtuman sekä virtuaalitapahtuman yhdistelmä. Hybriditapahtuman osallistujat voivat osallistua tapahtumaan paikan päällä tai virtuaalisesti.

Webinaari = Webinaaria voidaan kutsua myös verkkoseminaariksi. Webinaari on virtuaalisesti järjestettävä tapahtuma ja sen osallistujat näkevät webinaarin esiintyjät/puhujat ja ohjelman reaaliajassa. Webinaarista voidaan tehdä myös tallenne, joten siihen voi palata myös myöhemmin.

Virtuaalitapahtuman termit

Virtuaalitapahtuma-alusta = Virtuaalitapahtuma-alustoja on olemassa paljon erilaisia: niin suurille kuin pienille toteutuksille. Virtuaalitapahtuma-alusta on se paikka, jossa itse tapahtuma on. Siellä on tapahtuman sisältö, lähetys, sekä osallistujat. Esimerkkejä virtuaalitapahtuma-alustoista ovat Liveton oma alusta, Zoom ja Microsoft Teams.

Virtuaaliständi = Virtuaaliständi on virtuaalitapahtuma-alustalle luotu piste, missä osallistuja voi vierailla. Virtuaaliständillä voi olla esimerkiksi tietoa tekstin tai videon muodossa. Virtuaaliständillä voi olla myös esimerkiksi sen järjestäjä “pitämässä” ständiä, eli vastaamassa ständillä vierailevien kysymyksiin chatissa tai videokeskustelussa.

Chat = Chatin avulla virtuaalitapahtumassa virtuaalitapahtuma-alustalla voi keskustella muiden osallistujien ja tapahtumajärjestäjien kanssa. Chatissa viestitään kirjoittamalla ja sitä voi hyödyntää esimerkiksi kysymyksiin ja vastauksiin tai osallistujien ohjeistamiseen.

Stream & striimaus = Stream eli suoratoisto on nimensä mukaisesti suorana toistettava lähetys. Striimi on virtuaalitapahtumassa se lähetys, joka näytetään osallistujille reaaliaikaisesti.

Moderointi = Virtuaalitapahtumaan on mahdollista luoda moderoijia. Moderoija voi valvoa tapahtumaa sekä sen sujuvuutta ja esimerkiksi poistaa virtuaalitapahtuman chatista asiattomia viestejä.

Tekninen toteutus = Teknisellä toteutuksella tarkoitetaan virtuaali- tai hybriditapahtuman teknisestä puolesta vastaavia henkilöitä. Tapahtuman teknisen toteutuksen voi ostaa ammattilaisilta, jolloin he sopimuksen mukaan huolehtivat esimerkiksi tapahtuman striimauksesta. Tekniseen toteutukseen kuuluu esimerkiksi kameroista ja valoista huolehtiminen.

Osallistujakokemus = Osallistujakokemus pitää sisällään kaikki ne hetket, kun osallistujaan ollaan kontaktissa, eli kontaktipisteet. Kontaktipisteiden kokonaisuudesta muodostuu osallistujakokemus, joka voi olla positiivinen tai negatiivinen. Kokemus täytyykin suunnitella asiakkaan näkökulmasta, sillä onnistunut osallistujakokemus on yhtä tärkeä virtuaalitapahtumassa, kuin livetapahtumassa.

Kävijädata & osallistujaprosentti = Kävijädata on kerättyä dataa virtuaalitapahtumaan osallistuneista. Osallistujaprosentti kertoo määrän, kuinka moni tapahtumaan kutsutuista tai ilmoittautuneista saapuu lopulta tapahtumaan paikalle. Näitä tietoja voidaan hyödyntää tapahtuman jälkeen, kun analysoidaan tapahtuman onnistumista.

Kumppanuuspaketti = Virtuaalitapahtumaan on mahdollista myydä kumppanuuspaketteja eli näkyvyyttä tapahtumassa. Näkyvyys ja paketin laajuus määräytyvät sen mukaan, kuinka paljon kumppanuudesta maksetaan. Kumppanuuspaketti voi pitää sisällään esimerkiksi tietyn määrän tekstiä, videoita ja logoja, jotka upotetaan virtuaalitapahtuma-alustaan tuomaan näkyvyyttä ja asiakkaita kumppanille.

Osallistaminen = Osallistaminen on tärkeä asia virtuaalitapahtumassa. Osallistamisella tarkoitetaan tapahtumaan osallistuvien henkilöiden ottamista “mukaan” tapahtuman ohjelmaan. Tätä voidaan toteuttaa esimerkiksi keskustelulla chatissa tai kameran välityksellä.

Green Screen = Green Screenin avulla voit luoda virtuaalitapahtuman lähetyksen taustalle mitä haluat! Vihreän kankaan ja Green Screen -tekniikan avulla voit luoda esiintyjälle joko staattisen tai liikkuvan taustan. Tämä tekniikka on monelle tuttua esimerkiksi elokuvamaailmasta.

Yhdensuuntainen = Lähetys on yhdensuuntainen, jos videota lähetetään vain yhteen suuntaan, kuten katsojille. Esimerkiksi televisiolähetykset ovat yhdensuuntaisia.
Kahdensuuntainen = Kahdensuuntaisessa striimissä videoyhteys on molempiin suuntiin, jolloin myös tapahtuman osallistujalla voi olla videokamera päällä.

Reaaliaikainen = Reaaliaikainen tarkoittaa tässä hetkessä tapahtuvaa. Esimerkiksi reaaliaikainen stream-lähetys välittää katselijoille tapahtuman samaan aikaan, kuin se oikeasti tapahtuu.

VR = VR, eli “Virtual Reality”, tarkoittaa virtuaalitodellisuutta. VR on hyvin aidolta tuntuva kokemus, jossa osallistuja voi päästä seikkailemaan esimerkiksi VR–lasien avulla toiseen “ulottuvuuteen”.

AR = AR, eli “Augmented Reality”, tarkoittaa kehitettyä versiota todellisesta maailmasta, joka toteutetaan erilaisten digitaalisten elementtien avulla.

Q&A = Q&A tarkoittaa kysymyksiä ja vastauksia. Tämä voisi virtuaalitapahtumassa tarkoittaa esimerkiksi tapahtumien osallistujien laittamia kysymyksiä chattiin, joihin tapahtuman puhuja tai juontaja vastaa suorassa lähetyksessä.

Poll = Poll tarkoittaa virtuaalitapahtumaan luotua “kyselyä”. Kysymykset voivat liittyä esimerkiksi tapahtuman ohjelmaan ja Liveton alustalla niitä on mahdollista ajastaa tiettyyn kellonaikaan. Osallistujat voivat vastata kysymyksiin kätevästi poistumatta alustalta ja tapahtuman päätyttyä järjestäjät saavat dataa vastauksista.

Saavutettavuus = Saavutettavuus tarkoittaa digiympäristön esteettömyyttä: kuinka hyvin sisältö on saavutettavissa esimerkiksi eri alustoilla tai apuvälineillä. Virtuaalitapahtumassa saavutettavuus voi tarkoittaa sitä, pääseekö siihen osallistumaan apuvälinettä käyttämällä.

Nyt kun perustermistö on hallussa, on hyvä lähteä perehtymään virtuaalitapahtumiin ja niiden järjestämiseen Virtuaalitoteutuksen muissa osioissa!

Virtuaalitapahtuman järjestäminen eroaa monessa mielessä fyysisen tapahtuman järjestämisestä, sillä siinä kävijät kokoontuvat yhteen verkossa kasvokkain kohtaamisen sijaan. Kuten fyysiset tapahtumat, myös virtuaalitapahtumat tulee aina järjestää asiakkaille ja heidän tarpeensa huomioiden.

Miksi järjestää virtuaalitapahtuma?
Virtuaalitapahtuman järjestäminen on kannattavaa niin järjestäjälle, osallistujalle, sekä yhteistyökumppanille. Verkossa järjestettävä tapahtuma tekee osallistumisesta helppoa, sillä osallistujan ei tarvitse matkustaa tapahtumapaikalle, vaan hän voi liittyä mukaan toimistolta tai vaikkapa kotisohvalta. Tämä hyödyttää myös järjestäjää, sillä virtuaalitapahtuman skaalautuvuuden avulla voidaan tavoittaa ihmisiä eri puolelta maailmaa – henkilöitä, jotka eivät osallistuisi fyysiseen tapahtumaan. Myös puhujille virtuaalitapahtumat ovat helpompia, sillä myös he voivat liittyä ohjelmaan mukaan omalta koneeltaan. Myös ympäristö kiittää, kun kaikki ennen välttämätön matkustaminen jää pois.

Yhteistyökumppaneille virtuaalitapahtuma on erinomainen tapa luoda merkityksellisiä kohtaamisia, saada näkyvyyttä sekä vaikuttaa kohderyhmään interaktiivisessa ympäristössä. Virtuaalitapahtuma mahdollistaa esimerkiksi uusien tuotteiden tai palveluiden esittelemisen laajalle yleisölle sekä mahdollisuuden konnektoida potentiaalisia asiakkaita. Virtuaalitapahtuman analytiikan avulla on mahdollista löytää täysin uusia kohderyhmiä yrityksen palveluille ja tuotteille.

Tapahtuma-alustasta riippuen osallistujista on mahdollista kerätä erilaista dataa, kuten esimerkiksi osallistujamäärä tai maat, joista tapahtumaan osallistuttiin. Nämä tiedot ovat erinomaisia työkaluja tavoitteiden mittaamiseen sekä apuna, kun mietit miten voit ensi kerralla tehdä tapahtumastasi entistäkin onnistuneemman! Tapahtuman sidosryhmät tulee tavoittaa myös turvallisesti ja esimerkiksi tapahtuman kumppaneiden materiaaleja tulee käsitellä luottamuksellisesti. Lue lisää virtuaalitapahtuman hyödyistä ja mahdollisuuksista täältä.

Virtuaalitapahtuman järjestäminen
Aloita virtuaalitapahtuman suunnittelu vastaamalla miksi –kysymykseen: miksi tapahtuma järjestetään? Kenelle se järjestetään ja mitkä ovat resurssit? Tapahtuman ydinviesti tulee miettiä kuntoon: mitä tapahtumalla halutaan viestiä ja miksi siihen kannattaa osallistua. Virtuaalitapahtuman rakentamiseen tarvitset kumppaneita, virtuaalitapahtuma-alustan, kuvausryhmän, henkilöstöä, kalustoa, markkinointia, viestintää ja selkeän budjetin, joka kattaa kaikki edellä mainitut osa-alueet.

Tapahtuman perustietojen miettimisen lisäksi tulee muistaa määrittää tarkat tavoitteet tapahtumallesi, sekä millä mittareilla niitä mitataan. Tapahtuman sisältö tulee suunnitella kohderyhmälle kiinnostavaksi ja virtuaalitapahtuma-alustan mahdollisuudet huomioiden. Lisää virtuaalitapahtuman sisällöstä ja sen rakentamisesta voit lukea täältä. Virtuaalitapahtuman kesto kannattaa olla lyhyempi kuin fyysisen tapahtuman ja ohjelma tiivistää noin puolenpäivän mittaisiin tapahtumakokonaisuuksiin.

Myös virtuaalitapahtumaa tulee markkinoida, jotta sinne saadaan osallistujia. Tapahtumamarkkinointi on laaja kokonaisuus, ja markkinointikanavat tulee valita kohderyhmän perusteella: mistä heidät tavoittaa parhaiten? Kohderyhmä kannattaa ohjata tapahtuman sivuille, eli sivulle, josta he voivat ostaa tapahtuman lippuja tai ilmoittautua, sekä kirjautua sisään tapahtumaan. Somemarkkinoinnin merkitys on ollut kasvussa jo kauan, sillä eri kanavien kautta ihmisten tavoittaminen on helppoa. Kun markkinointi tapahtuu verkossa, on myös helpompi ohjata liikenne markkinointikanavasta suoraan tapahtumasivulle, esimerkiksi linkin avulla. Lue lisää markkinoinnista täältä.

Virtuaalitapahtumassa on erityisen tärkeää muistaa kattava ohjeistus ja viestintä osallistujille. Hyvissä ajoin ennen tapahtumaa tulee tiedottaa, mikä tapahtuma-alusta tulee olemaan käytössä, mistä lippuja ostetaan/mistä ilmoittaudutaan ja tuleeko osallistujan luoda käyttäjätili tai ladata jokin sovellus. Yleiset ohjeet virtuaalitapahtumassa toimimiseen on hyvä jakaa ennen tapahtumaa, mutta myös upottaa virtuaalitapahtuma-alustalle, jotta osallistuja voi palata niihin myös tapahtuman aikana. Tulevan tapahtuman ohjelmasta ja mahdollisuuksista osallistujille tulee myös viestiä, jotta he tietävät hyödyntää kaikkia alustan toiminnallisuuksia! Viestintää kannattaa jatkaa koko tapahtuman ajan chatissa ja asiakaspalvelussa. Myöskään sisäistä viestintää ei tule unohtaa: virtuaalitapahtumaan voidaan luoda esimerkiksi vain järjestäjille ja moderaattoreille tarkoitettu piilotettu chat jossa he voivat tapahtuman ajan olla yhteydessä toisiinsa ilman, että se näkyy osallistujille. Liveton Virtuaalitapahtuma akatemiasta löytyy monipuolisesti tietoa virtuaalitapahtumien järjestämisestä, selkeästi tiivistettynä 12 videoon.

Virtuaalitapahtumien tietoturva
Tapahtumasta ja käytetystä tapahtuma-alustasta riippuen osallistujista kerätään ja säilytetään erilaisia tietoja. Perehdy siis huolellisesti eri virtuaalitapahtuma-alustojen tietoturvaan, ennen kuin päätät, mitä alustaa aiot käyttää tapahtumassasi. Se, mitä tietoja osallistujista kerätään riippuu hyvin paljon virtuaalitapahtuma-alustasta, sekä myydäänkö tapahtumaan lippuja, ilmoittaudutaanko sinne, liitytäänkö sinne käyttäjäprofiililla vai pääseekö tapahtumaan suoraan sisälle ilman erillisen tilin luomista. Lue lisää näistä vaihtoehdoista täältä.

Lipunmyynnistä ja ilmoittautumisesta saatava data kuuluu tapahtumajärjestäjälle ja tämän vuoksi hän voi lisätä näiden yhteyteen omia lisäkysymyksiä, joita halutaan selvittää osallistujilta. Tällaisia kysymyksiä ovat esimerkiksi ammatti tai asuinpaikkakunta. Jos osallistuja luo itselleen palveluun oman käyttäjäprofiilin, esimerkiksi Zoomiin tai Livetoon, on profiili silloin hänen henkilökohtaista omaisuuttansa, eikä tapahtumajärjestäjä pääse näihin tietoihin käsiksi.

Kumppanimyynti
Kumppanit ovat tärkeässä osassa virtuaalitapahtumassa. Kumppaneiden avulla muun muassa hankitaan näkyvyyttä, nopeutetaan ennakkolipunmyyntiä ja hankitaan tapahtumalle rahoitusta. Kumppanit liittyvät virtuaalitapahtumaan samoista periaatteista: näkyvyyden, myynnin ja markkinoinnin vuoksi. Tapahtumajärjestäjä ja kumppani hyötyvät siis molemmat yhteistyöstä, ja näin myös tapahtuman osallistujalle tulee enemmän nähtävää ja koettavaa tapahtumaan.

Kumppani voi näkyä virtuaalitapahtuman lisäksi myös esimerkiksi tapahtuman sosiaalisessa mediassa sekä verkkosivuilla. Virtuaalitapahtumassa kumppanille voidaan rakentaa oma ständi, se voi tulla esille tapahtuman pääsylipuissa, suoraan lähetykseen upotetuissa mainoksissa tai studion rekvisiitassa. Selkeyden vuoksi kummppanimyynti kannattaa toteuttaa jakamalla kumppanuudet eri paketteihin. Ehdotus kumppanuudesta tulee suunnitella huolellisesti ja esittää se kiinnostaville kumppaneille: pitää tuoda selvästi esille mitä tarjotaan, mitä se maksaa ja mitä kumppani siitä hyötyisi. Kumppanuuspaketit kannattaa jakaa sen mukaan, mitä niillä saa: kalleimmalla paketilla saa eniten näkyvyyttä monipuolisesti. Liveton blogipostauksesta löydät konkreettisia vinkkejä kumppanimyynnin rakentamiseen.

Tulee huomioida, että virtuaalitapahtuman kumppanuus on mitattavissa. Mitattavuudella tarkoitetaan sitä, että voidaan tarkastella kuinka kumppanuudesta on todella hyödytty. Tulee määrittää tarvittavat mittarit ja mitattavat asiat ennen tapahtumaa. Konkreettisia esimerkkejä ovat esimerkiksi kumppanin jakaman alekoodin käyttömäärä sekä virtuaalitapahtuman kumppanihuoneen vierailijoiden määrä. Kumppanit voivat myös osallistaa kävijöitä monilla eri tavoilla ja aktivoida heidät vierailemaan esimerkiksi omalla ständillään.

Lue lisää kumppanimyynnistä virtuaalitapahtumassa Liveton maksuttomasta oppaasta:

Virtuaalitapahtuma-alusta valitaan vastaamalla miksi –kysymykseen: miksi tapahtuma järjestetään ja kenelle? On täysin eri asia järjestää kevyt tapahtuma firman sisäisesti, kuin suuri yritystapahtuma, johon myydään lippuja.

Virtuaalitapahtuma-alusta tulee valita sen jälkeen, kun on ensin määritetty perustiedot ja tarpeet tapahtumalle. Lisää virtuaalitapahtuman järjestämisestä voit lukea täältä, sekä opiskella yleisesti tapahtumajärjestämisestä tästä oppaasta. Tapahtumajärjestäjän tulee miettiä tarkkaan, kenelle tapahtuma järjestetään, montako henkilöä oletetaan tulevan paikalle, sekä millaista tapahtuman ohjelma ja sisältö ovat. Työpaikan sisäiseen palaveriin ei välttämättä tarvita erillistä tapahtuma-alustaa, vaan sen voi toteuttaa Zoomissa, toisin kuin satojen ihmisten tapahtumaan tarvitsee alustan, joka mahdollistaa suuremman toteutuksen. Budjetti täytyy muistaa huomioida ja kartoittaa, mitä alustaa voidaan käyttää tapahtumassa niin, että silti jää varoja muun muassa kuvaustekniikkaan.

Virtuaalitapahtumissa osallistujakokemukseen vaikuttaa erityisesti verkostoituminen – kun mahdollistat verkostoitumisen osallistujille, ei osallistuminen ole enää passiivista. Kiinnitä siis huomiota verkostoitumisen mahdollisuuksiin alustalla, jota haluat käyttää tapahtumassasi.

Yleisimmät alustat

Virtuaalitapahtuman toteutukseen saatetaan vaatia useita alustoja, riippuen miten suuri tapahtuma on toteutukseltaan. Alustat eroavat toisistaan ominaisuuksiltaan monilla tavoilla: joillakin alustoilla suoraa lähetystä on vain mahdollista seurata, kun taas joissain on monipuolisia mahdollisuuksia esimerkiksi verkostoitumiseen.

Zoom on varmasti tullut monelle tutuksi töiden ja koulujen kautta ja sitä voi hyödyntää erityisesti tapaamisiin, koulutuksiin, webinaareihin tai luentoihin. Tämän alustan parhaita puolia ovat ehdottomasti sen kohtuullinen hinnoittelu, tunnettavuus, sekä mahdollisuus jakaa osallistujia eri huoneisiin. Zoom ei kuitenkaan mahdollista suurta toteutusta, vaan voi virtuaalitapahtumissa olla enemmänkin lisäominaisuutena tai keino yhdistää esimerkiksi etäpuhujat suoraan lähetykseen.

Microsoft Teams on toinen työympäristöissä laajasti käytetty alusta, joka on useille tuttu ja sen vuoksi myös tapaamisten siirtäminen tähän ympäristöön on helppoa. Microsoft Teams on useasti käytössä yritysten sisällä myös muissa asioissa, kuin vain palavereissa. Zoomin tavoin tämä alusta soveltuu erityisesti tapaamisiin, luentoihin, koulutuksiin ja webinaareihin. Emme kuitenkaan voi suositella isomman virtuaalitapahtuman järjestämistä tässä ympäristössä, sillä alustalla ei ole erillisiä työkaluja interaktiivisuuteen.

Vimeo ei itsessään ole virtuaalitapahtuma-alusta vaan se on osa tapahtuman toteutusta. Vimeota käytetään suoran lähetyksen toteuttamiseen ja se sopii niin pienien, kuin suurien tapahtumien tuottamiseen. Alusta on maksullinen, mutta hinnoittelultaan kohtuullinen, kun katsotaan sen ominaisuuksia: siellä on mahdollisuus maksumuuriin, se on tunnettu ja yleisesti käytetty ohjelma, joka on vakaa ja luotettava.

Liveton virtuaalitapahtuma-alustaa kannattaa hyödyntää erityisesti silloin, kun virtuaalitoteutukseen halutaan oikean tapahtuman elementtejä ja tunnelmaa. Liveto mahdollistaa lippujen myynnin, sekä tapahtuman samoilla sivuilla, jolloin asiakaskokemuksesta saadaan yhtenäinen. Tapahtuman suora lähetys upotetaan tapahtuma-alustalle yleensä Vimeon tai YouTuben avulla ja osallistujat pääsevät kommentoimaan lähetystä Liveton omaan chattiin. Tapahtuma-alusta on myös personoitavissa brändin mukaan väreillä, fonteilla ja sisällöllä. Riippuen tapahtumastasi ja mitä ominaisuuksia haluat siinä hyödyntää, voi tapahtumassasi olla esimerkiksi ryhmätyötiloja ja kumppanihuoneita. Lisää Liveton virtuaalitapahtuma-alustasta täältä.

Liveton virtuaalitapahtuma-alustan ominaisuudet

Virtuaalitapahtuman ominaisuudet riippuvat täysin siitä, mitä alustaa päätetään käyttää tapahtumassa. Hahmottaaksesi paremmin, mitä mahdollisuuksia tapahtuma-alusta voi tarjota, avaamme tähän Liveton alustan ominaisuuksia:

Oma tapahtumasivu
Tapahtumakauppa ja myynnin työkalut
Aulatila
Huoneet monipuolisella sisällöllä
Kumppanitilat
Keskusteluhuoneet
Verkostoitumistyökalut, esimerkiksi kalenterivaraukset
Chat
One-to-one viestit ja videopuhelut
Polls kysymykset

Lue lisää Liveton virtuaalitapahtuma-alustan ominaisuuksista täältä ja pyydä maksuton demo, jotta voimme miettiä yhdessä tapahtuma-alustan juuri sinun tapahtumasi tarpeiden mukaan!

Virtuaalitapahtumaa järjestäessä saattaa huomio helposti keskittyä tekniikkaan ja siitä huolehtimiseen, mutta vähintään yhtä tärkeää on myös tapahtuman sisältö. Sisältöä voi olla hyvin erilaista ja sen suunnittelu kannattaa aloittaa miettimällä, mikä on tapahtuman punainen lanka ja miten se halutaan esittää kohderyhmälle. Virtuaalitapahtumassa sisältö tulee suunnitella erityisen tarkasti – mieluiten minuutin tarkkuudella.

Kohderyhmä

Tapahtuman sisältöä on helpoin lähteä hahmottamaan kohderyhmän ja tapahtuman tavoitteen perusteella: halutaanko kouluttaa, esitellä uutta tuotetta tai viestiä brändistä? Onko kohderyhmänä yritysasiakkaat tai nuoret? Jokainen kohderyhmä vaatii omat erityishuomionsa. Esimerkiksi, jos tapahtuma on suunnattu alaikäisille, kuten koululaisille, tulee huomioida, että he eivät välttämättä voi luoda käyttäjäprofiilia joihinkin palveluihin ilman huoltajan lupaa.

Jos kohderyhmä on yritysasiakkaat tai ulkomaalaiset asiakkaat, täytyy perehtyä mahdollisiin palomuureihin ja varmistaa, etteivät ne rajoita liittymistä virtuaalitapahtumaan. Saavutettavuus tarkoittaa virtuaalitapahtumissa esteettömyyttä, johon virtuaalitapahtuma-alustaa valittaessa ja sisältöä suunniteltaessa on tärkeää perehtyä: miten sisältö on saavutettavissa kaikille kohderyhmän jäsenille?

Usein tapahtumajärjestäjä ihastuu omaan ideaansa sokeasti, mutta sisältöä on silti osattava tarkastella kriittisesti: onko tapahtuman sisältö sellaista, että siitä halutaan maksaa? Kannattaa rohkeasti toteuttaa benchmarkkausta ja kysyä mielipiteitä kohderyhmältä: olisivatko he kiinnostuneita tapahtumasta, kuinka paljon he olisivat siitä valmiita maksamaan ja kauan tapahtuman kannattaisi heidän mielestänsä kestää? On hyvä tutkia millaisiin tapahtumiin kohderyhmän henkilöt yleensä osallistuvat ja millainen sisältö heihin vetoaa: ketä tapahtumaan kannattaa ottaa vieraiksi tai puhujiksi, kuka olisi sopiva juontaja sekä millaiset yritykset ja brändit olisivat sopivia kumppaneita?

Millaista sisältö voi olla?

Virtuaalitapahtuman sisältö voi koostua esitysten ja luentojen lisäksi esimerkiksi äänestyksistä, kyselyistä, keskustelusta yleisessä chatissa tai one-to-one keskusteluista. Hyvissä ajoin ennen tapahtumaa tulee ottaa selvää tapahtuma-alustan mahdollisuuksista ja kiinnittää toiminallisuudet mukaan aikatauluun. Tapahtumajärjestäjän kannattaa kirjoittaa tarkasti ylös tapahtuman runko: esimerkiksi, missä vaiheessa esiintyjä lopettaa puhumisen ja kyselyt julkaistaan katsojalle. Kyselyt ovat erinomainen tapa ottaa osallistujat mukaan tapahtumaan ja kerätä heiltä mielipiteitä tapahtumaan liittyen, kuten esimerkiksi ajatuksia juuri päättyneestä puheenvuorosta.

Tapahtuman yhteistyökumppaneille on myös suunniteltava omaa sisältöä: miten he voivat olla vuorovaikutuksessa teidän yhteisten asiakkaiden kanssa? Virtuaalitapahtumat mahdollistavat esimerkiksi myyjälle hyvän tilaisuuden esitellä uutta tuotetta tai palvelua laajalle yleisölle. Myös kumppaneilta kannattaa kysyä rohkeasti ennen tapahtumaa, kuinka he haluavat olla mukana toteutuksessa ja tapahtuman sisällössä.

Tipsit sisällön suunnitteluun

Budjetoi tapahtumassa hyvään juontajaan: ammattitaitoisella juontajalla on todella suuri merkitys tapahtuman tunnelmaan ja siihen, miten aktiivisesti osallistujat ottavat osaa tapahtumaan.
Suunnittele minuutintarkka aikataulu ja juoksutuslista.
Luo tapahtuman osallistujille oma aikataulu – osallistujien ei tarvitse tietää, milloin kuvaavaa kameraa vaihdetaan. Mieti aikataulu osallistujan näkökulmasta ja mikä tieto heille on tärkeää.
Mieti tapahtuman sisältö asiakkaan ruudun kautta: mitä hän näkee milloinkin omalta näytöltään?
Ole rohkea! Ihmiset kyllästyvät helposti, joten mieti omaan virtuaalitapahtumaasi jotain uutta ja jännittävää.

Sisällön suunnittelu on pitkä ja tärkeä prosessi. Siihen lisää apua löytyy blogipostauksestamme sekä virtuaalitapahtuma-akatemiasta. Lue myös asiakaskokemus onnistuneesta virtuaalitapahtumasta, jossa sisältö oli kohdillaan!

Virtuaalitapahtuma voi olla ilmaistapahtuma, mutta se on mahdollinen kaupallistaa myymällä tapahtumaan pääsylippuja, katseluoikeuksia tai esimerkiksi oheistuotteita. Oheistuotteiden myynti tapahtuman aikana ei vielä ole kovin monelle järjestäjälle tuttua – mieti siis mitä voisit myydä tapahtuman aikana osallistujille! Tapahtumassa voi olla käytössä myös ilmoittautuminen, jolloin tapahtumaan osallistuvien henkilöiden tiedot, kuten esimerkiksi sähköposti, nimi, titteli ja kaupunki, kerätään etukäteen. Tapahtuma voi olla kaikille julkinen tai yksityinen, jolloin sinne osallistuu vain kutsutut henkilöt. Tapahtumaan kutsuminen tapahtuu yleensä sähköpostilla, ja pääsyoikeus tapahtumaan annetaan samalle sähköpostille, kuin kutsu lähetetään. Kutsuun suositellaan laitettavaksi suora linkki virtuaalitapahtumaan, jotta sinne siirtyminen on asiakkaalle mahdollisimman helppoa.

Ilmoittautuminen

Onko tapahtuma maksuton, mutta osallistujista halutaan silti kerätä tietoja? Tämä onnistuu ilmoittautumisen avulla. Voit tarpeidesi mukaan valita juuri sinulle sopivan ilmoittautumistyökalun. Monille tuttuja järjestelmiä ovat esimerkiksi Lyyti ja Google Forms. Ilmoittautumiseen on mahdollista hyödyntää myös jotain muuta, kuten yrityksen sisäistä työkalua, jolloin se on jo entuudestaan tuttu tapahtumaan osallistuville. Jos haluat kustomoidun rekisteröitymisen personoiduilla osallistujakysymyksillä, mahdollisuuden seurata raportteja reaaliajassa sekä integroida kaiken tämän käyttämiisi CRM-järjestelmiisi, tutustu Liveton tarjoamaan palveluun.

Mikäli ilmoittautuminen tapahtuu eri palvelulla kuin itse virtuaalitapahtuma, tulee varmistaa etukäteen, että palvelut kommunikoivat keskenään. Tieto ilmoittautuneista on oltava siirrettävissä ilmoittautumistyökalusta tapahtuma-alustalle. Näin varmistetaan, että tapahtumaan todella pääsevät osallistumaan vain ne henkilöt, jotka ovat siihen ilmoittautuneet. Tämä vaatii pääsynhallintaa, jonka mahdollistaa virtuaalitapahtuma-alusta. Pääsynhallinnan toteutukseen vaaditaan ilmoittautuneiden tiedot, erityisesti heidän sähköpostiosoitteensa, sillä virtuaalitapahtumissa pääsyoikeus tapahtumaan sidotaan yleisesti ilmoittautuneen käyttäjäprofiiliin, joka on luotu tietylle sähköpostille.

Lipunmyynti

Virtuaalitapahtumien lipunmyynti on täynnä erilaisia mahdollisuuksia, aivan kuten fyysisissä tapahtumissa. Lipunmyyntiin ja sen suunnitteluun kannattaa käyttää aikaa sekä resursseja, jotta saat maksimoitua tuotot. Lipunmyynnistä ja hinnoittelusta voit opiskella maksuttomasta oppaastamme. Lisäksi virtuaalitapahtuman kaupallistamiseen löydät vinkkejä blogipostauksestamme.

Kuten ilmoittautumisessa, myös lipunmyynnissä lippu liitetään käyttäjäprofiiliin, jonka vuoksi lipunmyynnissä kerätään asiakkaalta sähköpostiosoite. Käyttäjäprofiilin avulla validoidaan lipun ostajat ja voidaan rajata, mikä sisältö näkyy kenellekin. Esimerkiksi: jos tapahtumaasi myydään kahta eri lipputyyppiä, voidaan tehdä rajauksia, että vain toisella lipulla pääsee kaikkialle virtuaalitapahtumassa, kun taas toisella lipulla pääsee katsomaan vaikkapa vain suoraa lähetystä. Liveton Lipunmyynnin hinnoittelumenetelmät -oppaasta löydät konkreettisia esimerkkejä sekä neuvoja lipunmyyntiin, jotka pätevät erinomaisesti myös virtuaalitapahtumiin. Lataa maksuton opas täältä.

Kaikille avoin tapahtuma

Jos tapahtumaan halutaan toivottaa tervetulleeksi kaikki ilman etukäteen ilmoittautumista tai ostettua lippua, voi virtuaalitapahtuma olla kaikille avoin. Tässä tapauksessa tapahtumaan pääsevät liittymään kaikki henkilöt, jotka sinne löytävät. Tapahtuma-alustasta riippuen on kuitenkin mahdollista tehdä rajauksia niin, että tapahtumaan pääsevät osallistumaan vain ne henkilöt, jotka ovat rekisteröityneet järjestelmään. Näin saadaan jälleen myös kerättyä osallistujista dataa, sekä poistettua mahdolliset häiriköijät – ihmiset epätodennäköisesti jaksavat käyttää aikaa profiilin luomiseen, jos tapahtuman aihe ei heitä oikeasti kiinnosta.

Tapahtuma-alustasta riippuen tapahtumaan on myös mahdollista liittyä ilman käyttäjäprofiilia ja omien tietojen syöttämistä – esimerkiksi Liveton virtuaalitapahtuma-alustalla voit halutessasi ottaa käyttöön vieraskirjautumisen. Tämä tarkoittaa sitä, ettei osallistujan tarvitse luoda käyttäjätiliä alustalle (esimerkiksi Livetoon), vaan hän voi liittyä mukaan tapahtumaan nimimerkin avulla. Nimimerkki on nopea ja helppo tapa liittyä tapahtumaan, mutta se myös rajaa verkostoitumismahdollisuuksia ja kerättävää dataa, joten harkitse sen käyttöönottoa tapahtumasi tarpeiden perusteella: halutaanko, että tapahtumaa voidaan seurata anonyymisti vai halutaanko tarjota osallistujille mahdollisuus verkostoitumiseen ja aktiiviseen osallistumiseen profiilin avulla?

Miten päättää ilmoittautumisen ja avoimen tapahtuman välillä? Tätä voidaan pohtia tapahtuman tavoitteiden ja mittareiden kautta: tarvitaanko ilmoittautuneiden tietoja jatkoa varten? Ilmoittautuminen myös antaa alustavan luvun siitä, kuinka moni tapahtumaan on osallistumassa, josta voidaan hyötyä tapahtuman suunnittelussa. Huomioi myös tapahtuman kohderyhmä – mikäli tapahtuman tavoite on saada paikalle vain mahdollisimman paljon osallistujia, eikä heistä tarvitse kerätä tarkemia tietoja, ilmoittautuminen tuskin on tarpeellista. Jos tavoite on kartoittaa, millaiset henkilöt ovat kiinnostuneita tapahtumasta, voidaan ilmoittautumisen yhteydessä lomakkeella kysyä haluttuja tietoja, kuten asuinmaata tai ammattia.

Muista nämä

Lippu ja ilmoittautuminen sidotaan virtuaalitapahtumissa käyttäjätiliin.
Käytetyt työkalut tulee olla helposti synkronoitavissa.
Lipunmyynnin tulee olla tarkasti suunniteltua.

Kuvaustekniikka sisältää henkilöstön ja kaluston, kuten ohjaajan, kamerat ja mikit. Kuvaustekniikan suunnitteleminen lähtee liikkeelle vastaamalla tapahtuman peruskysymyksiin: mitä järjestetään ja kenelle, mitkä ovat resurssit ja keitä ovat yhteistyökumppanit? Budjetin määrittämisessä tulee muistaa myös huomioida kuvaustekniikasta koituvat kulut. Kulut riippuvat virtuaalitapahtuman kestosta, toteutuksesta sekä tyypistä – halutaanko tapahtuma järjestää yksinkertaisesti esimerkiksi Zoomissa vai onko toteutus suurempi ja vaatii studion?

Virtuaalitapahtuman kuvaustekniikkaa suunnittelemaan lähdettäessä täytyy alkuun selvittää tilanteet realiteetit: pystytkö järjestämään tapahtuman itse vai tarvitsetko mukaan ulkopuolisia auttajia? Tapahtumajärjestäjän tulee tarkastella omaa aikaa, jonka voi käyttää tapahtumaan, osaamistaan virtuaalitapahtumista ja kuvauksesta, sekä käytössä olevia palveluita. Niin tapahtuma-alusta valmisteluineen, tapahtuman kuvaus tai jopa molemmat näistä on mahdollista ulkoistaa ammattilaiselle. Suosittelemme myös harkitsemaan tapahtumatoimiston ottamista mukaan virtuaalitapahtuman järjestämiseen.

Laitteisto

Tarvittava laitteisto riippuu virtuaalitapahtuman luonteesta – jos järjestettävä tapahtuma on kevyt, kuten tapaaminen, ovat esimerkiksi Zoom ja Microsoft Teams erinomaisia työvälineitä. Zoomilla voidaan luoda myös suora lähetys viemällä tapaaminen esimerkiksi Vimeoon tai isommalle virtuaalitapahtuma-alustalle. Siitä, miten tämä tehdään, pääset lukemaan tarkat ohjeet täältä. Lisää virtuaalitapahtuma-alustoista pääset lukemaan täältä.

Jos virtuaalitapahtuma on toteutukseltaan laajempi, suosittelemme, että toteutukseen otetaan mukaan alan ammattilaisia. Jos tapahtuma on maksullinen, kannattaa etenkin suoran lähetyksen visuaalisuuteen ja laadukkuuteen panostaa. Valmiin studiotilan vuokraaminen mahdollistaa erilaisten taustojen ja personoidun ilmeen luomisen. Kokonaisuutta suunnitellessa tulee ottaa huomioon, että lähetykseen tarvitaan muun muassa kuvausvalot, kamerat(t), mikrofonit, lediseinät, visuaaliset elementit, grafiikat ja musiikit. Näiden kaikkien välineiden vuokraaminen ja käyttäminen toki maksaa, joten tapahtumajärjestäjän on oltava tarkka, että budjetti kattaa kaikki syntyvät kulut.

Muista nämä

Mieti tarkkaan kuvaustekniset tarpeet ja ota mukaan tarvittaessa ulkopuolinen kumppani (muista kilpailutus).
Vuokraa tila ja kalusto, jos sinulla ei itsellä näitä ole.
Varmista, että sinulla on käytössäsi hyvä (langallinen) nettiyhteys.
Tee budjetista realistinen heti alusta lähtien ja pidättäydy siinä.

Hybriditapahtumista ennustetaan tapahtuma-alan tulevaisuutta: tuomalla yhteen virtuaalitoteutus ja tapahtuman fyysisen puoli, saadaan monipuolinen kokonaisuus, joka mahdollistaa osallistujalle juuri hänelle sopivan tavan liittyä mukaan tapahtumaan. Toteutukseltaan hybriditapahtuma on hieman vaativampi, sillä huomioon on otettava niin fyysinen, kuin myös virtuaalinen puoli tapahtumasta.

Miksi järjestää tapahtuma hybridinä?
Hybriditapahtumilla on ainutlaatuinen skaalautuvuus: livetapahtuman voi järjestää pienimuotoisena toteutuksena, mutta suoraa lähetystä voi seurata tuhannet ihmiset ympäri maailmaa. Kun osallistujille tarjoaa mahdollisuuden liittyä mukaan virtuaalisesti, tavoitetaan enemmän ihmisiä myös kauempaa. Useille esimerkiksi etätyöskentely on tullut vastikään entistä tutummaksi ja ihmiset ovat tottuneet osallistumaan koulutuksiin ja tapahtumiin kotoa käsin. Virtuaalinen osallistuminen poistaa kaiken ylimääräisen: siirtymät tapahtumapaikkaan, majoituksen varaamisen ja muut lisäkulut, joita osallistujalle voi kertyä. Hybriditapahtumat säästävät täten myös ympäristöä, kun matkustelu vähentyy. Näitä pointteja voi käyttää hyödyksi myös tapahtuman markkinoinnissa!

Hybridi on hyvin monipuolinen toteutusvaihtoehto tapahtumalle: keräät monenlaista dataa osallistujista, voit laajentaa kohderyhmääsi, pääset kokeilemaan erilaisia tuotteistuksia ja lipputyyppejä, sekä rakentamaan erilaisia kumppanuusmalleja. Hybriditapahtuma on vaihtoehtona moderni ja kiinnittää varmasti myös osallistujien mielenkiinnon. Osallistujan ei kuitenkaan tarvitse valita pelkästään fyysisen ja virtuaalisen tapahtumapaikan väliltä, vaan hän voi myös osallistua molempiin toteutuksiin. Hybriditapahtumiin voidaan siis myydä kolmenlaisia lippuja: live-, virtuaali- ja hybridilippuja. Konkreettisia esimerkkejä hybriditapahtuman lipunmyynnistä ja teknisistä vaatimuksista pääset lukemaan täältä.

Mitä ottaa huomioon hybriditapahtuman järjestämisessä
Jos tapahtumalla halutaan tehdä tuottoa, tulee miettiä, miten se kaupallistetaan. Hybriditapahtuma voidaan kaupallistaa esimerkiksi lipunmyynnin, oheistuotteiden tai kumppanuuspakettien avulla. Järjestäjän tulee huomioida suunnittelussa sekä tapahtuman virtuaalinen toteutus, että livetapahtuma: ketkä ovat tapahtuman tekniset kumppanit ja mitä virtuaalitapahtuma-alustaa käytetään? Mikä on livetapahtuman venue ja kuinka ilmoitteutuminen tai lippujen osto järjestetään? Eroavatko toteutukset sisällöltään ja kuinka sisältö käytännössä toteutetaan? Miten yhteistyökumppanit näkyvät tapahtumassa ja mitä dataa halutaan kerätä? Lisää hybriditapahtumista pääsee lukemaan täältä.

Tapahtuman järjestäminen

Tapahtuman suunnittelu vaatii järjestelmällisyyttä, mutta toisaalta taas lennokkaat ideat vievät tapahtumaa eteenpäin. Mitä kaikkea tuleekaan ottaa huomioon, jotta katastrofeja ei pääse syntymään? Tapahtuman järjestäminen on usein stressaavaa, sillä tapahtuma-ala on hyvin kilpailtu – anna siis meidän auttaa!

Messut ovat tapahtumia, joita järjestetään kontaktien tarjoamista varten. Messujen järjestäminen on oma taiteenlajinsa, sillä messuissa on monia erityispiirteitä. Tämän tyyppisien tapahtumien järjestämisessä huomio tulee kiinnittää sekä kävijöihin että näytteilleasettajiin.

Järjestäminen lähtee aina tarpeesta
Messujen järjestäminen lähtee aina tarpeesta. Paras tilanne on se, jossa sekä kävijöillä että näytteilleasettajilla on selkeä tarve messujen järjestämiseen. Messuala on superkilpailtu, joten yleensä myös menestymiseen vaaditaan suuri kysyntä. Tällä hetkellä Suomi on täynnä erilaisia messuja, minkä vuoksi erottautuminen on haastavaa.

Messujen järjestäjä saa rahansa yleensä näytteilleasettajien messupaikoista sekä lipunmyynnistä. Näytteilleasettajien hankkiminen on aina helpompaa, jos messuille nähdään tietty tarve. Messut ovat yrityksen yksi markkinointitapa ja ne vaativat yrityksiltä panostusta laaja-alaisesti muun muassa henkilöstöön, majoitukseen sekä messuosaston rakentamiseen. Tapahtuman tulee olla niin houkutteleva, että yritykset haluavat käyttää resurssejaan siihen osallistumiseen. Yritys voi puntaroida markkinointiaan esimerkiksi sosiaalisen median markkinointikampanjan ja messujen välillä, jonka vuoksi järjestäjän tuleekin vakuuttaa yritys messujen tarpeellisuudesta kertoen selkeästi potentiaaliset kävijäryhmät.

Milloin ja missä järjestää messut?
Erityisesti kesä on messujen kannalta erittäin kilpailtua aikaa, sillä Suomi on silloin täynnä erilaisia tapahtumia. Myös kesäaikaan yritysten henkilöstö lomailee paljon, joka vaikeuttaa näytteilleasettajien hankintaa. Tärkeintä on kuitenkin miettiä koska on alan ”kuumin aika” ja järjestää messut siihen aikaan.

Messut järjestetään pääsääntöisesti messukeskuksissa tai muissa vastaavissa tiloissa ja halleissa. Messukeskusten etuna on se, että järjestäjät saavat käyttöönsä messukeskuksen alihankintapalvelut, jolloin järjestäjä voi keskittyä vain olennaisiin asioihin. Lue listaus messutiloista täältä.

Ennakkolipunmyynti
Messujen järjestäminen vaatii myös kovaa paineensietokykyä, sillä usein messujen kävijämäärän näkee vasta itse tapahtumapäivänä. Päätös messuihin osallistumisesta tehdään yleensä vasta tapahtumaviikolla, joka aiheuttaa ongelmia ennakkolipunmyyntiin. Suomessa harvat messut ovat kävijämäärän puolesta loppuunmyytyjä, jonka vuoksi kävijät ostavat yleensä lippunsa vasta messupaikalta. Jos messuille myydään pääsylippuja, tulee tapahtuman tarjota asiakkaalle laadukasta sisältöä.

Ennakkoliput ovat aina järjestäjän varmaa tuloa, jonka vuoksi messuillakin kannattaa panostaa ennakkolippujen myyntiin. Tapahtumajärjestäjän tuleekin miettiä, mikä on se keino, jolla asiakkaat saadaan ostamaan liput ennakkoon. Ennakkoon ostamisen syitä voivat olla esimerkiksi alhaisempi hinta, asioinnin helppous sekä jonojen välttäminen.

Ryhmälippujen myyntiä kannattaa painottaa myös ennakkoon, sillä sen avulla vältetään ruuhkia ovilla. Hyvä tapa on myydä myös erilaisia pakettiratkaisuja, kuten messulippu ja lounas -yhdistelmiä. Lue Suomen

Muuta huomioitavaa
Joskus messuille on hyvä hankkia vetonaula ja oheistoimintaa, joskus taas ei. Messuilla tulee olla fokus kohdallaan ja kaiken oheistoiminnan tulee liittyä messujen ydinideaan. Oheistoiminta tuo varmasti messuille lisää ihmisiä, mutta ovatko nämä ihmiset kiinnostuneet messujen tuotteista ja ovatko näytteilleasettajat valmiita maksamaan heistä? Järjestäjän tuleekin pohtia tätä kysymystä niin kävijämäärän, kuin näytteilleasettajien kannalta.

Messuja järjestettäessä kannattaa ottaa huomioon koko perhe esimerkiksi perhelippujen muodossa. Lapsille on hyvä järjestää myös tekemistä ja ohjelmaa messuille, sillä tyytyväiset lapset ja sitä kautta vanhemmat viihtyvät messuilla myös pidempään.

Markkinointi riippuu paljon messujen alasta ja pääkohderyhmästä. Kaikille markkinointi ei ole kannattavaa, jonka vuoksi markkinoinnin kohdentaminen on erittäin tärkeää. Yksi iso osa messujen markkinoinnista on myös näytteilleasettajien houkuttelemista.

5 syytä miksi urheilutapahtumat kiinnostavat ihmisiä
Urheilulajit sekä urheilutapahtumat ovat globaalisti katsottuna merkittävä bisnessegmentti, jonka ympärillä pyörii niin ihmisiä, kuin valtava määrä rahaa. Urheilutapahtuma vetoaa lajin perusteella niin nuoreen kuin vanhaankin katsojaan, mutta mikä on se pohjimmainen juttu joka vetoaa ihmisiin? Saako kannustuslaulujen laulaminen ihmisen tuntemaan yhteenkuuluvuuden tunnetta vai viekö adrenaliinin huuma fanin kerta toisensa jälkeen pohjoispäätyyn huutamaan suosikkijoukkueensa puolesta.

Kaiken äänenkäytön lisäksi urheilutapahtumat voivat vedota ihmisiin monella muullakin tasolla, joten tässä on muutama ajatus siitä, mitä ne voisivat olla.

1 Joukkuehenki
Urheilutapahtumissa käynti perustuu useiden lajien osalta fanikulttuuriin – eli siihen kun ”tunnustetaan väriä”. Yhteenkuuluvuuden tunne fanikatsomossa on jotain mitä ei voi television tai radion läpi kokea. Tuhannet ihmiset hurraamassa yhteisen rakkauden vuoksi on jotain, mikä jokaisen urheilusta kiinnostuneen tulisi kokea. Toisille ihmisille fanikatsomossa huutaminen toimii jopa terapeuttisena tapahtumana, sillä harvassa paikassa nykyaikana saa enää huutaa luvan kanssa.

Joukkuehenkeä pyritään nostamaan urheilutapahtumissa fanituotteiden myynnillä, yhteislauluilla, kannustushuudoilla, sekä viimeisimpänä hyvänä esimerkkinä sosiaalisen median uusilla ulottuvuuksilla. Yksi hyvä esimerkki joukkuehengen kasvattamiseen suunnatusta sosiaalisen median työkalusta on suomalainen Sportacam, jonka avulla ihmiset voivat älypuhelimen avulla luoda somesisältöä rakastamansa urheilutapahtuman ympärille.

2 Väliaikashowt
Kenties maailman tunnetuin väliaikashow on kerran vuodessa järjestettävän Super Bowl turnauksen väliaikashow, johon panostettavat euromäärät ovat päätä huimaavat. Kyseisen väliaikashow’n artisteina ovat toimineet muun muassa Coldplay, Bruno Mars, Beyonce ja monet muut maailman huippuartistit. Väliaikashowt ovat suuressa osassa etenkin vuotuisten isojen tapahtumien yhteydessä, sillä ihmiset osaavat odottaa sitä.

Väliaikashow’n sisältö on yleensä salaisuus esiintymishetkeen saakka, jolla saadaan ilmaan käsin hiveltävää jännityksen tuntua: ”Kukahan sieltä nyt tulee?”. Toisille ihmisille väliaikashow voi olla jopa pääsyy osallistua urheilutapahtumiin ja niille kenelle se ei ole, luo se varmasti vähintään merkittävää lisäarvoa kokonaisuuden osalta.

Toinen hyvä esimerkki erinomaisesti onnistuneesta väliaikashow:sta on Suomessa järjestettävän Nordic Business Forumin väliaikaohjelma. NBF 2016 keräsi Helsingin Messukeskukseen noin 6000 bisnesmaailmasta kiinnostunutta ihmistä, joista kukaan ei tiennyt seminaaripuhujien välissä esiintyviä artisteja. Kyseisenä vuonna yleisö pääsi nauttimaan muun muassa X Factor TV-formaatissa esiintyneen Christina Ramoksen energisestä showsta. Järjestäjien kannattaisikin aina miettiä miten omat asiakkaat voisi yllättää omissa tapahtumissa. Milloin viimeksi olet miettinyt asiaa omien tapahtumiesi osalta?

3 Verkostoituminen
Verkostoituminen ei välttämättä kuulu perinteisen urheilutapahtuman osallistujan sanavarastoon, sillä peli on kuitenkin pääsyy osallistumiseen. Verkostoituminen urheilutapahtumissa painottuu yleisimmin VIP- ja yritystilaisuuksien puolelle. Urheilutapahtumien yhteydessä on helppo järjestää, etenkin miehille, ”business & pleasure” -tyyppisiä palvelupaketteja, joissa verkostoituminen tapahtuu miltei luonnostaan.

Hyvä ruoka ja kenties lasi viiniä ennen ottelun alkamista antaa hyvän pohjan naapuripöydän kanssa keskustelulle. Myös tuttujen ja puolituttujen kautta on tavanomaista löytää uusia kontakteja, joissa saattaa piillä myös bisnespotentiaalia. Verkostoitumiseen on tarjolla myös palveluita, jotka helpottavat uusien mielenkiintoisten tuttujen löytämistä, kuten Brella. Erillisten verkostoitumistyökalujen käyttö on melko harvinaista urheilutapahtumien yhteydessä, muttei kuitenkaan mahdotonta.

4 Fanien kohtaaminen
Urheilujoukkueiden pelaajat voivat parhaillaan olla ihmisten idoleita ja sankareita. Yksi parhaista tavoista tuoda pelaajat tai urheilijat lähelle heidän fanejaan on järjestää tapahtumien yhteyteen niin sanottuja Meet&Greet -tilaisuuksia. Meet&Greetin aikana fanit pääsevät juttelemaan oman sankarinsa kanssa ja yleensä tilaisuuden luonteeseen kuuluu myös nimikirjoitusten jakaminen sekä yhteiskuvien ottaminen.

Jääkiekkopeleissä esimerkiksi JYP järjestää esimerkillisesti M&G -tilaisuuksia jäähallilla heti illan kiekko-ottelun jälkeen. Pelistä väsyneet pelaajat tulevat aulatilaan tervehtimään yleisimmin nuoria fanejaan sekä vaihtamaan lyhyesti kuulumisia pelistä sekä elämästä yleisesti. Pääsääntöisesti Meet&Greet -tilaisuudet ovat ilmaisia, mutta on myös tapauksia joissa näihin asetetaan pääsyliput mikäli halukkaiden määrä kasvaa hallitsemattomaksi. Pääsylipuilla saadaan rajattua osallistujamäärä sopivan kokoiseksi, jotta tilaisuudessa säilyy haluttu laadukkuuden tunne.

5 Elämysten ja tuotteiden tarjoaminen
Urheilutapahtuma on erinomainen ympäristö luoda mieleenpainuvia tuote -ja palvelupromootioita. Tapahtumaan osallistuvien henkilöiden asiakasprofiilit ovat ammattilajien yhteydessä yleensä hyvin tiedossa, joten pienellä taustakartoituksella moni yritys voisi hyötyä näistä paremmin. Tapahtumaan osallistuvat henkilöt ovat määrätyllä venuella usean tunnin ajan, jolloin heitä voi lähestyä esimerkiksi erilaisten tuotepromootioiden ja markkinointiviestien avulla.

Usein tapahtumissa voi nähdä esimerkiksi maistiaisten jakoa ja yrityksen brändillä varustettujen tuotteiden antamista asiakkaille. Oikeassa paikassa oikeaan annettu tuotenäyte voi olla ratkaisevassa osassa asiakkuuden syntymiselle. Osa ihmisistä voi jopa osallistua tapahtumiin näistä syistä – ”mitähän ilmaislahjoja sieltä tällä kertaa saisi”. Etenkin messupuolella tämä on suuri ilmiö, ja ihmiset hullaantuvat jaettavista tuotteista, jolloin viimeinenkin ilmaiskynä kerätään varmasti talteen ensimmäiseltä pisteeltä saatuun kangaskassiin.

Tapahtumajärjestäjien olisikin hyvä miettiä minkälaisten tuotteiden promootioihin heidän tapahtumansa sekä sen kohderyhmä sopisi parhaiten. Älä jää odottamaan että joku ottaisi sinuun yhteyttä vaan kontaktoi sopivimmat yritykset suoraan itse. Oli kyseessä sitten urheilutapahtuma, musiikkitapahtuma tai bisnesseminaari, kohdeyleisöstä kiinnostuneita yrityksiä löytyy aina.

Meet&Greet -tilaisuus sisältää yleensä artistin, urheilijan tai muun julkisuuden henkilön tapaamisen tapahtuman aikana. Meet&Greet on erinomainen tapa luoda lisäarvoa niille kävijöille, jotka haluavat tavata esimerkiksi yhden suurimmista idoleistaan. Näitä tilaisuuksia järjestetään yleensä joko a) maksullisina tai b) arvontaperusteisesti.

Maksulliset Meet&Greet -tilaisuudet
Maksulliset Meet&Greet -tilaisuudet ovat erinomainen tapa luoda lisämyyntiä tapahtumajärjestäjälle, artistille, tai jopa molemmille. Suomessa maksullisia M&G -tilaisuuksia järjestetään melko harvoin, pääsääntöisesti johtuen siitä, ettei artistien kysyntä riitä lisäpalvelun myyntiin. On kuitenkin määrättyjä artisteja, joiden kysyntä on näiden myyntiin riittänyt. Esimerkiksi Robinin fanitapaamiset olivat viimeisimmillä kiertueilla hyvin suosittuja. Konserttilipun yhteyteen pystyi erikseen ostamaan Meet&Greet -lipun, jolla pääsi yksityistilaisuuden aikana tapaamaan Robinin.

M&G -lipun järjestävä organisaatio pystyy tekemään lisämyyntiä sadoista euroista jopa muutamaan tuhanteen euroon per tilaisuus. Tuottopotentiaali riippuu täysin myytävän sisällön kiinnostavuudesta kuluttajille. Meet&Greet -tilaisuuksiin kuuluvat yleensä seuraavat oheispalvelut:

1 Artistitapaaminen: mahdollisuus jutella artistin kanssa lyhyesti kahdestaan.

2 Yhteiskuva: ammattivalokuvaajan ottama kuva artistista ja asiakkaasta. Kuvat ladataan yleensä määrättyyn kohteeseen, mistä myöhemmin tilaisuuden jälkeen jokainen asiakas voi ladata oman kuvansa esimerkiksi some-käyttöä varten.

3 Tuotelahja: juliste, levy tai muu artistin brändituote nimikirjoituksella varustettuna, jokaiselle asiakkaalle kotiin viemisiksi.

Maksulliset Meet&Greet -tilaisuudet ovat maailmalla suositumpia kuin Suomessa, johtuen yleisesti artistien kysynnästä sekä potentiaalisesta asiakaskysyntämäärästä. M&G -tilaisuudet ovat aina yksi ylimääräinen tuotannollinen asia tapahtuman yhteyteen, joten itsestään selvänä niiden järjestämistä ei voi pitää. Mitä olisi hyvä varata M&G -tilaisuuksien järjestämistä varten?

Rauhallinen tila: Jotta tilaisuus saisi tarvitsemansa intiimiyden, tulee tilan olla rauhallinen sekä eristyksissä muilta kävijöiltä. Tila kannattaa järjestää yleensä läheltä backstagea tai vähintään niin, että backstagelta voidaan järjestää sinne turvallinen kulku. Mikäli tilaan ei ole kahta eri kulkua, kannattaa asiakkaat ottaa ensiksi sisään ja kun kaikki ovat asettuneet paikoilleen, vasta sen jälkeen tuoda artisti paikalle. Täten tilanne säilyy kontrollissa.

Riittävästi aikaa: Mikäli tilaisuuteen osallistuu esimerkiksi 20-30 ihmistä, kannattaa kokonaisuuden organisointiin varata ainakin 90 minuuttia, sillä pelkästään ihmisten liikkumiseen menee aikaa sekä tilanteen rauhoittaminen ottaa oman hetkensä.

Selkeä ohjeistus: Lipun M&G -tilaisuuteen ostaneille henkilöille pitää toimittaa hyvissä ajoin ennen tilaisuutta selkeä ohjeistus tilaisuuden aikataulusta sekä saapumisohjeista. Tilaisuuteen järjestetään yleensä kulku tapahtumapaikalle pääkulkuväylistä poiketen, joten kannattaa kiinnittää huomiota ohjeiden selkeyteen. Aikataulussa kannattaa myös huomioida pieni puskurivara, jotta kaikki varmasti saapuvat haluttuun aikaan paikalle.

Arvottavat Meet&Greet -tilaisuudet
Isommissa kansainvälisissä konserteissa asiakkaille usein tarjoutuu mahdollisuus voittaa arvonnan kautta Meet&Greet -tilaisuus artistin kanssa. Nämä arvonnat ovat monesti konserttien yhteistyökumppaneitten järjestämiä. Kuten pankit, peliyhtiöt ja muut isojen massojen kanssa pelaavat brändit ja organisaatiot voivat osallistua lippujen arvontaan.

Meet&Greet tilaisuudet ovat oiva tapa lisätä tapahtuman kiinnostavuutta ja lisäarvoa, mutta suurimmassa arvossa näissä ovat markkinointiteot joita kumppanit pystyvät toteuttamaan. ”Teemme sen mahdolliseksi” esimerkkislogan toimii oivasti markkinointikampanjan osana, missä asiakkaat pääsevät toteuttamaan jotain, mitä normaalisti eivät kykenisi edes rahalla saamaan.

Konsertti on tilaisuus, joka koostuu aina musiikillisesta esityksestä. Ne voivat olla yksittäisiä konsertteja tai konserttisaleissa järjestettäviä konserttikiertueita. Konsertteja järjestävät yleensä tapahtumapaikat, artistien agentuurit, erilaiset ulkopuoliset tapahtumajärjestäjät ja jopa artistit itse.

Kun tapahtuman perusidea ja kohderyhmä ovat hallussa, voidaan alkaa paneutua konserttien erityispiirteisiin. Kokosimme tiivistelmän asioista, joihin kannattaa kiinnittää huomiota konserttia järjestettäessä.

Konsertin ajankohta
Yleisesti voidaan sanoa, että paras aika järjestää konsertteja on loppuvuodesta pikkujouluaikaan. Tällöin monet yritykset panostavat pikkujouluihin ja ostavat suuria määriä konserttilippuja. Tosin jos konsertin idea tai artisti on tarpeeksi vetovoimainen, konsertteja voidaan järjestää onnistuneesti milloin vain, ympäri vuoden.

Konserttien järjestäminen ajoitetaan yleensä levyn julkaisun tai muun merkittävän tapahtuman yhteyteen. Artisti tai bändi voi keikkailla myös esimerkiksi juhlavuoden kunniaksi. Kannattaa siis huomioida tämä ajankohdan suunnittelussa – tästä saa hyvää vipuvartta myyntiin. Konsertteja voidaan järjestää ilman mitään edellä mainittuja merkkipaalujakin. Etenkin pienemmillä paikkakunnilla kannattaa myös huomioida kilpailevat tapahtumat sekä konsertit – väkeä ei välttämättä riitä joka paikkaan ihmisten vähyydestä johtuen.

Venuet
Konserttien venuet eli tapahtumapaikat voidaan jakaa karkeasti ulkotiloihin sekä sisätiloihin. Konserttisalit ovat aina sisätiloja, jotka yleensä on suunniteltu jopa sinfoniaorkestereiden käyttöön, jolloin etenkin salin akustiikka nousee suureen arvoon. Sisätiloissa on paljon hyviä puolia, kuten valmiit lavarakenteet, mahdolliset backstage-tilat sekä kiinteä äänentoisto. Konserttisalit ovat myös aina säävarmoja, sillä ulkokonserttien suosio riippuu yleensä pitkälti säästä.

Suuremmissa kaupungeissa on paljon puistoalueita, joihin on rakennettu kiinteitä lavarakenteita helpottamaan tapahtumien pystyttämistä. Kiinteät lavarakenteet alentavat aina tuotantokuluja sekä nopeuttavat kokonaisuuden pystyttämistä. Pienen konsertin voikin saada ulkona aikaan jopa vain tuomalla riittävän äänentoiston valmiille lavalle. Ulkona riskin kuitenkin aina sään osalta korostuu joten kannattaa miettiä, oletko valmis rakentamaan ulos lähes kaikki rakenteet, vai järjestätkö konsertin niille suunnatuissa tiloissa?

Kesäisin ulkoilmakonserteissa on mahtava fiilis, mitä ei voi sisällä saavuttaa. Ulkona järjestettävät konsertit ovat usein myös ilmaisia. Muun muassa Suomipop järjestää kesäisin Helsingissä suosittuja ilmaiskonsertteja. Hernesaaren Ranta järjestää taas pääsymaksullisia konsertteja arkipäivisin sekä viikonloppuisin. Upea ympäristö ja kauniit kesäpäivät ovat tehneet tapahtumista todella suosittuja.

Konserttisalien venuet voidaan taas jakaa istumapaikallisiin sekä seisomapaikallisiin tiloihin. Venuet voivat olla myös yhdistelmä istumapaikkoja ja permantoa, jolloin asiakkaalle tarjotaan monipuolisesti vaihtoehtoja. Seisomapaikat eli permannot ovatkin kasvattaneet suosiotaan viime vuosina.

Yleensä istumapaikallisissa konserttisaleissa on käytössä katsomokartta. Katsomokartan käyttöönottoa tulee miettiä sen hyödyn ja käytännöllisyyden sekä tilaisuuden tyylin mukaan. Hienoimmissa konserteissa katsomokartta on usein käytössä, kun taas rennommissa konserteissa sitä ei välttämättä tarvita.

Konserttisaleissa on tyypillistä järjestää väliaika, kun taas ulkokonserteissa se on harvinaisempi. Väliajalla on usein mahdollisuus nauttia juomia ja pientä purtavaa sekä ostaa fanituotteita. Väliaika on loistava tilaisuus lisämyynnille, joten kannattaakin miettiä väliajan tarjoilua tarkkaan.

Muuta huomioitavaa
Konserttisaleissa on yleensä sallittu ikäraja, sillä katsomoihin ei saa alkoholilain mukaan viedä juomia. Ulkoilmakonserteissa tapahtumantuottaja voi itse päättää, onko tapahtumassa ikärajaa vai ei. Ulkoilmakonsertti voi olla esimerkiksi sallittu kaikille, mutta siellä voi olla erikseen K-18 anniskelualue.

Konsertin hinnoittelun pitää olla linjassa muihin alueen tapahtumiin sekä aikaisempiin vastaavan artistin tai sisällön keikkoihin. Hinnoittelussa tulee ottaa huomioon myös artistin lipun hintapiste, eli se hinta mihin ollaan totuttu ja mikä on luonteva. Esimerkiksi klassisen musiikin konsertit ovat hieman kalliimpia, koska sinfoniaorkesterissa on kymmeniä ihmisiä soittamassa. Ihmiset arvostavat taiteen muotoa ja ovat valmiita maksamaan hieman enemmän tästä sisällöstä. Pienemmän kokoonpanon mainstream-artistit puolestaan ovat tuotannollisestikin halvempia toteuttaa, joten on loogista tuoda lippujen hintapiste alemmas.

Konsertissa voidaan tehdä lisämyyntiä myös niin sanotuilla dinner & show -lipuilla, joissa asiakkaille tarjotaan konsertin lisäksi esimerkiksi illallinen, pientä purtavaa tai juotavaa. Nämä liput ovat suosittuja varsinkin yritysten keskuudessa. Tämä toimii erinomaisesti juuri pikkujoulujen aikaan, kun yritykset etsivät henkilöstölleen kokonaisvaltaista viihdepakettia iltaan – dinner & show:ssa saadaan viihdettä ja päästään nauttimaan samalla hyvästä ruuasta ja juomasta. Hyödynnä siis konsertissasi kaikki lisämyynnin mahdollisuudet! Opiskele lisää aiheesta Konserttijärjestäjän oppaasta:

Festivaalin järjestäminen on monen uuden tapahtumajärjestäjän unelma. Tuhansia ihmisiä nauttimassa auringosta, kavereiden seurasta sekä suosikkibändien esiintymisistä. Festivaalin järjestäminen on kuitenkin paljon hankalampaa ja etenkin riskialttiimpaa kuin moni uskoisikaan. Siksi on hyvä käydä festivaalin järjestämisen perusteita ja ajatuksia läpi ennen kuin hyppää kiinni varsinaiseen tuotantoon.

Syy järjestämiseen
Festivaalin järjestäminen on monesti samaan aikaan liiketoimintaa sekä unelman toteuttamista. Ei kannata antaa jälkimmäisen kuitenkaan hämätä liikaa, jos numerot eivät täsmää, älä kurota unelmasi perään! Festivaalin järjestäminen on liiketoimintana äärimmäisen riskaabelia, sillä esimerkiksi huono kesäsää voi jo itsessään pilata kaiken.

Ajankohta
Festivaalikenttä painottuu Suomessa kesäkauteen, joka voidaan lukea pitkälti aikavälille kesä-, heinä-, elokuu. Tuolla aikajänteellä Suomessa järjestetään kymmeniä festivaaleja, mikä lähtökohtaisesti tarkoittaa sitä että kenttä on äärimmäisen kilpailtu. Ajankohtaa päätettäessä kannattaa huomioida ainakin seuraavat tekijät, mikäli tapahtuma järjestetään ulkona tai kattamattomassa tilassa:

Sää: Minkälainen keli aikaisempina vuosina on ollut kyseisenä ajankohtana – ilmasto elää todella paljon ja tuuri vaikuttaa aina, mutta keskimäärin voidaan sanoa että heinäkuussa on yleensä lämpimintä ja eniten aurinkoa. Vastaavalla tavalla kannattaa hahmottaa oman tapahtuman ajankohta. Keli ei ole koskaan este, vaan huomioitava tekijä. Eli mikäli tapahtumasi ei vaadi +25 astetta ja täyttä aurinkoa, kannattaa konsepti vain suunnitella niin että kävijät viihtyvät tapahtumassasi kelistä riippumatta.

Kilpailu: Mitä muita tapahtumia on samaan aikaan? Kaupungit ja niiden henkilöstö tarjoavat yleensä hyvin tietoa kohdekaupungissa järjestettävistä ja järjestetyistä tapahtumista. Tulevista tapahtumista monesti luovutetaan huonosti tietoa, koska näihin voi liittyä esimerkiksi markkinointitempauksia. Onkin siis viisasta kysyä listaa menneistä tapahtumista ja yrittää saada pohjatietoa siitä, mitkä tapahtumat todennäköisesti järjestetään tulevana vuonna samana ajankohtana uudestaan.

Demografinen sijainti
Vaikka festivaalikenttä on etenkin kesäsesongin aikaan todella täynnä tapahtumia, kannattaa huomioida demografisten tekijöiden hyödyt. Jos puhutaan pienistä ja keskisuurista tapahtumista, nyrkkisääntönä voidaan pitää 150 kilometrin sädettä matkana, minkä kävijät yleensä maksimissaan liikkuvat. Eli esimerkiksi jos järjestät festivaalin Jyväskylässä, kannattaa markkinointiin valjastaa vähintään kaupungit Kuopio, Mikkeli, Tampere, Seinäjoki ja Lahti.

Ihmisten motivaatioon liikkua vaikuttaa eniten tapahtuman sisältö, eli jos sinulla on tarjota jotain mitä ihmiset todella fanittavat ja haluavat tulla paikalle sen takia, eivät kilometritkään siinä tapauksessa ole esteenä. Demografista sijaintia tarkasteltaessa kannattaa myös puhua kilpailevista tapahtumista. Eli kun alat suunnittelemaan omaa tapahtumaasi muistathan tehdä markkinointitutkimuksen ja kilpailija-analyysin muista alueesi tapahtumista.

Suomen kokoisessa maassa tämä korostuu todella merkittävästi, sillä ihmisiä yksinkertaisesti on liian vähän, jotta kävijöitä riittäisi moneen samankaltaiseen tapahtumaan. Näissä tilanteissa monesti edes sisältö ei pelasta tapahtumaa. Jos Haloo Helsinki esiintyy alueesi tapahtumissa kolme kertaa ennen sinun tapahtumaasi, ei hyvin suuria odotusarvoja kannata laskea artistin vetovoimaisuuden varaan, ellei tapahtumasi kilpailuvaltti ole esimerkiksi ilmainen sisäänpääsy, kun muut ovat maksullisia.

Budjetointi
Budjetointi on festivaalin suunnitteluvaiheessa tärkein kohta olla itselle ja numeroille rehellinen – ne eivät valehtele! Jokainen kulu ylös, kaikki pienimmätkin, sillä pienistä puroista muodostuu suuri joki. Festivaalin rakenteeseen kuuluu, että kululajeja voi olla jopa satoja, jonka takia kertakäyttökupeista lähtien on kaikki tarpeen kirjata ylös. Budjetti on paras ystäväsi siinä kohtaa, kun päätöksiä tehdään toteutuksen suhteen. Vaikkakin festivaalin tuotantoon liittyy monesti paljon tunteita ja haaveita asioiden toteuttamisesta, älä huijaa itseäsi jos numerot näyttävät onnistumisen osalta epärealistiselta.

Tapahtuman tulos lasketaan vähentämällä tuloista menot, joten pärjäät hyvin yksinkertaisella Excel-yhtälöllä alkuvaiheessa. Budjetoinnin hankaluus muodostuu yleensä tulojen projisoinnista, sillä harvoin tiedetään hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, paljonko ihmisiä on tulossa paikalle. Näissä tapauksissa muodostetaan valistuneita arvauksia siitä paljonko ihmisiä voitaisiin saada paikalle. Valistuneen arvauksen rakentamisessa kannattaa huomioida ainakin seuraavat kohdat:

Paljonko vastaavilla tai kilpailevilla tapahtumilla on ollut aiempina vuosina kävijöitä.
Kauanko vastaavat tai kilpailevat tapahtumat ovat olleet olemassa (tapahtumahistoria).
Mitkä ovat sinun tapahtumasi tärkeimmät vetovoimaisuustekijät sekä differoitumistekijät eli miksi ihmiset tulisivat paikalle.
Mihin sinun tapahtumasi pääsylippujen hinnoittelu asettuu suhteessa kilpailijoihin.
Millainen sää yleensä tuohon aikaan vuodesta on (mikäli ulkotapahtuma) eli onko oletettavaa että ihmiset liikkuvat.
Tapahtumasi ajankohta: onko se otollinen tapahtumalle ylipäätään ja onko paljon kilpailevia tapahtumia samaan aikaan?

Sisältö

Sanonta ”sisältö on kuningas” pätee tässäkin tarinassa. Erottuva, puhutteleva ja juuri määrätylle kohdeyleisölle suunnattu sisältö on menestyksen yksi kulmakivistä. Jokaiselle jotain on tapahtumien kannalta petollinen ajattelutapa, koska silloin tapahtumasi erottuu todennäköisesti huonosti isosta massasta sekä tapahtumamarkkinointia on merkittävästi vaikeampi kohdentaa oikealle kohdeyleisölle.

Sisältö vaikuttaa olennaisesti myös tapahtumasi tarinan muodostumiseen, eli siihen, mitä ihmiset puhuvat tapahtumasta kavereilleen. On hyvä ymmärtää, että puhuminen tapahtumasta aloitetaan jo ennen tapahtumaa, eli keskustelua käydään siitä kulmasta, mitä asiakkaat ovat mieltä tapahtumastasi ennakkotietojen perusteella. Pelkästään esiintyjät eivät siis ole huomion keskipisteessä, vaan tapahtuma kokonaisuutena. Sisältöä kokonaisuutena voidaan hahmottaa seuraavien elementtien kautta:

Artistit: Se, ketä tapahtumassasi esiintyy, on yleensä keihäänkärkenä tapahtumamarkkinoinnissa. Artistit ovat monesti myös yksi merkittävimmistä päätöksiin vaikuttavista tekijöistä kun kuluttajat miettivät mihin tapahtumiin haluavat osallistua. Vaikka artisti ovat monesti keihäänkärkenä tapahtumissa, lukuisten kävijätutkimusten mukaan asiakkaat kuitenkin lopulta hakevat tapahtumista yhdessä vietettyä aikaa kavereiden kanssa. Eli älä luota artistien vetovoimaisuuteen liikaa, ne eivät ole itseisarvo tapahtuman menestykselle.

Ruoka ja juoma: Erilaisten tapahtumien määrä kasvaa koko ajan, sillä kuluttajat haluavat vaihtelua. Ruoka- ja juomatapahtumien määrä on kasvanut merkittävästi viime vuosien aikana, etenkin oluttapahtumien suosio on ollut nousussa. Jotkut asiakasryhmät kaipaavat laadukkaampaa ja rauhallisempaa sisältöä, joten miksi et tarjoilisi heille jotain ainutlaatuista, mikäli tuossa olisi juuri sinun tapahtumallesi markkinarako? Tapahtuman sisältö voi pohjautua täysin esimerkiksi kahvin, viinin tai oluen varaan, joista hyviä esimerkkejä ovat Helsinki Coffee Festival, OlutSatama sekä Viinimessut. Mikä sinun tapahtumasi differoitumistekijä on – miten sinun tapahtumasi sisältö erottuu markkinasta?

Alue: Olennainen osa festivaalia on tapahtuma-alue kokonaisuudessaan. Jos ihmiset halutaan pitää hyvällä fiiliksellä samalla alueella jopa useamman päivän ajan, pitää siellä olla virikkeitä sekä tekemistä. Tunnetuin tapa rakentaa sisältöä on tuoda sinne sumopainipukuja sekä benjihyppytorni, mutta tässäkin omat ideat ja ainutlaatuisuus siivittävät varmasti tapahtumasi alueen tarinaa eteenpäin. Ei kannata ottaa aina muista mallia ja tuoda samoja elementtejä omaan tapahtumaan, vaan juuri miettiä mitä erilaista sinun tapahtumasi alueella voisi olla mistä ihmiset innostuisivat – asioita joita voisit jopa markkinoida etukäteen.

Yhteistyökumppanit: Oman tapahtuman asiakasprofilointi kannattaa tehdä huolellisesti, sillä se helpottaa asioita merkittävästi, kun on aika miettiä tapahtumasi yhteistyökumppaneita. Tapahtumamarkkinointi on yksi parhaista tavoista saada yrityksen viesti asiakkaan korviin, joten mieti mitkä yritykset olisivat kiinnostuneita juuri sinun tapahtumasi kohdeyleisöstä. Yhteistyökumppanit mahdollistavat tapahtumaan mielenkiintoista ja sisältöä rikastavaa ohjelmaa oikein suunniteltuna. Lukuisilla firmoilla on valmiita promootiokonsepteja joilla he voivat jalkautua tapahtumaan, mutta tässäkin tapauksessa kannattaa asia tarkastella case-by-case. Jos yritys on koko kesän kiertänyt samalla konseptilla eri tapahtumissa, on hyvä käydä keskustelu voisiko sisältöä differoida hieman sinun tapahtumasi osalta.

Markkinointi

Kuinka ihmiset saadaan kiinnostumaan juuri sinun festivaalistasi? Ei mikään helppo kysymys, sillä kilpailu on kovaa. Yleisesti voidaan ajatella kaikkia markkinointikanavia koskevan seuraavan säännön: markkinointia tulee tehdä vain kohdennetusti! Tapahtumilla voidaan yleensä nähdä 1-5 kohdeasiakastyyppiä, joista on suositeltavaa rakentaa ostajaprofiilit. Tämä helpottaa markkinointityön tekemistä, sillä pystyt kohdentamaan mainoksesi paremmin. Näistä on tarkemmin kerrottu Facebook-markkinoinnin välilehdellä. Festivaalien yleisimmät markkinointitavat ja -kanavat ovat seuraavat:

Facebook: Niin sanottu some-markkinointi painottuu pitkälti Facebook-alustaan. Facebookin suurin arvo tulee markkinoinnin kohdentamisen helppoudesta. Facebookissa mainokset voidaan targetoida hyvin tarkasti halutulle kohdeyleisölle, joten massamarkkinointia siellä ei missään nimessä kannata harrastaa. Facebookissa tulee vastaan lukuisia tapahtumamainoksia, joten differoituminen jälleen kunniaan. Jos ihminen katsoo mainostasi 1-3 sekuntia, pitää ensivaikutelman olla hyvä jotta päästään siihen, jotta ihminen vielä klikkaisi mainostasi. Facebook mahdollistaa videomarkkinoinnin erinomaisella tavalla, joten siihen panostaminen on suositeltavaa!

Instagram: #Hashtag #hashtag #hashtag! Instagram kuuluu Facebook-alustaan ja ostettuja mainoksia voikin julkaista samanaikaisesti molemmissa. Instagramin käyttötapa on kuitenkin erilainen verrattuna Facebookiin. Instagramissa kuvan sisältö on pääasiallisessa roolissa, joten kannattaa miettiä käyttääkö yhtä ja samaa molemmissa kanavissa. Tapahtumamarkkinoinnissa monesti Instagramissa painotetaan tarinallisuutta sekä arkisten asioiden seuraamista, esimerkiksi työryhmän ”behind the scenes” tyyppisen materiaalin julkaisua. Instagramissa pitää myös muistaa #hashtagien tärkeys, sillä ne parantavat kuvamateriaalin löydettävyyttä. Hashtageja voidaan kuvailla eräänlaisina hakusanoina, joita voidaan lisätä kuvien ja julkaisujen yhteyteen. Voit ladata alla olevasta painikkeesta Liveton maksuttoman tapahtumamarkkinoinnin kalenterin.

Radio: Radion kilpailuvaltti perustuu siihen, että monesti ihmiset altistuvat mainoksellesi tahtomattaan, esimerkiksi istuessaan autossa. Lähtökohtaisesti onkin tärkeintä miettiä millä radiokanavalla mainostat, mikäli päädyt tämän markkinointikanavan käyttöön. Tässä palataan jälleen asiakasprofiilien määrittelyyn sekä siihen mitä radiokanavia nämä henkilöt todennäköisesti kuuntelevat. Mainosta siellä missä asiakkaasi ovat! Niin sanottu radiospotti on yleensä 15 – 45 sekunnin mittainen ja tuossa ajassa ei voi mainostaa kaikkea. Valitse ydinsanomasi tarkasti. Radiospotteihin kannattaa yleensä liittää jokin uudelleenohjaus tai kampanja, jotta voit paremmin mitata kampanjasi ROI:ta, eli sijoitetun rahan tuottoa.

Paikallislehdet: Paikallislehdissä mainostaminen on yksi perinteisimmästä tavoista saada ihmisten huomiota. Lehdissä mainostaminen on monesti tapahtumille kuitenkin liian kallista. Paikallismediat pystyvät kilpailemaan melko huonosti esimerkiksi sosiaalisen median markkinointityökaluja vastaan, lähtökohtaisesti vain hinnan perusteella. Lehdissä mainostaminen voi kuitenkin olla myös kannattavaa, riippuen pitkälti tapahtumasi kohdeyleisöstä. Mikäli tapahtumasi kohdeyleisö kuuluu paikallislehden asiakassegmenttiin, kannattaa tuota pitää validina vaihtoehtona.

Printti: Vanhin tapa mainostaa tapahtumia on tehdä se julisteiden avulla. Julisteiden lisäksi on totuttu painamaan flyereita, joita voidaan kuvailla minijulisteiksi. Julisteiden jakamisen ongelmaksi on alkanut muodostumaan kiristyneet säädökset siitä, mihin niitä saa laittaa. Kaupungeissa on yleensä vain määrättyjä paikkoja, joihin julisteita saa laittaa, jolloin kisailu näkyvyydestä niissä on taattu. Harmillinen lieveilmiö onkin ollut toisten julisteiden alas repiminen ja omien tilalle laittaminen. On ymmärrettävää, että julisteiden sijoittamista on rajoitettu, sillä täysin vapaassa maailmassa näiden suhteen kaupunkien ja julkisten tilojen siisteys voisi kärsiä merkittävästi. Julisteet ovat hyvä mainonnan väline, mikäli ne on a) sijoitettu järkevästi b) sisältö on silmiinpistävää. Julisteita tulee ajatella kuten mitä tahansa mainosta – jos kukaan ei sitä noteeraa, se on mennyt hukkaan.

Flyereita jaetaan yleensä kahdella tavalla: a) kädestä käteen tai b) asetetaan poimittavaksi. Tehokkain tapa jakaa flyeri on kädestä käteen, varsinkin jos jakava henkilö osaa samalla myydä ajatuksen sen sisällöstä. Jos vastaanottajaa ei saada millään tasolla kiinnostumaan sisällöstä, menee flyeri yleensä vilkaisematta suoraan roskiin. Kannattaa siis panostaa tapaan jolla ne jaetaan. Vaihtoehtoisesti flyereita laitetaan monesti poimittavaksi esimerkiksi myymälöiden tiskeille, mutta jos mietit omakohtaisen kokemuksen kautta – monestiko itse otat oma-aloitteisesti flyerin matkaasi? Mikäli flyeri puolestaan laitetaan suoraan kauppakassiin mukaan, on hieman suurempi todennäköisyys että se luetaan kotona.

Myynti

Festivaalin myynti voidaan jakaa karkeasti seuraaviin kokonaisuuksiin, jotka muodostavat tulovirtaa tapahtumajärjestäjälle:

Lipunmyynti
Yhteistyökumppanimyynti
Oheistuote- ja ruokamyyntipisteet
Anniskelumyynti

Lipunmyynti: Voidaan jakaa kahteen osaan, ennakkomyynti ja ovimyynti. Lippuluokkina käytetään yleisimmin ”early-bird” lippu, normaali ennakkolippu, sekä VIP lippu. Näiden lisäksi voidaan varioida myös yritys-, kumppani- sekä exclusive-lippuja. Early-bird lippua käytetään aikaisen ostajan etuna. Tämä lippu tulee yleensä ensimmäisenä myyntiin ja insentiivinä sen ostamiseen tulisi olla merkittävästi normaalia halvempia hinta sekä näiden rajoitettu saatavuus. Tapahtumajärjestäjän näkökulmasta katsottuna tavoite on generoida lipputuloja mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, sekä sitouttaa asiakkaita tapahtumaan osallistumisessa.

Normaali ennakkolippu puolestaan on ovilippua halvempi ja tämänkin insentiivinä on hinta, mutta tapahtuman ollessa loppuunmyyty, voi myös sisäänpääsy tapahtumaan toimia houkuttimena. VIP-lippu on suunnattu asiakkaille jotka haluavat normaalia parempaa palvelua, sekä erikoiskohtelua tapahtumassa. Ovimyynti on viimeinen paikka lipun ostamiselle ja tässä kohtaa lipun hinnan pitäisi olla korkeampi kuin ennakkoon ostetun hinta. Lipunmyynti painottuu tällä hetkellä todella vahvasti lähelle tapahtumaa, joten jos tapahtumajärjestäjä haluaa myydä lippuja menestyksekkäästi ennakkoon, tulee sen suunnittelussa ottaa monta asiaa huomioon.

Yhteistyökumppanimyynti: Kumppanit tarjoavat sisällön lisäksi taloudellista tukea tapahtumalle. Yhteistyömyynti rakentuu yleensä markkinointimahdollisuuksien, näkyvyyspakettien, sekä palveluiden vaihdon varaan. Yhteistyökumppanit jaotellaan yleensä muutamaan eri ryhmään, kuten pääyhteistyökumppanit, mediakumppanit sekä muut kumppanit. Kumppanipaketit rakennetaan sisältö edellä, eli yleensä pääyhteistyökumppaneiden paketin sisältö on arvokkaampi esimerkiksi näkyvyyden osalta kuin muiden kumppaneiden, jonka johdosta myös maksettava korvaus siitä on suurempi. Yhteistyökumppaneiden hankinnassa kannattaa painottaa pohdintaa oman kohdeasiakasryhmän kautta – mitä firmoja juuri sinun tapahtumasi asiakkaat voisi kiinnostaa?

Oheistuote- ja ruokamyyntipisteet: Paidat, makeiset, ruoka ja muut tapahtumissa käytettävät tuotteet kuuluvat oheistuotemyyntipisteiden alle. Lukuisat firmat rakentavat kesän ajaksi mobiilin myyntipisteen, jota pystyy liikuttelemaan esimerkiksi tapahtumien välillä. Nämä myyntipisteet etsivät aktiivisesti tapahtumia, joihin pääsee myymään omia tuotteitaan järkevää korvausta vastaan. Korvauksen suuruus määritellään suhteessa odotettavaan myyntiin, mitä pisteelle voi tapahtumassa generoitua. Yhtälön perustana on siis laskennallinen kävijämäärä sekä tapahtuman kaupallisuusaste – onko ihmisiä riittävän ostomotivoituneena liikenteessä, jotta piste pystyy tekemään voittoa vuokrahinnan maksun jälkeen?

Anniskelumyynti: Festivaalin luonteesta riippuen anniskelumyynti voi olla hyvinkin ratkaisevassa asemassa tapahtuman myynnin ja saavutettavan taloudellisen tuloksen kannalta. Anniskelumyynnin merkitys korostuu etenkin täysi-ikäisille suunnatuissa festivaaleissa, jolloin on jopa oletusarvo, että tämä on siellä tarjolla. Anniskelumyynnissä tärkein käsite on keskiostos, eli yhteensä tehtävien anniskeluostosten määrä suhteessa kokonaiskävijämäärään. Euromäärällisesti voidaan sanoa että keskiarvo anniskelumyynnissä on yleensä 15-20 euron välillä/asiakas. Yli 20 euron keskiostosta voidaan pitää jo tiettyjen mittareiden mukaan hyvänä. Mikäli anniskeltavien tuotteiden katerakenne on mietitty järkevästi, tehdään anniskelumyynnillä merkittävä osa tapahtuman tuloksesta.

Tapahtuman luvat

Tapahtumaa järjestäessä sinun tulee olla tietoinen luvista, ilmoituksista sekä muista järjestelyistä, joita tapahtumasi tarvitsee. Tapahtuman luvat ovat kokonaan tapahtuman järjestäjän vastuulla. Lupa-asioissa on tärkeää olla ajoissa liikkeellä, sillä hakemuksen käsittelyyn voi mennä jopa useita kuukausia. Tarvittavat luvat muuttuvat aina tapahtuman koon ja luonteen mukaan. Varsinkin suurten tapahtumien kannattaa toteuttaa alusta asti yhteistyötä viranomaisten kanssa, sillä heiltä saa aina neuvoja liittyen lupa-asioihin.

Mikäli tapahtumassasi tullaan anniskelemaan alkoholia, tulee siihen liittyvät luvat hoitaa ajoissa ennen tapahtuman alkua kuntoon. Anniskelulupa myönnetään toistaiseksi tai määräajaksi, ja se on anniskelupaikka- ja elinkeinonharjoittajakohtainen. Anniskeluun liittyvät luvat myöntää alueen Aluehallintovirasto.

Uusi alkoholilaki joka aiheutti muutoksia anniskeluun, tuli kokonaisuudessaan voimaan 1.3.2018.

Anniskeluluvan saamisen edellytykset

Anniskeluluvan saamisen edellytyksiä on asetettu sekä järjestäjän että tapahtuman osalta. Anniskelulupa myönnetään vasta, kun hakijan ja anniskelualueen on todettu täyttävän luvan saamisen edellytykset. Luvan hakijan tulee olla luotettava, ja hänellä tulee olla niin taloudelliset kuin ammatilliset edellytykset anniskelua varten. Toisin sanoen hakijan tulee olla täysi-ikäinen, taloudellisesti vakaa, eikä taustalla saa olla päihteiden väärinkäyttöä.

Anniskelulupa koskee myös tapahtumapaikan anniskelualuetta ja se myönnetään hakijalle, jos:

1) hyväksyttävä anniskelualue on kooltaan ja rakenteiltaan sellainen, että se on viranomaisten ja luvanhaltijan valvottavissa.

2) hakija on laatinut omavalvontasuunnitelman.

Anniskeluluvan hakeminen

Anniskelulupaa haetaan lomakkeella, joka toimitetaan aluehallintovirastoon. Yhdellä anniskeluluvalla saa anniskella kaikkia alkoholijuomia. Erillisiä A-, B- tai C-lupia ei enää ole ollut 1.3.2018 lähtien. Lisäksi ravintolat voivat hankkia alkoholijuomien vähittäismyyntiluvan.

Alkoholilain uudistus on aiheuttanut epävarmuutta käsittelyajan pituuden ennustamiselle, sillä laki on aiheuttanut paljon ruuhkaa. Aluehallintovirastoissa lupa-asioiden keskimääräinen käsittelyaika on ollut ennen alkoholilain kokonaisuudistusta noin kuukausi.

Anniskelua varten sinun tarvitsee täyttää lisää lomakkeita. Onneksi harjoitus tekee mestarin ja olemme tähän mennessä täyttäneet jo monet hakemukset. Sinun tulee täyttää seuraavat lomakkeet:

Hakemus alkoholijuomien anniskeluun

Anniskelualuetta koskeva suunnitelma
Alkoholijuomien anniskelun omavalvontasuunnitelma

Lomakkeet löydät Aluehallintoviraston sivuilta.

Anniskelupassi
Alkoholilain tuntemista osoittaa Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontaviraston hyväksymän mallin mukainen todistus, anniskelupassi. Anniskelupassi on olennainen osa anniskelupaikan henkilökunnan ammattiosaamista.

Anniskelupassin myöntää hyväksytty ravintola-alan koulutusta tarjoava oppilaitos. Todistus myönnetään henkilölle, joka on suorittanut hyväksyttävästi alkoholilain ja sen valvonnan toimintatapojen tuntemista arvioivan kokeen tai saanut vastaavat tiedot sisältävän koulutuksen taikka suorittanut tutkinnon, johon vastaavat tiedot sisältyvät. Testien sisältö vaihtelee, mutta pääsääntöisesti testi koostuu oikein/väärin -väittämistä. Kokeeseen ei vaikuta se, minkälaisessa anniskelupaikassa kokeen suorittaja tulee työskentelemään, vaan se on kaikille sama. Passin suorittanut henkilö saa kirjallisen todistuksen oppilaitokseltaan testin suorittamisesta.

Anniskelupaikan vastaavalla hoitajalla tai muulla tehtävään nimetyllä henkilöllä tulee olla alkoholilain tuntemista osoittava Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontaviraston hyväksymän mallin mukainen todistus.

Koekysymykset laaditaan Alkoholijuomien anniskelu –ohjeen perusteella. Anniskelupassi vaatii siis hieman opiskelua ja pienen rahallisen sijoituksen: testin suorittamisen hinta on 40 € ja uusintatesti maksaa 25 €.

Ilmaista materiaalia ja harjoitustehtäviä varsinaista testiä varten löytyy netistä runsaasti.

Alkoholimainonta
Kiellettyä on alkoholimainonta, jossa käytetään kuluttajan osallistumista peliin, arpajaisiin tai kilpailuun.

Yleensä tapahtumilla on kumppaneina yrityksiä, jotka edustavat niin mietoja kuin väkeviäkin alkoholijuomia. Suomessa yli 22 tilavuusprosenttisten väkevien alkoholijuomien markkinointi on pääsääntöisesti alkoholilain mukaan kielletty. Sallittua se on vain erikseen säädetyissä poikkeustapauksissa, kuten väkevien alkoholijuomien anniskelu- ja vähittäismyyntipaikoissa sekä painettuna ja verkkosivuilla julkaistuissa hinnastoissa.

Toisien sanoen helppo nyrkkisääntö on, että yli 22 prosenttisten alkoholituotteiden maininta tai esiintuonti tapahtumamarkkinoinnissa on kiellettyä (vahvat alkoholit, viinat jne). Tämä asettaa tapahtumarkkinoinnille alkoholin osalta selvän ”ylärajan” josta ei kannata Suomessa poiketa.

Puolestaan alle 22 prosenttisten alkoholituotteiden mainonta, epäsuora markkinointi ja myynninedistämistoiminta on sallittua alkoholilaissa säädetyin rajoituksin. Mainonta ja markkinointi käsittää tässä tapauksessa ensisijaisesti julkisella paikalla tai verkossa tapahtuvaa toimintaa. Mainontaa ei saa esimerkiksi toteuttaa yleisellä paikalla eikä se saa kohdistua alaikäisiin tai olla hyvän tavan vastaista.

Mainontaan ja markkinointiin liittyy paljon rajoituksia sekä haasteita, jonka johdosta jokaisen tapahtumajärjestäjän olisi hyvä jossain vaiheessa perehtyä lainsäädännön perusteisiin. Alkoholin yhdistäminen tapahtumamarkkinointiin, kuten printtimediaan, radiospotteihin tai sosiaalisen median kampanjoihin tulee tehdä aina harkiten, lainsäädännön puitteissa. Varsinaisen tapahtuman sisällä tapahtuvaan alkoholimarkkinointiin pätee pitkälti samat säännöt kuin muissakin anniskelupaikoissa, joten siellä tapahtuvaa kumppanimarkkinointia voi harjoittaa hieman vapaammin.

Happy hour -mainonta on uuden lain (2018) mukaan sallittua. Anniskelupaikat voivat ilmoittaa lyhytaikaisista, mietoja alkoholijuomia koskevista juomatarjouksista myös anniskelupaikan ulkopuolella, kuten esimerkiksi ikkunassa, ovessa tai paikan välittömässä läheisyydessä sijaitsevassa mainoksessa. Jotta ilmoituksessa mainitun alkoholijuoman hinnan voimassaoloajasta ei syntyisi epäselvyyttä, markkinoinnissa on syytä mainita hinnan voimassaoloaika.

Anniskelupaikat voivat ilmoittaa tarjouksista myös muun muassa verkkosivuillaan, sosiaalisessa mediassa tai lehdissä. Lyhytaikaisista alkoholijuoman tarjoushinnoista ilmoittaminen vähittäismyyntipaikan ulkopuolella on edelleen kielletty.

Alkoholilaissa alkoholijuomien hinnoittelulle ei ole asetettu ylä- eikä alarajaa, mutta paljousalennuksen antaminen on säädetty kielletyksi. Paljousalennuksella tarkoitetaan siis sitä, että tuotteita ei saa myydä alennettuun yhteiseen hintaan. Vähittäismyynnissä alkoholijuomien lyhytaikaisista tarjoushinnoista saa lain mukaan ilmoittaa vain vähittäismyyntipaikoissa. Voit siis mainostaa edullista hintaa, mutta paljousalennuksilla et pysty houkuttelemaan asiakkaita anniskelualueelle.

Näillä säännöillä mainonnanharjoittaja sitoutuu alkoholilain vastuullisuussanomaan. Säännöksillä vältetään myös ylilyönnit mainonnassa, joita kuitenkin tapahtuu hyvin harvoin.

Mikäli sinulla on idea yhdistää alkoholia oman tapahtumasi markkinointiin, kannattaa epäselvissä tilanteissa olla suoraan yhteydessä oman seudun aluehallintovirastoon. Sieltä saat suoraan vastauksen mahdollisesti epäselviin tilanteisiin.Aluehallintoviraston yhteystiedot löydät täältä.

Liikkuva elintarvikehuoneisto
Liikkuva elintarvikehuoneisto tulee kyseeseen silloin, kun tapahtuma ja siihen liittyvä elitarviketarjoilu järjestetään ulkona. Elintarvikelainsäädäntö ja hygienia ovat tärkeässä roolissa etenkin kun ulkoilmatapahtumissa tarjoillaan elintarvikkeita. Elintarvikehuoneisto tulee rekisteröidä ja sen toiminnan aloituksesta tehdä ilmoitus.

Lähtökohtaisesti tapahtumien elintarvikkeiden käsittelystä ja myynnistä pitää tehdä ilmoitus, koska kyse ei ole enää vähäriskisestä toiminnasta. Liikkuvasta elintarvikehuoneistosta tulee tehdä rekisteröinti-ilmoitus sen kunnan elintarvikevalvontaviranomaiselle, jonka alueelle elintarvikehuoneisto otetaan käyttöön.

Ilmoitus toiminnan aloittamisesta on tehtävä vähintään 4 viikkoa ennen tapahtumaa. Liikkuvalla elintarvikehuoneistolla tarkoitetaan sellaista elintarvikehuoneistoa, joka on siirreltävissä tai väliaikainen, kuten liikkuva kioski, myyntiauto, -koju tai -teltta.

Tiedotus toiminnan aloittamisesta on tehtävä vähintään 4 päivää ennen tapahtumaa kaupungin/kunnan sähköiseen asiointipalveluun tai puhelimitse.

Lisäksi paikkakunnan omalle terveysviranomaiselle on tehtävä ilmoitus tapahtumasta 14 vuorokautta ennen tapahtumaa. Terveysviranomaisia kiinnostaa se, että elintarvikehygieniaan ja terveydensuojeluun vaikuttavat asiat, kuten talousveden saanti, viemäröinti ja wc-tilojen ja jätehuollon järjestäminen tulevat huomioiduiksi.

Elintarvikkeiden ulkomyynti
Koska elintarvikkeiden myynti ja säilytys tapahtuu ulkona, on siinä erilaiset riskit kuin kiinteissä, sisätiloissa olevissa elintarvikehuoneistoissa. Tuotevalikoima rajautuu olosuhteiden mukaisesti, ja tuotteiden laadun ja säilyvyyden vuoksi myynnin ja tarjoilun aikana on tärkeää noudattaa oikeita säilytyslämpötiloja ja työskentelytapoja.

Mikäli elintarvikehuoneistossa käsitellään pakkaamattomia, helposti pilaantuvia elintarvikkeita, tulee työntekijöillä olla hygieniaosaamistodistus, eli ns. hygieniapassi.

Lisää tietoa luvista ja ulkomyynnistä voi tiedustella kunnan elintarvikeviranomaiselta. Lue myös Eviran ulkomyyntiohje.

Gramex ry on muusikoiden, solistien, kapellimestarien ja äänitteiden tuottajien oikeuksien valvomiseksi perustettu tekijänoikeusjärjestö. Se valvoo oikeuksia, joita säädetään tekijänoikeuslainsäädännössä. Yhdistys kerää musiikin esittämisestä, ja muusta kuin yksityiskäyttöön kopioinnista korvauksia. Korvaukset ovat palkkaa muusikoiden ja tuottajien tekemästä työstä.

Gramex perustettiin 12.5.1967. Tekijänoikeusjärjestö muodostuu kolmesta yhdistyksestä, jotka ovat Muusikkojen Liitto ry, Musiikkituottajat ry ja Solo ry. Esittävät taiteilijat ja äänitteiden tuottajat ovat puolestaan asiakassuhteessa Gramexiin. Lue lisää täältä.

Tapahtumalupa
Gramex ja Teosto myöntävät yhdessä tapahtumille tarvittavat tapahtumaluvat, jotka tulevat tarpeeseen silloin kun tapahtumassa soitetaan musiikkia. Se on jatkuva sopimus joka on voimassa toistaiseksi, kunnes se irtisanotaan.

Lupa antaa oikeudet kaikkeen musiikin käyttöön, mutta maksat kuitenkin vain siitä musiikista, jota olet käyttänyt. Tapahtumalupaa voi hakea Teoston sivulta. Ilmoituksen tehtyäsi saat verkkopalveluun tunnukset, joiden avulla voit täydentää ja muokata tapahtumaan liittyviä tietoja milloin vain. Konserttien osalta on sovittavissa, tekeekö järjestäjä vai esiintyjä esitysilmoituksen.

Tapahtumaluvan hakuvaiheessa riittävät perustiedot tapahtumasta sekä laskutustiedot. Tapahtuman jälkeen ilmoitukseen voi täydentää toteutuneet pääsylipputulot ja yleisömäärät. Ilmoitus tapahtuman perustiedoista tulee tehdä 14 vuorokauden sisällä tapahtumasta. Ilmoittamalla tiedot ajoissa musiikinkäyttökorvauksesta saa 3 %:n alennuksen. Mikäli ilmoitusta ei tee, tulee Teostolta arviolasku, jonka voi tarvittaessa oikaista Teoston sivujen kautta. Helpommalla kuitenkin pääset, kun ilmoitat tiedot ennakkoon.

Ilmoitukset mahdollisista liikennehäiriöistä
Mikäli tapahtumalta voidaan olettaa, että se voi aiheuttaa ruuhkautumista tai muuta häiriötä liikenteelle, asiasta on hyvä tiedottaa poliisin ja pelastuslaitoksen lisäksi muitakin keskeisiä viranomaistahoja.

Tampereen tieliikennekeskus valvoo alueen liikennettä ja voi tarvittaessa tiedottaa tienvarsitauluissa mahdollisista ruuhkista. Jos tapahtuma aiheuttaa merkittäviä tilapäisiä liikennejärjestelyjä, häiriöstä kannattaa ilmoittaa Tampereen kaupungin viestintäyksikölle, joka voi tiedottaa asiasta omien tiedotusväyliensä kautta.

Jos tapahtumasi vaatii katujen väliaikaista sulkemista tai osallistuja- tai yleisömäärä on merkittävä, ilmoita tapahtumasta Tampereen seudun joukkoliikenteelle hyvissä ajoin. Näin busseille voidaan tarvittaessa järjestää poikkeusreittejä sekä lisävuoroja ja matkustajat, sekä kuljettajat saavat poikkeustiedot ajoissa.

Ilotulitusnäytös tapahtumassa

Ilmoitus ilotulitusnäytöksestä tapahtumassa (mukaan lukien pyrotekniikkashowt) on tehtävä kyseisen paikkakunnan poliisille vähintään 14 vuorokautta ennen näytöksen järjestämistä. Huom, aika voi vaihdella paikkakunnittain, joten tarkistathan ajankohdan vielä erikseen paikalliselta poliisilaitokselta.

Ilmoitus ilotulitusnäytöksestä on tehtävä erikseen, vaikka se olisi osa muuta yleisötilaisuutta.

Ilmoituksessa tulee mainita vähintään seuraavat asiat:

näytöksen paikka ja ajankohta
millaisia ilotulitteita näytöksessä käytetään
miten ilotulitteet varastoidaan ja kuinka ne säilytetään tapahtumapaikalla
suojaetäisyyksien sekä muut ennakoivat toimenpiteet onnettomuuksien varalle
vastuuhenkilön yhteystiedot sekä näytöksen ampujien henkilö- ja yhteystiedot
liitteenä tulee olla jäljennös turvallisuus- ja kemikaaliviraston päätöksestä ilotulitusnäytöksen järjestäjän tekemään ilmoitukseen

Ilmoitus ilotulitusnäytöksestä: lisätietoja ja linkki lomakkeeseen (Poliisi)

Kun järjestät tapahtuman, tulee sinun tehdä kirjallinen ilmoitus yleisötilaisuudesta tapahtuman järjestämispaikkakunnan poliisille. Poikkeuksen muodostavat yleisötilaisuudet, jotka osanottajien vähäisen määrän, tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan vuoksi eivät edellytä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi, sivullisille ja ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä.

Ilmoitus kannattaa tehdä hyvissä ajoin. Poliisilaitoksen mukaan ilmoitus tulisi tehdä vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Tämä kannattaa kuitenkin vielä tarkistaa paikalliselta viranomaiselta, sillä käsittelyajat saattavat vaihdella kunnittain. Loma- ja sesonkiaikoina käsittelyajat voivat venähtää ruuhkasta johtuen.

Poliisi voi vaatia tarvittaessa myös muita selvityksiä, kuten esimerkiksi yleisötilaisuuden järjestämispaikan omistajan tai haltijan suostumuksen, sekä muun lainsäädännön edellyttämät, tilaisuuden järjestämiseen liittyvät ilmoitukset, luvat tai toimenpiteet. Poliisi voi myös vaatia selvityksen vastuuvakuutuksen ottamisesta.

Ilmoituksen sisältö ja liitteet
Ilmoituksessa käydään kattavasti läpi kaikki tapahtuman oleelliset tiedot, kuten tapahtuman luonne ja sisältö, arvio kävijämääristä, järjestyksenvalvonnan tarve ja toteutus, tilapäiset rakennelmat, vaikutus ympäristöön, tarve tilapäiselle liikennejärjestelylle jne. Tapahtuman/hakemuksen luonteesta riippuen tarvittavat luvat tulee toimittaa ilmoituksen liitteinä, kuten anniskelulupa, lupa elintarvikkeiden myyntiin, musiikinkäyttölupa, meluilmoitus sekä jätehuoltosuunnitelma.

Ilmoituksen käsittelystä peritään käsittelykuluja ja päätöksestä veloitetaan erikseen riippuen siihen kuluneista työtunneista.

Ilmoituksen liitteeksi tarvitaan myös pelastus- ja turvallisuussuunnitelma. Pelastussuunnitelma vaaditaan silloin, kun tapahtumapaikalla arvioidaan olevan vähintään 200 henkilöä samanaikaisesti tai jos tapahtumaan liittyy muita tiettyjä riskejä, kuten pyrotekniikkaa tai poikkeukselliset poistumisjärjestelyt alueelta. Mikäli osallistujamäärä on suuri ja tapahtumaan liittyy erityisiä riskejä, tulee järjestäjän olla yhteydessä pelastusviranomaiseen jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa.

Lisää tietoa yleisötilaisuuksista (Poliisi)

Ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä (lomake)

Tapahtuman jätehuolto, eli tapahtuma-alueen ja sen lähiympäristön siisteys ja siitä huolehtiminen, on yksi tapahtumajärjestäjän vastuualueisiin kuuluvista asioista. Tapahtuma tulee suunnitella niin, että jätettä syntyy mahdollisimman vähän. Siisteys on tärkeä tekijä tapahtuman viihtyvyyden, toimivuuden ja myös turvallisuuden kannalta.

Suunnittele tapahtuman jätehuolto etukäteen

Tapahtumajärjestäjän vastuulla on järjestää jätehuoltoon liittyvä ohjaus ja neuvonta tapahtuman työntekijöille ja kävijöille, sekä huolehtia tapahtuma-alueen ja sen lähiympäristön siisteydestä tapahtuman aikana ja sen jälkeen.

Järjestäjän tulee hankkia tapahtumaan tarvittava määrä jäteastioita ja niiden tyhjennykset jätehuoltoyritykseltä. Kuivajäteastioiden lisäksi tulee olla jäteastiat hyötyjätteille: bio-, lasi-, metalli-, paperi- ja pahvijätteelle, mikäli niitä arvioidaan tapahtumassa syntyvän. Jäteastiat on suositeltavaa sijoittaa ainakin tarjoilualueille, pääkulkuväylille ja katsomon läheisyyteen. Suuressa tapahtumassa lajitteluohjeet jätepisteillä voivat olla tarpeen.

Jos tapahtumassa tarjoillaan ruokaa ja juomaa, voidaan jätettä arvioida keskimäärin syntyvän 50-100g/kävijä. Arvion syntyvästä jätteen määrästä voi laskea taulukosta tai sitä voi pyytää jätehuoltourakoitsijoilta. Muutama ylimääräinen jäteastia ei kuitenkaan ole koskaan pahitteeksi, joten määrän voi laskea hieman yläkanttiin. More is more!

Järjestä riittävä määrä käymälöitä

Suuressa yleisötilaisuudessa, johon osallistuu samanaikaisesti yli 500 henkilöä, tulee varata riittävä määrä käymälöitä ja käsienpesumahdollisuuksia. Liikuntaesteisten käymälöitä tulee järjestää yksi tuhatta osallistujaa kohden. Käymälöiden tyhjennys tulee järjestää hygieenisesti ja riittävän usein.

Käymälöitä tulee varata tapahtumaan alla olevan taulukon mukaisesti. Taulukko on ohjeellinen ja tapahtuman kesto ja luonne voi joko lisätä tai vähentää käymälöiden määrän tarvetta.

Yleisötilaisuuden jätehuoltosuunnitelma

Tapahtumajärjestäjän tulee tehdä jätehuoltosuunnitelma, mikäli tapahtuman sivutuotteena tulee paljon roskia tai jätettä (etenkin jos tarjoillaan ruokaa ja juomaa), tapahtuman lupaehdoissa sitä edellytetään tai viranomainen sitä erikseen pyytää. Vaikkei varsinaista suunnitelmaa tapahtumalta vaadittaisikaan, on jätteiden syntymistä hyvä ennaltaehkäistä etukäteen suunnittelemalla, jotta jälkisiivouksessa pääsisi helpommalla.

Suunnitelma jätehuollosta tulee toimittaa hyväksytettäväksi viimeistään 2-4 viikkoa ennen tapahtumaa (kunnasta/kaupungista riippuen) jätehuollon valvontaviranomaiselle. Suunnitelman muoto on vapaa.

Jätehuoltosuunnitelman sisältö:

Arvio tapahtuman kävijämääristä ja muodostuvista jätemääristä jätelajeittain
Jätteen keräysastioiden määrä ja niiden sijoittelu jätelajeittain kartalle merkittynä
Jätteen lajitteluohjeet jätepisteille
Jäteastioiden tyhjennysten määrä (monipäiväisissä tapahtumissa)
Jätteen kuljetusyhtiö
Tapahtumapaikan ja sen lähialueen puhtaanapito tapahtuman aikana
Tapahtumapaikan ja sen lähialueen loppusiivouksen järjestäminen ja ajankohta
Tapahtumajärjestäjän yhteystiedota

Lisätietoa tapahtuman jätehuollosta ja jätehuoltosuunnitelmasta voi tiedustella kaupungin tai kunnan ympäristöviranomaisilta. Jätehuoltosuunnitelman voi myös ulkoistaa jätehuoltopalveluita tarjoaville yrityksille, jotka hoitavat sen muiden tapahtumasi jätehuoltopalveluiden ohella.

Mikäli on odotettavissa, että tapahtuma voi aiheuttaa sen luonteen tai suuruuden vuoksi liikenteen ruuhkautumista tai muita häiriötä siihen liittyen, on siitä suositeltavaa ilmoittaa ainakin paikalliselle poliisille sekä pelastuslaitokselle. Liikennejärjestelyt tapahtumassa on yksi lupa-asioiden osa-alue.

Jos tapahtuma vaatii kadun, pysäköintialueen tai muun yleisen alueen sulkemista osittain tai kokonaan ja siitä seuraa tilapäisiä liikennejärjestelyjä, tulee järjestäjän laatia siitä liikenteenjärjestelysuunnitelma. Suunnitelmasta tulee käydä ilmi ainakin pysäköintijärjestelyt, käytettävät liikennemerkit ja puomit sekä niiden sijainnit. Suunnitelman voi toimittaa maa-alueen käyttölupahakemuksen ohessa.

Tiensulkulupa
Tiensulkulupaa tulee hakea silloin, mikäli järjestät nopeuskilpa-ajoja yleisillä teillä.

Tiensulkulupa

Parkkipaikat
Tapahtumajärjestäjän tulee huolehtia, että tapahtuma-alueen läheisyydessä on riittävästi pysäköintitilaa sekä asianmukainen liikenteenohjaus. Liikenteenohjauksessa voivat toimia ainoastaan poliisin tehtävään hyväksymät järjestyksenvalvojat.

Tapahtuman aikana alueella saa käyttää vain virallisia liikennemerkkejä ja niiden sijoittamisesta ja poistamisesta on järjestäjän lisäksi huolehdittava.

Katuluvat (linkit lomakkeeseen ja ohjeisiin)

Katuluvat
Ajoneuvokilpailuihin vaadittavat luvat
Mikäli tapahtumassasi ajetaan kilpa-ajoneuvoilla maastossa tai vesistössä, tulee näille hakea omat luvat.

Maastoliikennelain mukainen lupa kilpailuihin ja harjoituksiin

Vesiliikennelain mukainen lupoa kilpailuihin ja harjoituksiin

Yleisöesityksissä käytettäväksi tarkoitettu laserlaitteet ovat esitettävä Säteilyturvakeskuksen tarkastettavaksi vähintään 30 päivää ennen laitteiston suunniteltua käyttöajankohtaa (ns. ensitarkastus).

Jos ulkona pidettävässä laseresityksessä käytetään päättämättömiä säteitä, siitä on ilmoitettava Säteilyturvakeskukselle 10 viikkoa ennen aiottua laserien käyttöajankohtaa.

Muista tarkastuksen edellyttävistä laseresityksistä on ilmoitettava Säteilyturvakeskukseen viimeistään 30 päivää ennen aiottua laitteiston käyttöajankohtaa. Laserin käytöstä ulkoilmaesityksessä on tehtävä ilmoitus myös Finavialle.

Maankäyttölupa kannattaa hankkia ajoissa, sillä suuri osa muista järjestäjältä vaadittavista luvista usein edellytävät, että alueen käyttölupa on jo valmiiksi hankittuna.

Kaikissa ulkoilmatapahtumissa vaaditaan aina alueen omistajan antama lupa. Luvan myöntäjä voi alueesta riippuen olla esimerkiksi kaupunkirakenteen toimiala, liikuntapalvelut, koulun rehtori tai yksityinen maanomistaja.

Suurten tapahtumien osalta käyttölupahakemusten käsittelyajat ovat noin kaksi kuukautta ja pienten osalta noin kolme viikkoa.

Pysäköintisakkojen välttämiseksi maankäyttöluvassa kannattaa erikseen määritellä myös tapahtuma-alueelle pysäköitävä, tapahtuman toteutukselle välttämätön ajoneuvokalusto mukaan lukien huoltoajot; kiinteistötoimi välittää kopion luvasta pysäköinninvalvonnalle.

Maastoliikennelain mukainen lupa kilpailuihin ja harjoituksiin
Moottorikäyttöisillä ajoneuvoilla tapahtuvaan kilpailujen ja harjoitusten toistuvaan tai pysyvään järjestämiseen samassa maastossa on haettava kunnan ympäristönsuojeluviranomaisen lupa. Myös yksittäisen tapahtuman järjestämiseen on haettava lupa, jos tapahtumasta on odotettavissa huomattavia haittoja luonnolle, muulle ympäristölle, asutukselle, yleiselle virkistyskäytölle, kalastukselle tai muulle yleiselle tai yksityiselle edulle.

Toiminnalle on oltava myös alueen omistajan kirjallinen lupa. Lupa tarvitaan rakennus- ja ympäristölautakunnalta silloin, kun alue ei ole tie ja jota ei ole tarkoitettu moottoriajoneuvoliikenteeseen. Käsittelyajat voivat olla jopa useita kuukausia

Erityisen häiritsevää melua aiheuttavista tapahtumista, kuten moottoriurheilukilpailuista sekä klo 20 jälkeen jatkuvista ulkoilmakonserteista, festivaaleista ja muista ulkotapahtumista, on tehtävä meluilmoitus. Ilmoitus tehdään kaupungin ympäristönsuojeluyksikköön viitteellisesti noin 30 vuorokautta ennen tapahtumaa. Ilmoituksesta tehtävä päätös kustantaa noin 180€.

Jos tapahtumaan on suunniteltu ilotulituksen (ml. pyrotekniikkashowt) järjestäminen kello 22-24 välisenä aikana, tapahtumajärjestäjän tulee mainita tästä myös meluilmoituksessa. Ilotulituksesta ja pyrotekniikan käytöstä on tehtävä aina ilmoitus poliisille

Nopeuskilpailuja henkilöautoille ja moottoripyörille saa järjestää vain suljetulla tiellä. Tien sulkemiseen tarvitaan lupa, joka saadaan tienpitäjältä. Tienpitäjiä voivat olla esimerkiksi kaupunki, kunta, manomistaja tai yksityishenkilö. Tien tilapäistä sulkemista koskeva päätös on lähetettävä viipymättä poliisille tiedoksi.

Uusi lakimuutos teiden sulkemisesta tuli voimaan 1.6.2020 ja lakimuutos vaikuttaa erityisesti rallien järjestäjiin. Yhtä keskitettyä sulkulupa-anomusta ei toimiteta enää poliisiviranomaisille, vaan jokaisesta tien sulkemisesta sovitaan erikseen.

Lupa tien sulkemiseen (Poliisi)

Tavara-arpajaislupa tarvitaan sellaiseen toimintaan, jossa arpomalla tai muuten sattumanvaraisella toiminnalla voi voittaa tavaraa tai tuote- tai palvelulahjakortteja.

Tavara-arpajaisten järjestäminen on luvanvaraista. Tavara-arpajaiset saa toimeenpanna vain viranomaisen antamalla luvalla (tavara-arpajaislupa), ellei arpajaislaissa toisin ole säädetty (esim. pienarpajaiset tai miniatyyriarpajaiset).

Luvat tavara-arpajaisiin antaa paikallinen poliisilaitos, mikäli tavara-arpajaiset toimeenpannaan yhden poliisilaitoksen toimialueella tai toimialueen osalla (esim. yhden kunnan alueella), tai Poliisihallitus, mikäli tavara-arpajaiset toimeenpannaan yhden poliisilaitoksen toimialuetta laajemmalla alueella.

Tavara-arpajaislupaa haetaan kirjallisesti. Lupa voidaan antaa enintään kuudeksi kuukaudeksi. Luvan tavara-arpajaisten järjestämiseen voi saada rekisteröity yhdistys, itsenäinen säätiö tai muu sellainen yhteisö, jolla on yleishyödyllinen tarkoitus ja jonka kotipaikka on Suomessa. Tästä johtuen arpajaislupaa ei voida myöntää esimerkiksi liiketoimintaa harjoittavalle yritykselle tai yksityishenkilölle.

Tavara-arpajaislupa: lisätietoja ja linkit lomakkeisiin (Poliisi)

Musiikki on lähes aina tapahtumassa enemmän tai vähemmän läsnä. Soi musiikki sitten livenä tai tallenteesta, tarvitsee sen toistoa varten luvan. Musiikin soittamisesta on suoritettava myös maksu. Tarvittaviin lupiin vaikuttavat toimiala, sekä järjestääkö taho tapahtumia päätoimisesti, vai sivutoimisesti. Tässä kirjoituksessa käydään läpi tapahtumalupa ja ELMU- sekä MEKA -luvat.

Tapahtumia eli festareita, konsertteja, näyttelyitä ja vastaavia tapahtumia varten tarvitaan Teoston ja Gramexin yhteinen tapahtumalupa. Se on jatkuva sopimus ja voimassa toistaiseksi, kunnes se irtisanotaan.

Lupa antaa oikeudet kaikkeen musiikin käyttöön, mutta maksat kuitenkin vain siitä musiikista, mitä olet käyttänyt. Tapahtumalupaa voi hakea Teoston sivulta. Ilmoituksen tehtyäsi saat verkkopalveluun tunnukset, joiden avulla voit täydentää ja muokata tapahtumaan liittyviä tietoja milloin vain. Konserttien osalta on sovittavissa, tekeekö järjestäjä vai esiintyjä esitysilmoituksen.

Kun alueelle on tarkoitus majoittua enintään 14 vuorokauden ajaksi, on kyse tapahtuman tilapäisestä leirintäalueesta. Telttoihin, matkailuvaunuihin tai -autoihin majoittuu tässä tapauksessa yli 100 henkilöä.

Leirintäalueen perustamisesta ja alueen toiminnan olennaisesta muuttamisesta on viimeistään kolme kuukautta ennen toiminnan aloittamista tai muuttamista tehtävä kirjallinen ilmoitus alueen sijaintikunnan määräämälle viranomaiselle. Ilmoituksen tulee sisältää tarpeelliset tiedot leirintäalueen pitäjästä ja alueen sijainnista sekä toiminnan luonteesta ja laajuudesta. Käsittelyajat voivat olla useita kuukausia.

Tilapäisessä leiriytymisessä tulee noudattaa leirintäalueiden yleisiä vaatimuksia

Moottorikäyttöisellä vesikulkuneuvolla suoritettavien kilpailujen tai harjoitusten toistuvaan tai pysyvään järjestämiseen samalla vesialueella on haettava kunnan ympäristönsuojeluviranomaisen lupa. Myös yksittäisen tapahtuman järjestämiseen on haettava lupa, jos tapahtumasta on odotettavissa merkityksellisiä ympäristöhaittoja. Vesialueen omistajan on annettava suostumuksensa luvan myöntämiseen. Käsittelyajat voivat olla useita kuukausia.

Usean kunnan alueella pidettävään kilpailuun tai harjoitukseen haetaan lupaa paikalliselta ELY-keskukselta. Usean ELY-keskuksen toimialueella pidettävään kilpailuun tai harjoitukseen myöntää luvan se ELY-keskus, jonka alueella kilpailu pääosin pidetään. Tietoa luvista ELY- keskuksen sivuilta.

Tapahtuman turvallisuus

Tapahtuman turvallisuusjärjestelyt tulee huomioida ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana sekä tapahtuman jälkeen. Järjestäjän tulee laatia turvallisuusuunnitelma ja toimia viranomaisten ohjeistuksen mukaisesti. Livetapahtuma ja virtuaalitapahtuma vaativat esimerkiksi erilaista järjestyksenvalvontaa.

Ensiapu on tärkeä osa tapahtumaturvallisuutta. Tapahtuman järjestäjä on vastuussa siitä, että tapahtumassa on riittävä ensiapuvalmius ja ensiavusta on tehty suunnitelma osaksi pelastussuunnitelmaa.

Ensiapuhenkilöstö
Tarvittavan ensiapuhenkilöstön määrä riippuu tapahtuman suuruudesta, riskiarviosta ja yleisömäärästä. Suuntaa-antavista tapahtuman ensiapuhenkilöstömääristä voidaan sanoa seuraavasti:

Pienen riskin tapahtuma (muutama sata henkeä), suositus ensiapuhenkilöstölle on noin 1-3 henkeä.
Vähäisen riskin tapahtuma (alle 3000 henkeä), jonka tapahtuma-alue on helposti hallittavissa, suositus on noin 3-5 henkeä.
Ilmeisen riskin tapahtuma (3000-10 000 henkeä), jossa on jo selkeitä riskitekijöitä, suositus ensiapuhenkilöstölle on yli 10 henkeä.
Ensiapuhenkilöstöllä tulee olla suoritettuna ensiavun tasot EA1 ja EA2.

Ensiavun suunnittelu
Ensiavusta tulee tehdä suunnitelma osaksi tapahtuman pelastussuunnitelmaa. Suunnitelmaa varten järjestäjän tulee selvittää ensihoitoalueen nykyinen ensihoitovalmius, sekä kunnan terveyskeskuksen ja päivystävän sairaalan ensiavut ja niiden valmiudet.

Tapahtumalle tulee nimetä turvapäällikkö. Turvapäällikön vastuulla on huolehtia avun hälyttämisestä tapahtuma-alueella ja laatia yhdessä pelastus- ja ensihoitoviranomaisten kanssa ensiapuryhmille ja mahdolliselle muulle tapahtuman henkilökunnalle ensiavun ja ensihoidon hälytysohjeet. Laadittu suunnitelma ensiavun osalta tulee käydä läpi kaikkien ensiapuun osallistuvien kanssa ja ainakin osittain mahdollisesti myös koko tapahtuman henkilöstön kanssa. Erityisen tärkeässä roolissa on avun hälyttäminen, avuntarpeen havainnointi ja niihin liittyvät toimintatavat tapahtuman aikana.

Ensiapuorganisaatiosta pitää olla nimetty oma vastuullinen johtaja, johon koko muulla ensiapuhenkilöstöllä on tarvittaessa suora yhteys. Ensiapuryhmät voivat olla partioivia, mutta suuremmissa tapahtumissa (yli 200 hlö) vähintään yhden ryhmän on muodostettava kiinteä ensiapupiste. Ensiapupisteessä tulee olla lepopaikkoja sekä laajempi varustus kuin kiertävillä ryhmillä.

Mikäli kyseessä on suuren kokoluokan tapahtuma, tulee jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa olla yhteydessä sairaanhoitopiirin ensihoitokeskukseen, jotta he voivat tarvittaessa nostaa ensiavun valmiuksia tapahtuman ajankohtana. Jos tapahtumassa on erityinen tapaturman vaara, tulee järjestäjän ottaa yhteyttä vähintään kuukausi ennen tapahtumaa enshihoitokeskuksen ensihoidon vastuulääkäriin. Vastuulääkäri voi edellyttää esimerkiksi lääkärin paikallaolon tapahtumassa tai korkeampaa ensihoitovalmiutta, jolloin järjestäjän tulee varmistaa riittävä henkilöstö.

Tapahtuman järjestyksenvalvonta ja sen suunnittelu ovat tärkeä osa tapahtumaturvallisuutta. Turvallinen tapahtuma on samalla viihtyisä. Turvallisuuden kannalta olennaisessa asemassa ovat järjestyksenvalvojat. Heidän tarkoituksenaan on ylläpitää järjestystä, ennaltaehkäistä ja selvittää tapahtuman häiriö- ja vaaratilanteita.

Milloin järjestyksenvalvonta on tarpeen?
Tapahtumaan, joka on määritelty yleisötilaisuudeksi,tulee pääsääntöisesti järjestää järjestyksenvalvonta. Muun muassa tapahtuman luonne ja tapahtuma-alueen suuruus vaikuttavat tarvittavien järjestyksenvalvojien määrään. Esimerkiksi lasten päivätapahtuma, konsertti sisätiloissa ja ulkoilmafestivaali ovat luonteeltaan niin erilaisia tapahtumia, että myös niiden tarpeet järjestyksenvalvonnalle poikkeavat toisistaan merkittävästi. Poliisin tehtävänä on määrittää tapahtuman järjestyksenvalvonnan tarve ja järjestyksenvalvojien määrä.

Tavallisesti voisi sanoa, että mikäli tapahtuma on maksullinen ja siihen osallistuu paljon ihmisiä, on järjestyksenvalvonta tarpeellista järjestää. Nyrkkisääntönä on 1/100, eli yksi vartija sataa tapahtuman osallistujaa kohti.

Tapahtuman järjestyksenvalvonnasta tulee tehdä suunnitelma
Järjestyksenvalvojat tulee ilmoittaa järjestyksenvalvontasuunnitelmassa osana turvallisuus- ja pelastussuunnitelmaa, joka tehdään yleisötilaisuusilmoituksen yhteydessä. Suunnitelmaan tulee sisällyttää järjestyksenvalvojien tarve ja määrä. Tämän lisäksi tulee selvittää, missä heitä tarvitaan eli kuinka heidät sijoitetaan alueella; valvontaa vaativia alueita ovat usein esiintymislava ja sen lähiympäristö, anniskelualue, sisäänkäynti sekä narikka. Lisäksi tapahtuman ohjelmisto tulee ottaa huomioon suunnitelmassa. Esimerkiksi pääesiintyjän esiintyessä ihmismassaa on lavan läheisyydessä paljon, jolloin erityisesti sinne tulee asettaa valvojia.

Järjestyksenvalvontasuunnitelmassa tulee käydä ilmi järjestyksenvalvojien nimet, henkilötunnukset ja järjestyksenvalvojakorttien numerot. Järjestyksenvalvojakortin saa poliisilta suorittamalla järjestyksenvalvonnan peruskoulutuksen, jonka kesto on vähintään 32 tuntia.

Tapahtumaan on myös mahdollista hakea ns. tilapäisiä järjestyksenvalvojia, joilla ei jv-korttia ole. Tilapäisellä valvojalla on rajoitetut oikeudet ja heidän rinnallaan tapahtumassa tulee toimia myös kortillisia järjestyksenvalvojia.

Mistä saan järjestyksenvalvojat?
Järjestyksenvalvojia sekä apua turvallisuussuunnitelmien tekoon saa alan yksityisiltä yrityksiltä. K-S Turvamiehet Oy on jyväskyläläinen tunteella ja järkevillä hinnoilla turvallisuuspalveluita tarjoava yritys. Se on ollut mukana turvaamassa suuria tapahtumia, kuten Ilosaarirockia, Kuopion Rock Cockia ja Keskimaan Kemuja. KST suunnittelee ja toteuttaa tapahtuman turvallisuuden alusta loppuun asti aina suunnitelmista järjestyksenvalvojiin. Järjestäjälle jää siis yksi huoli vähemmän, kun jättää turvallisuusasiat asiantuntijoiden hoidettavaksi.

Älä oleta – tapahtumaturvallisuuteen liittyvät asiat ovat usein sellaisia, joihin ei törmää arkielämässä.
Ennakoi ja ole ajoissa liikenteessä.
Kysy viranomaisilta apua ja neuvoa. Ei kannata luottaa kaverin puheisiin.

Vastuu tapahtuman turvallisuudesta on aina tapahtuman järjestäjällä. Turvallisuus- ja pelastussuunnitelma voidaan yhdistää yhdeksi suunnitelmaksi.

Pelastussuunnitelma on pelastuslakiin perustuva osa yleisötilaisuuden turvallisuussuunnittelua. Tapahtumajärjestäjän on huolehdittava siitä, että tapahtuma on turvallinen, eikä se aiheuta vaaraa ihmisille, ympäristölle tai omaisuudelle. Pelastussuunnitelman tarkoituksena on pyrkiä ennaltaehkäisemään ja valmistamaan tapahtuman työntekijät ja osallistujat mahdollisia vaara- ja riskitilanteita varten.

Pelastuslain mukaan yleisötilaisuuksiin ja muihin tapahtumiin, joihin osallistuvien ihmisten suuren määrän tai muun erityisen syyn vuoksi sisältyy merkittävä henkilö- tai paloturvallisuusriski, on tilaisuuden järjestäjän laadittava pelastussuunnitelma. Yleisötilaisuuden pelastussuunnitelmassa on selvitettävä ja arvioitava tilaisuuden vaarat ja riskit. Pelastussuunnitelma voidaan sisällyttää osaksi tapahtuman turvallisuussuunnitelmaa.

Turvallisuus- ja pelastussuunnitelmasta tulee käydä ilmi:
1. Tapahtuman kuvaus: luonne, järjestäjät, kohderyhmä, ajat, osallistujien määrä

2. Turvallisuudesta vastaavat henkilöt ja varahenkilöt yhteystietoineen

3. Riskien arviointi

4. Onnettomuuksia ennaltaehkäisevät toimet, joissa huomioitava mm. seuraavat tekijät:

poistumistiet (esteettömyys, riittävyys, havaittavuus)
alkusammutuskalusto (soveltuvuus, määrä, sijoittelu, havaittavuus)
pelastuslaitoksen toimintaedellytykset (riittävät pelastustie, opastus)
rakenteet, sisusteet ja somisteet (sijoittelu, kestävyys, palamattomuus tai palosuojakäsitelty materiaali)
vaaralliset aineet (nestekaasu, polttoaineet, avotuli, pyrotekniikka)

5. Toimintaohjeet onnettomuus- ja vaaratilanteissa

6. Vakuutukset

7. Järjestyksenvalvontasuunnitelma, jossa on huomioitava mm. seuraavat tekijät:
· järjestyksenvalvonnasta vastaava
· järjestyksenvalvojien lukumäärä, sijoittaminen sekä tehtävät
· viestijärjestelmä

8. Liikennesuunnitelma, jossa huomioitava mm. seuraavat tekijät:
· liikennejärjestelyt
· tarve katujen sulkemiseen liikenteeltä ja tätä varten tarvittava tienomistajan lupa
· liikenteenohjaus sekä liikenteen ohjaajat ja heidän tehtävänsä
· pysäköintijärjestelyt

Pelastussuunnitelma tehdään osana turvallisuusuunnitelmaa
Yleisötilaisuusilmoituksen yhteydessä tulee toimittaa turvallisuussuunnitelma. Turvallisuussuunnitelman liitteenä tulee olla myös pelastussuunnitelma, mikäli jokin seuraavista ehdoista täyttyy:

1. Tapahtumassa arvioidaan olevan läsnä samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä;

2. Tapahtumassa käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita taikka erikoistehosteina palo- ja räjähdysvaarallisia kemikaaleja;

3. Tapahtumapaikan poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta; tai

4. Tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille.

Vaarojen ja riskien pohjalta tehdään tilaisuuden turvallisuusjärjestelyt, tilaisuuden toteutuksessa mukana olevalle henkilöstölle ja yleisölle annettavat ohjeet onnettomuuksien ennaltaehkäisemiseksi sekä toimenpiteet mahdollisiin onnettomuus- ja vaaratilanteisiin.

Pelastussuunnitelma tehdään sen alueen pelastusviranomaiselle, jossa tapahtuma järjestetään. Suunnitelma on toimitettava 14 vuorokautta ennen tapahtuman alkamista. Pelastusviranomainen tekee tarvittaessa ilmoituksen suunnitelmasta poliisille ja ensihoidon vastaavalle terveysviranomaiselle. Tarvittaessa pelastusviranomainen tekee tapahtumapaikalle palotarkastuksen ennen tapahtumaa. Mikäli kyseessä on suuren riskin tapahtuma, tulee viranomaiseen olla yhteydessä jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa.

Pelastussuunnitelman sisältö
Pelastuslaitoksen kumppanuussivuilta voi ladata mallin pelastussuunnitelmapohjasta. Suunnitelman tulee sisältää alla listatut osiot.

Suunnitelman tarkoitus:

Ensimmäisessä osiossa käydään läpi pelastussuunnitelman merkitys ja tavoite kyseessä olevan tapahtuman osalta, sekä kerrotaan tapahtuman yleistiedot ja sen erityispiirteet.

Tapahtuman vaarojen ja riskien selvitys ja arviointi sekä tapahtuman turvallisuusjärjestelyt ja ohjeet:

Tämä on suunnitelman ehkä tärkein osa, joten se kannattaa tehdä huolella! Tässä osiossa nimittäin selvitetään ja arvioidaan itse tapahtuman vaarat ja riskit ja tehdään näistä taulukko. Jokaista riskiä tai vaaraa kohden suunnitellaan sekä ennaltaehkäisevät järjestelyt, varautumisjärjestelyt että itse toiminta sen toteutuessa. Lisäksi henkilökunnalle tehdään ohjeistus näiden riskien varalta ennakointia ja toimintaa varten riskin toteutuessa.

Vaarojen ja riskien selvitys ja arviointi sisältää seuraavat vaiheet:

arviointiryhmän kokoaminen ja valmistelut
vaarojen ja riskien selvittäminen
vaarojen ja riskien kirjaaminen
syiden ja seurausten kirjaaminen

Yksityiskohtaiset turvallisuusjärjestelyt:
Tässä osiossa kuvataan tarkemmin läpi tapahtumaan liittyvät turvallisuusjärjestelyt. Mikäli jokin näistä seuraavista ei ole tapahtumasi kannalta oleellinen, voidaan se jättää suunnitelmasta kokonaan pois.

Turvallisuusjärjestelyitä ovat mm. seuraavat: alkusammutus, automaattinen paloilmoitin, ensiapu, henkilömäärä, nestekaasu, palavat nesteet, palo-osastointi, pelastustiet ja muut ajoreitit tapahtumapaikalle, poistumisjärjestelyt, sisusteet, somisteet, tilapäiset rakennelmat, tilapäiset sähköasennukset, tuliesitys, pyrotekniikka ja henkilökunnan perehdytys pelastussuunnitelmaan ja ohjeistus.

Liitteet
Lopuksi pelastussuunnitelmaan liitetään pohjakartta, tarkastuslista ja ensiapusuunnitelma. Pohjakartasta tulee käydä ilmi eri turvallisuuden kannalta olennaiset paikat ja sijainnit. Tarkastuslista toimii tapahtumajärjestäjälle itselleen apuna ennen tapahtumaa.

Pelastuslaitosten kumppanuusverkoston sivuilta löydät eri ilmoituslomakkeita sekä oppaita pelastussuunnitelmaan ja tapahtumaturvallisuuteen liittyen.

Vastuuvakuutus on pakollinen osa tapahtuman lupa-asioita, joten luethan tämän kirjoituksen huolella! Pyrimme käsittelemään kaikki tapahtumajärjestämiseen ja sen lupa-asioihin liittyvät tärkeät asiat yksi kerrallaan. Nyt paneudutaan vastuuvakuutukseen.

Mikä on vastuuvakuutus ja mitä se kattaa?

Vastuuvakuutuksen tarkoituksena on antaa suojaa tapahtumajärjestäjälle mahdollisen vahingonkorvausvelvollisuuden varalta. Vastuuvakuutuksesta korvataan toiminnassa toiselle aiheutettua henkilö- tai esinevahinkoa, josta vakuutuksenottaja on oikeuden mukaan vastuussa. Näistä muutamana esimerkkinä myrskytuulen kaatama aita parkkeeratun auton päälle tai kaatunut väliaikaisrakennelma asiakkaan tai hänen omaisuutensa päälle. On kuitenkin tärkeä ymmärtää, että kaikki tilanteet arvioidaan tapauskohtaisesti ja mitään näistä ei voida yleistää.

Tapahtumajärjestäjän tulee tehdä kaikkensa, myös ennakoivasti, ettei onnettomuustilanteita pääsisi syntymään. Vakuutus peittää järjestäjän vastuun muun muassa järjestyksenvalvonnan tai muun turvallisuustoimen riittämättömyydestä sekä tapahtumapaikan, sen rakenteiden ja laitteiden tai kalusteiden puutteellisesta kunnosta. Vakuutus ei korvaa tapahtumajärjestäjälle sen henkilökunnalle tai talkooväelle tapahtuneita vahinkoja. Henkilöstö- ja omaisuusvahinkoja varten on omat vakuutuksensa, kuten tapahtumavakuutus sekä irtaimiston vakuutus.

Vastuuvakuutuksesta korvataan vain vahinkoja, joista vakuutuksenottaja tai vakuutettu on voimassa olevan oikeuden mukaan korvausvastuussa. Korvauspäätökset tehdään tapauskohtaisesti ja mikäli esimerkiksi luonnonmullistuksesta (hirmumyrsky) johtuen tapahtuu vahinko, on myös mahdollista ettei tapahtumajärjestäjä ole tästä oman vakuutuksensa nimissä korvausvelvollinen.

Vastuuvakuutukset puolestaan eivät pääsääntöisesti korvaa seuraavia:

Vahinkoa omaisuudelle, joka on vakuutuksenottajan hallussa lainassa, valmistettavana, asennettavana, korjattavana, säilytettävänä tai muulla tavoin käsiteltävänä tai huolehdittavana
Virheellisesti tehdyn työn korjaamisesta aiheutuneita kustannuksia
Hitaasti syntyneitä ympäristövahinkoja
Toiselle luovutetun tuotteen aiheuttamia vahinkoja
Tahallisesti tai törkeällä tuottamuksella aiheutettuja vahinkoja

Miksi vastuuvakuutus pitää olla?

Vastuuvakuutus pitää olla hankittuna mahdollisia onnettomuus- tai vahinkotilanteita varten, joiden todennäköisyys on sitä suurempi, mitä kookkaampi tapahtuma on. Sekä poliisi että pelastusviranomaiset molemmat edellyttävät voimassaolevaa vastuuvakuutusta, jotta tapahtuma saisi hyväksytyn päätöksen turvallisuus- sekä pelastussuunnitelman osalta. Vastuuvakuutus antaa turvaa niin tapahtumajärjestäjälle itselleen, kuin myös tapahtumaan osallistuville ihmisille. Vastuuvakuutuksessa on yleensä lähtökohtaisesti korkeahko omavastuu, johon vaikuttaa suoranaisesti myös hakevan yrityksen taustatiedot sekä se, paljonko vakuutuksesta on valmis maksamaan. Mitä enemmän vakuutuksesta maksaa, yleensä sitä alemmaksi omavastuuosuuden pystyy saamaan.

Mistä vastuuvakuutuksen voi ottaa?

Vastuuvakuutuksen pystyy hakemaan pitkälti kaikista kotimaisista vakuutusyhtiöistä. Vakuutusta kannattaa ensisijaisesti tiedustella siitä vakuutusyhtiöstä, missä yrityksen muutkin vakuutusasiat ovat edustettuna. Mikäli olet vasta perustamassa yritystä tapahtumaasi varten, tässä muutama linkki yhtiöihin, joista sitä voit hakea:

Pohjola Vakuutus
Lähitapiola
If

Tarkistathan kaikki omiin vakuutuksiisi liittyvät asiat oman vakuutusyhtiösi kanssa.

Tapahtuman markkinointi

Tapahtuman markkinointi on laaja ja monikanavainen kokonaisuus, jossa sosiaalinen media on tänä päivänä suuressa roolissa. Se, mitä kanavia tapahtumasi markkinoinnissa kannattaa käyttää, riippuu tapahtumasi ostopersoonista. Tapahtuman markkinoinnin suunnittelun voi aloittaa esimerkiksi käymällä markkinoinnin 5P-mallin läpi.

Facebook tarjoaa erinomaisen ja kustannustehokkaan alustan tapahtumamarkkinointiin. Facebook tavoittaakin tällä hetkellä suurimman osan suomalaisista. Facebook-mainonnassa voidaan käyttää ilmaisia eli orgaanisia keinoja tai mainoksiin voidaan laatia tietty budjetti. Sosiaalisessa mediassa vain mielikuvitus on rajana, sillä voit luoda näyttäviä kuvia, tekstejä ja sivuja, joilla kiinnittää ihmisten huomio.

Tuo tapahtumasi Facebookiin ja tarkastele trendejä
Suosittelemme luomaan tapahtumalle oman sivun tai tapahtuman, jossa tiedotetaan tapahtumasta, mahdollisista esiintyjistä, aikatauluista ja muista tärkeistä asioista, joita asiakkaat mielellään lukevat. Sosiaalisen median profiilien linkit kannattaa aina upottaa tapahtuman verkko- ja lipunmyyntisivuille. Näin tapahtumastasi kiinnostuneet löytävät sivusi helposti. Vinkkejä Facebook-tapahtuman tekoon löydät täältä.

Facebook muuttaa algoritmejään koko ajan, mikä tekee Facebook-markkinoinnista haastavaa. Tuorein uudistus vaikuttaa yrityksiin vahvasti, sillä uuden algoritmin myötä julkaisujen orgaaninen näkyvyys laskee. Tämä tarkoittaa sitä, että tapahtuman on käytettävä yhä enemmän rahaa maksulliseen mainontaan. Facebook suosii algoritmeissään tiettyjä asioita, ja tällä hetkellä suosiossa ovat esimerkiksi live-videot. Facebook-markkinointia tehdessä onkin hyvä tarkistaa aina sen hetkiset ajankohtaiset trendit.

Kohderyhmä
Facebookin kustannustehokkuus tulee ensisijaisesti sen helppokäyttöisistä työkaluista tehdä markkinointia tarkoin attribuutein rajatulle kohdeyleisölle. Tapahtumille määritellään yleensä 1-3 ostopersoonaa, joille tapahtumaa myydään markkinoinnin välityksellä. Facebook-markkinointia tehtäessä voidaan kohdeyleisö määritellä muun muassa seuraavien muuttujien perusteella:

Demografinen sijainti – rajaa kohdeyleisö kaupungin tai maan perusteella. Mikäli osaat arvioida tai historiassa on tehty kävijätutkimuksia, perehdy siihen mistä asiakkaasi oikeasti tulevat tapahtumaan. Pienten ja keskisuurten tapahtumien osalta voidaan pitää nyrkkisääntönä 150 km sädettä, mistä asti ihmiset tulevat paikalle.
Ikä ja sukupuoli – minkä ikäiset henkilöt ovat tapahtumasi kohdeasiakkaita, kenelle tapahtuma on siis suunnattu? Jos tapahtumasi sisältö on selvästi toista sukupuolta enemmän kiinnostava, rajaa rohkeasti markkinointiasi.
Kiinnostuksen kohteet – mitä muita intressejä kohdeasiakkaillasi on? Käytä oveluuttasi ja mieti mitä kanavia pitkin voit saada mainoksesi asiakkaan silmien eteen. Jos olet esimerkiksi järjestämässä rap-henkistä tapahtumaa, voit kohdentaa mainoksesi esimerkiksi niille henkilöille, jotka seuraavat Cheekin virallista Facebook-sivua.
Panosta kilpailuihin
Viraalimarkkinointi sosiaalisessa mediassa on yksi tehokkaimpia tapoja saada sana leviämään minimaalisella budjetilla, mikäli markkinointi-ideasi puree ja toteutus on onnistunut. Yksi tunnetuimpia markkinointiponnistuksia sosiaalisessa mediassa on kilpailujen järjestäminen, joissa palkintona voi olla esimerkiksi VIP-paketti tapahtumaasi. Facebookin etu markkinoinnissa on se, että tykkäykset, kommentit ja muut reaktiot näkyvät kavereiden seinällä. Näin tavoitat lisää ihmisiä, jotka saattavat kiinnostua tapahtumastasi.

Mikäli järjestät kilpailuja, kannattaa vähintään seuraavat ajatukset käydä läpi ennen niiden pystyttämistä. Tutustu myös Facebook-kilpailujen sääntöihin huolella ennen kilpailun suunnittelua.

1. Miksi kukaan haluaisi osallistua kilpailuusi?
Ovatko kilpailun idea ja palkinnot riittävän mielenkiintoisia, jotta kuluttajat haluaisivat osallistua siihen? Enemmän on aina enemmän, mutta myös hyvällä tai hauskalla idealla voi päästä pitkälle. Raha ei ole siis itseisarvo tempauksen onnistumiselle. Jounin Kauppa on yksi tunnetuimpia Facebook- ja Instagram-kilpailujen järjestäjiä Suomessa. Kilpailujen avulla Sampo Kaulanen on kerännyt kanavalleen jo yli 580 tuhatta seuraajaa.

2. Kuinka viestit asiasi?
Vaikka olisit panostanut rahallisesti paljon kilpailusi palkintoon, huonosti tai epäselvästi viestitty asia saattaa pilata koko kilpailun. Ole siis suoraviivainen ja ymmärrettävä kilpailuun osallistumisen sekä ylipäätään sille huomion saamisen osalta. Yleensä yksinkertainen on toimivaa, joten käytä rohkeasti jopa hieman kehottavaa tyyliä.

Kilpailuita tehdessä myös visuaalisuutta tulee aina miettiä, mutta empirian valossa voidaan todeta, että monta kertaa jopa puhelimella otettu kuva on riittävä, mikäli kilpailun sisältö on riittävän huomiota herättävä. Älä siis käytä liikaa aikaa ja resursseja hienon mainoskuvan tekemiseen, mikäli sen viesti ja sisältö itsessään ei ole riittävän mielenkiintoinen.

3. Kuinka osallistat ihmisiä ja saat viestin leviämään?
Facebook-kilpailujen yksi päätavoitteista on saada tempauksen kautta viesti leviämään mahdollisimman paljon osallistujien kautta. Tämän takia kannattaa tarkkaan miettiä, miten muotoilet viestisi kilpailuun osallistumisen motivoinnissa. Parhaimmillaan Facebook-kilpailuihin voi osallistua jopa kymmeniä tuhansia ihmisiä ja kun heidän kauttaan kulminoituneen näkyvyyden kokonaismäärää aletaan laskemaan, voidaan kokonaispeiton osalta puhua jopa sadoista tuhansista ihmisistä jotka kilpailu tavoittaa.

Mahdollistat tapahtumasi leviämisen kehittämällä kilpailuja tapahtumasi ympärille. Palkintona voi olla esimerkiksi VIP-lippupaketti oheistuotteineen. Muista kuitenkin että kilpailun tulee liittyä tiiviisti tapahtumaasi. Mitä mielenkiintoisempi palkinto ja kilpailu, sitä enemmän osallistujia. Liikaa ei kuitenkaan kannata kikkailla, ettei mielenkiinto hiivu esimerkiksi liian vaikean osallistumismahdollisuuden vuoksi.

Facebookissa voit pyytää jengiä kutsumaan kavereitaan tapahtumaasi, kommentoimaan ja jakamaan kuvaa. Jakaminen ei kuitenkaan saa olla edellytyksenä, sillä sen kieltävät säännöt. Yritä välttää kuitenkin suoria käskyjä kuten ”tykkää”, ”jaa” ja ”kommentoi”, sillä Facebook rankaisee näistä sanoista. Voit muotoilla kehotuksen esimerkiksi kysymyksen muotoon: ”kerro kenen kanssa lähtisit kesän parhaimpaan tapahtumaan?”.

Printtimainontaa voidaan hyödyntää monella eri tapaa tapahtuman markkinoinnissa. Printtimainonta on suusanallisen markkinoinnin lisäksi historian vanhimpia tapoja markkinoinnin toteuttamiseen. Printtimainonnan vaikutus on vähentynyt kuitenkin pikkuhiljaa digitalisaation myötä. Printtimainonnan voi jakaa karkeasti kahteen kastiin: 1.) Jaettava printtimateraali ja 2.) Ostettava printtimainonta. Avaamme näiden eroja seuraavaksi.

Printtimainontaa suunnitellessa täytyy miettiä tarkoin käyttöyhteys; mikä kohderyhmää kiinnostaa, missä mainokset näkyvät ja missä niitä jaetaan. Jos et ole itse haka mainosten suunnittelussa, kannattaa se jättää ammattilaiselle. Sinun tulee kuitenkin miettiä, mikä on mainoksen viestinnällinen tarkoitus ja mihin asioihin mainoksessa kiinnitetään huomiota. Esimerkiksi, onko mainoksen tarkoitus ohjata asiakas muualle vai saako mainoksesta tarvittavan informaation?

Materiaalin oikean määrän arvioiminen on taitolaji. Pääasia on kuitenkin, että kaikki tilattu materiaali jaetaan eikä niitä jätetä lojumaan kaapin perälle.

Printtimainonnan vaikutusten seuraaminen on vaikeampaa, kuin digitaalisen mainonnan. Sen vuoksi mainoksiin on hyvä laittaa esimerkiksi alekoodi, jonka avulla markkinoinnin vaikutusta pystytään seuraamaan.

Lehdet
Paikallislehdissä mainostaminen on yksi perinteisimmästä tavoista saada ihmisten huomiota. Lehdissä mainostaminen on monesti tapahtumille kuitenkin liian kallista. Paikallislehdet pystyvät kilpailemaan melko huonosti esimerkiksi sosiaalisen median markkinointityökaluja vastaan, lähtökohtaisesti vain hinnan perusteella.

Lehdissä mainostaminen voi kuitenkin olla myös kannattavaa, riippuen pitkälti tapahtumasi kohdeyleisöstä. Mikäli tapahtumasi kohdeyleisö kuuluu paikallislehden asiakassegmenttiin, kannattaa sitä pitää validina vaihtoehtona. Kannattaa myös miettiä voidaanko panostaa esimerkiksi lehtien yhdistelmämarkkinointiin, jossa mainoksen saa sekä printti- että nettilehteen. Lehdet ovat myös monesti kiinnostuneita yhteistyöstä tapahtumien kanssa. Lehden kanta-asiakkaille toteutetaan paljon kanta-asiakasetuja, joihin voi kuulua tapahtuman pääsylippu alennettuun hintaan. Tällöin järjestäjälle voidaan antaa mainospaikka lehdestä jopa veloituksetta – lehti hyötyy kanta-asiakkaiden palkitsemisesta ja järjestäjä tapahtuman markkinoinnista.

Julisteet
Yksi tapa mainostaa tapahtumia on tehdä se julisteiden avulla. Julisteiden jakamisen ongelmaksi on alkanut muodostua kiristyneet säädökset siitä, mihin niitä saa laittaa. Kaupungeissa on yleensä vain määrättyjä paikkoja, joihin julisteita saa laittaa, jolloin kisailu näkyvyydestä niissä on taattu.

Harmillinen lieveilmiö onkin ollut toisten julisteiden alas repiminen ja omien tilalle laittaminen. On ymmärrettävää, että julisteiden sijoittamista on rajoitettu, sillä täysin vapaassa maailmassa näiden suhteen kaupunkien ja julkisten tilojen siisteys voisi kärsiä merkittävästi. Kaupungit voivat sakottaa yrityksiä, jos heidän julisteensa on liimattu vääriin paikkoihin.

Julisteet ovat hyvä mainonnan väline, mikäli a) ne on sijoitettu järkevästi tai b) niiden sisältö on silmiinpistävää. Julisteita tulee ajatella kuten mitä tahansa mainosta – jos kukaan ei sitä noteeraa, on se mennyt hukkaan. Panosta ennen kaikkea julisteen väreihin, rakenteeseen ja sisältöön.

Yleisimmät julisteiden koot ovat A2, A3 ja A4. Julisteiden sijoittelussa kannattaakin hyödyntää ennen kaikkea nokkeluutta. Kysy rohkeasti eri liikkeistä voisivatko he laittaa julisteesi esille. Parhaat paikat julisteille voivat yllättäen olla vaikka kauppojen pukukopit ja vessat.

Flyerit
Julisteiden lisäksi on totuttu painamaan flyereita, joita voidaan kuvailla minijulisteiksi. Flyereita tilataan helposti miettimättä, miten niitä jaetaan. Flyereita jaetaan yleensä kahdella tavalla; a) kädestä käteen tai b) passiivisesti.

Tehokkain tapa jakaa flyeri on kädestä käteen, varsinkin jos jakava henkilö osaa samalla myydä ajatuksen sen sisällöstä. Jos vastaanottajaa ei saada millään tasoa kiinnostumaan sisällöstä, menee flyeri yleensä suoraan roskiin ilman että sitä edes vilkaistaan. Kannattaa siis panostaa tapaan, jolla ne jaetaan. Flyereita voidaan jakaa myös suoraan ihmisten postilaatikoihin. Tällöin tulee kuitenkin huomioida, että suurella osalla ihmisistä lukee ”ei mainoksia” kyltti postilaatikossa.

Vaihtoehtoisesti flyereita laitetaan monesti poimittavaksi esimerkiksi myymälöiden tiskeille, mutta jos mietit omakohtaisen kokemuksen kautta – monestiko itse otat oma-aloitteisesti flyerin matkaan? Mikäli flyeri puolestaan laitetaan suoraan kauppakassiin mukaan, on hieman suurempi todennäköisyys, että se luetaan kotona.

Tarrat
Myös tarrat ovat tulleet mukaan markkinointiin. Tarroja voidaan tehdä ainakin kahdella tapaa. Voidaan tehdä siistejä tarroja, jotka edustavat yrityksen brändiä, jolloin tarrat ovat niin hienoja, että niitä halutaan liimata läppäreihin ja puhelimiin.

Toinen tapa on tehdä perinteisiä mainostarroja, joita voi liimata melkein mihin vaan. Niin kuin julisteidenkin laittamisessa, ei myöskään tarroja voi kiinnittää mihin vain.

Tarrojen suunnittelussa tulee, kuten aina, miettiä käyttöyhteys. Jaetaanko tarroja flyereiden tapaan vai ovatko tarrat arvokkaampia ja niitä saa vain tietyssä tilanteessa?

Banderollit
Banderolli eli mainoskangas on kankaalle tai muulle materiaalille painettu tehokas ulkomainos. Näitä mainoksia voidaan pystyttää esimerkiksi katujen yläpuolelle, seiniin sekä tapahtumien aitoihin. Ulkona pidettävät banderollit tulisi tehdä tuulta läpäisevälle kankaalle, jotta tuuli ei revi kangasta mukanaan. Pahimmassa tapauksessa umpinainen banderolli työmaa-aidassa voi myös kaataa koko aidan. Tällöin vaarassa ovat välittömässä läheisyydessä olevat ihmiset, eläimet tai jopa pysäköidyt autot. Muista siis huomioida tämä!

Banderolleja käytetään paljon messuilla, roadshow:lla ja muissa promootiotilaisuuksissa missä materiaalit tulee kyetä pystyttämään ja purkamaan nopeasti. Banderollien ehdoton hyvä puoli on niiden liikuteltavuus. Mainos voi olla yhdessä paikkaa viikon ja toisessa toisen. Banderolli herättää kokonsa puolesta yleensä hyvin huomiota, joten kannattaakin miettiä voisitko sinä hyödyntää tätä markkinoinnin keinoa?

Instagram on kasvava kuvapalvelu, joka on varsinkin nuorten aikuisten suosiossa. Instagramin käyttäjät ovat hyvin sitoutuneita, sillä sitoutuneisuuden arvioidaan olevan jopa moninkertainen Facebookiin verrattuna. Instagram on Facebookin omistama palvelu, joten voit yhdistää näiden sosiaalisen median palveluita. Instagramissa voit tehdä maksullista mainontaa samaan tapaan kuin Facebookissa. Olet ehkä huomannut että Facebookin mainostettu julkaisu näkyy myös Instagramissa?

Kohderyhmän määrittäminen
Kuten kaikki markkinointi, myös Instagramin osalta kannattaa aloittaa kohderyhmän määrittelemisellä. Tämän lisäksi tulee olla fundamentalistinen päätös siitä, onko sinulla riittävästi aikaa kanavan ylläpitämiseen tai vaihtoehtoisesti resursseja ostaa sen ylläpito ulkoistettuna palveluna. Kohderyhmän määrittelemisen yhteydessä on hyvä täsmentää Instagram-markkinoinnin tavoitteet konkreettisesti. Ajattele kohderyhmäsi tuotteesi/palvelusi kannalta: Minkälaisia ihmisiä he ovat? Mistä ovat kiinnostuneita ja minkälaisia kuvia he julkaisevat? Teet siis pienen katsauksen siitä mitä kohderyhmäsi Instagramissa tekee ja miten heidät voisi tavoittaa.

Instagram tarinat
Instagram tarinat ovat suuri osa palvelun käyttäjien arkea. Omaan tarinaan voi lisätä kuvia sekä videoita, jotka katoavat 24 tunnin kuluessa. Kuvia ja videoita voi muokata esimerkiksi piirtämällä kuvioita sekä lisäämällä tekstiä, hashtageja, sijaintitunnisteita, tarroja ja emojeita. Suosittuja ovat myös erilaiset tehosteet kuten boomerang. Tarinoihin voidaan laittaa hieman kevyempää materiaalia, esimerkiksi tapahtuman valmistelusta voidaan kuvata lyhyitä tiisereitä. Myös esimerkiksi erilaiset lyhyet haastattelut ovat mielenkiintoinen lisä stooreihin. Lue lisää tarinoiden hyödyntämisestä täältä!

Tapoja saada Instagram-profiilisi näkyville:
1 Seuraa profiileja jotka ovat alasi kannalta mielenkiintoisia.

2 Osallistu kanavallasi keskusteluun ja kommentoi muiden kuvia.

3 Julkaise mielenkiintoista materiaalia kohderyhmällesi.

4 Mainosta Instagram-tiliäsi muissa käyttämissäsi kanavissa kuten Facebookissa (Twitter, tv, lehdet jne.).

5 Käytä hastageja jotka kiinnostavat kohderyhmääsi ja tukevat kuviasi.

6 Julkaise jatkuvasti materiaalia, äläkä anna kanavasi muuttua passiiviseksi.

7 Suhdetoiminta suosittujen Instagram-käyttäjien kanssa (Saada heidät mainostamaan kanavaasi).

Pohdit varmasti, miten lopulta saat tilisi näkyviin kaikkien miljoonien muiden tilien joukosta. Muista että brändi ja tarina on tärkeässä asemassa, mutta edelleen Sisältö on Kuningas! Instagramin toimiessa pääasiassa kuva- sekä tekstiattribuuttien varassa, muista panostaa niihin. Instagram-sisältö on peruskauraa mobiilikäyttäjille, ja jos ensivaikutelma sisällöstä ei ole riittävän kiinnostava, ajetaan sen ohi auttamatta. Visuaalinen sekä viestinnällinen sisältö tulee siis olla kunnossa, jotta ansaitset kohderyhmäsi huomion.

Sähköpostimarkkinointi ja uutiskirjeet pitävät edelleen pintansa tärkeänä markkinointiviestintäkanavana. Hyvin tehty uutiskirje tavoittaa kohderyhmänsä, herättää mielenkiinnon ja johtaa toimintaan. Lue alta vinkkimme siihen, kuinka voit parantaa oman tapahtumasi uutiskirjeiden tehokkuutta.

Sähköpostimarkkinoinnin hyödyt
Sähköpostimarkkinointi on edullinen, parhaimmassa tapauksessa ilmainen markkinointiväylä. Tehokas sähköpostimarkkinointi säästää myös yrityksen työaikaa, kun kohdennettu viestintä tapahtuu halutuille ja segmentoiduille asiakkaille. Näin ei tarvitse kuluttaa aikaa siihen, mitä lähettää ja kenelle.

Tarkista säännöllisesti sähköpostiesi avausprosentit. Eri ohjelmia käyttämällä voit seurata, kuinka moni avaa esimerkiksi lähettämäsi uutiskirjeen. Näet myös kuinka moni siirtää viestin avaamatta roskakoriin. Mikäli viesti avataan, kuten on toivottavaa, ovat viestisi aihe ja lähettäjä olleet kiinnostavia. Mikäli avausprosentti jää pieneksi, suosittelemme miettimään seuraavan viestin aihetta, pituutta ja sanavalintoja paremmin, sekä varmistamaan että lähettäjänä on henkilö.

Näet sähköpostimarkkinoinnin kannattavuuden myös silloin, mikäli ihmiset eivät haluakaan enää tilata uutiskirjettä. Poistumalla postituslistalta asiakkaat viestivät, ettei markkinointi ole heitä kiinnostavaa, eivätkä he halua nähdä samankaltaista markkinointia jatkossa. Kiinnitä huomiota siis paitsi aiheeseen, myös viestin sisältöön. Visuaalisuutta voit lisätä huomiota herättävällä kuvalla ja suorilla linkeillä myymääsi tuotteeseen. Pidä sisältö kuitenkin simppelinä, ettei siitä tule liian raskas luettava.

Kohdennettu sähköpostimarkkinointi
Saadaksesi suurimman hyödyn irti sähköpostimarkkinoinnista, tulee sinun kohdentaa viestit. On aivan turhaa lähettää viestiä henkilölle, joka ei ole markkinoitavasta tuotteesta tai palvelusta lainkaan kiinnostunut. Varmista siis, että lähettämäsi sähköposti kiinnostaa, lähettäjä on selkeästi ilmaistu ja viestin otsikko on mahdollisimman kiinnostava. Kun henkilö on vapaaehtoisesti liittynyt sähköpostilistalle, haluaa hän saada nimenomaan kyseiseltä lähettäjältä viestejä.

Viestiesi avausprosentin maksimoimiseksi varmista, että viestin lähettäjä näkyy selkeästi. Lisäksi osoitteella on merkitystä. Mikäli mahdollista, lähetä sähköpostit nimelläsi, älä vain yrityksen info- tai asiakaspalvelusähköpostilla. Näin varmistat myös sen, ettei viestisi joudu spämmilistalle.

Varmista oikea kohderyhmä ja hyvä avauskonversio
Uutiskirjeen teko kannattaa aloittaa varmistamalla, että uutiskirje tavoittaa asiakkaat. Uutiskirje voi helposti päätyä roskapostiin tai muuten jäädä vastaanottajalta avaamatta.

Tee vastaanottajalle selväksi, kuka uutiskirjeen lähetti. Käytä tapahtumasi tai yrityksesi nimeä, jonka asiakkaasi tunnistavat. Mikäli tapahtumasi on pieni ja osallistujia vähän, voit käyttää myös omaa nimeäsi. Joka tapauksessa on suositeltavaa pysyä siinä nimessä minkä alkujaan on valinnut, koska sähköpostit tunnistavat tiuhaan vaihtuvan lähettäjän nimen ja voit päätyä mustalle listalle.

Käytä aikaa hyvän aiheen (otsikon) keksimiseen. Uutiskirjeen aihe (sähköpostin otsikko) voi pitkälti määrittää sen, avaako vastaanottaja kirjeen vai ei. Tee otsikosta houkutteleva ja anna asiakkaalle hyvä syy avata se. Pyri tarjoamaan myös jotain hyödyllistä sisältöä, äläkä pelkästään tapahtumasi lippuja.

Yksilöi kirjeesi vastaanottajan nimellä. Jos mahdollista, käytä vastaanottajan nimeä pelkän sähköpostiosoitteen sijaan. Hyödynnä ”merge tageja” kirjeen alussa vaikka seuraavasti: ”Hyviä uutisia sinulle, Jaakko!”

Älä käytä tyrkyttävää kirjoitusasua. Tietynlaiset sanavalinnat uutiskirjeessä, kuten ”osta”, ”ilmainen”, ”voitto”, ”palkinto” voi helposti nostaa vastaanottajan niskakarvat pystyyn ja uutiskirje jäädä avaamatta.

Panosta kirjeen sisältöön ja call-to-actioniin
Puoli voittoa on jo se, että uutiskirjeesi avataan. Tämän jälkeen kannattaa panostaa kirjeen ulkoasuun ja sisältöön ja varmistaa, että saat sillä asiakkaat ostamaan tapahtumasi lippuja tai muuten toimimaan.

Pidä yhtenäinen ulkoasu. Tee kirjeen ulkoasusta yhtenäinen tapahtumasi nettisivujen ja brändin kanssa. Käytä brändisi värejä, logoja ja fontteja myös kirjeessäsi. Tämä parantaa saumatonta asiakaskokemusta ja lisää kirjeen luotettavuutta, kun se on selkeästi tunnistettavissa.

Tasapainoile kuvilla ja tekstillä. Visuaalisuus on aina tärkeää ja niin on myös uutiskirjeessä. Huomion arviosta kuitenkin on se, että osa sähköpostiohjelmista blokkaa uutiskirjeen kuvat oletuksena. Asiakas ei siis välttämättä näe kirjeestä kuin tekstin, ellei erillisellä klikkauksella salli kuvien näyttämistä. Suunnittele kirjeesi niin, että sen viesti tulee perille myös ilman kuvia.

Call-to-action (CTA). Uutiskirjeen tavoitteena on saada asiakas toimimaan. Upota kirjeeseesi useampi CTA-painike klikkausten maksimoimiseksi. Seuraa klikkausten määrää raportilta siitä, kuinka hyvin CTA:si toimivat ja tee tarvittavia muutoksia. Kokeile rohkeasti uusia keinoja ja analysoi niiden toimivuutta!

Pidä uutiskirje säännöllisenä. Löydä uutiskirjeellesi sopiva lähetystahti, jolloin asiakkaat eivät kyllästy sanomisiisi eivätkä toisaalta unohda sinua.

Videomarkkinointi ei ole enää isojen brändien yksinoikeus, vaan sen tulisi olla luonteva osa kaikkien yritysten markkinointia. Videomarkkinointi onkin yksi markkinoinnin kuumimmista trendeistä.

Video yhdistää tehokkaasti kuvan, tekstin ja äänen. Videoiden katselun yleistyessä ja tv:n katselun vähentyessä, videon avulla tavoitat haluamasi kohderyhmän televisiota kohdennetummin ja pienemmillä kustannuksilla. Video voidaan esimerkiksi julkaista YouTubessa ja upottaa tämän jälkeen omalle sivustolle, osaksi muuta sisältöä.

Videomarkkinointi yleistyy kuluttajamarkkinoinnin lisäksi kovaa vauhtia myös B2B-markkinoinnissa. Se ei ole enää keino erottautua kilpailijoista, vaan jo osa asiakkaiden odotuksia. Video toimii parhaiten osana muuta sisältömarkkinointia. Pelkkä laadukas video ei riitä, vaan se täytyy sitoa aidosti osaksi laajempaa sisältökokonaisuutta. Samalla useamman kanavan yhtäaikainen hyödyntäminen kasvattaa viestisi vaikuttavuutta.

Miksi videomarkkinointi on tärkeää?
Videon avulla autat asiakastasi ymmärtämään paremmin tuotteesi hyötyjä ja kerrot yrityksesi tarinaa vahvistaen samalla asiakaskokemusta. Voit esitellä tuotteesi tai palvelusi katsojalle käytännössä muutamassa sekunnissa. Hyödyllinen ja viihdyttävä video jää katsojan mieleen mainoksia paremmin ja sen toimintakehoite on vahvempi. Sivustolle upotettu video saa kävijät puolestaan viipymään siellä pidempään. Katsojat myös jakavat onnistuneita videoita eteenpäin, kasvattaen tunnettavuuttasi. Lisäksi Google arvostaa sivustosi monipuolista sisältöä ja parantunutta käyttäjäkokemusta.

Suurin osa sosiaalisen median kanavista suosii videoita, joka on yksi syy siihen miksi videot ovat niin suosittuja. Esimerkiksi Facebook suosii algoritmissä videoita ja varsinkin livevideoita. Näkyvyyden parantamiseksi videoita kannattaa jakaa myös sosiaalisen median kanavissa.

Videomarkkinoinnin mittaaminen on myös ainutlaatuista. Voit seurata tarkasti, kuinka kauan henkilö katsoo videota. Videoiden analytiikka antaa markkinointitiimille paljon enemmän tietoa kuin esimerkiksi blogin analytiikka.

YouTube-markkinointi
Videon avulla tavoitat käyttäjiä kaikista ikäryhmistä. Lähes 80 % 15-55 –vuotiasta suomalaisista on käyttänyt YouTubea viimeisen kolmen kuukauden aikana. YouTube onkin jo noussut Facebookin ohi suosituimmaksi sosiaalisen median kanavaksi Suomessa. Video on myös loistava keino tavoittaa mobiilikäyttäjät, sillä yli puolet YouTuben katseluista tulee mobiililaitteista.

YouTube on maailman toiseksi suosituin hakukone. Youtube videoita katsotaan satoja miljoonia tunteja päivässä, mikä on aivan käsittämätöntä. Jo näidenkin syiden vuoksi Youtube kannattaa ottaa käyttöön. Tämä sosiaalisen median kanava on myös kustannustehokas.

Youtuben suosiosta kertovat myös ”tubettajat”, joita yhä suurempi joukko seuraa viikoittain. Nämä tubettajat ovat somepersoonia, jotka kuvaavat vlogia, eli videoblogia Youtubeen esimerkiksi ajankohtaisista aiheista, elämästään, muodista, urheilusta, peleistä ja niin edelleen. Heidät tunnistetaan kaduilla ja heitä ihaillaan. Osa tienaa elantonsa kuvaamalla ajatuksiaan ja elämäänsä julkisesti. Tubettajien ympärille onkin rakentunut vuosittainen, kansainvälinen tapahtuma Tubecon, johon kerääntyy tubettajia ja heidän seuraajiaan ympäri maan. Tapahtumassa palkitaan parhaimmat tubettajat eri kategorioissa. Vloggaamisen suosio on noussut vasta muutaman vuoden sisällä, joten jos et tiedä mistä puhutaan, vielä ehtii mukaan.

Youtubeen voit luoda niin esittelyvideoita yrityksestä, työntekijöistä ja palveluista. Erilaiset käyttöönottovideot ovat suosittuja, sillä videomuodossa asiat ovat usein helpompi omaksua kuin kirjoitettu ohjeteksit. Videoiden aiheet ja ideat ovat rajattomat. Pohdi siis, mitä yrityksesi edustaa ja miten videoilla voisi sinun tapauksessa lisätä tunnettuutta ja näkyvyyttä.

Youtube-videoita voidaan jakaa helposti myös muihin sosiaalisen median kanaviin. Youtubessa voidaan käyttää myös maksullista mainontaa markkinoinnin apuna. Youtubessa on käytettävissä kolme eri mainosmuotoa: TrueView In-Stream, TrueView Video Discovery ja puskurimainos.

Täydet tehot videoista
Panosta videon löydettävyyteen ja katselukertojen maksimointiin, jotta varmistat videoinvestoinnin tuoton. Luonnollista näkyvyyttä saat videoillesi huolehtimalla hakukoneoptimoinnista YouTubessa.

YouTube-optimoinnilla autat yksittäisiä videoita löytymään eri hauilla niin Googlessa kuin YouTubessa, sekä nousemaan YouTuben ehdottamiin saman aihepiirin videoihin. Voit optimoida myös kokonaisuuksia eli soittolistoja sekä nostaa brändiäsi esille itse kanavan optimoinnin kautta.

YouTube-mainonnan avulla esittelet uuden videon yleisölle ja buustaat haluamaasi sisältöä yhä uudelleen. Mainontaa voit kohdentaa tarkasti haluamillesi kohderyhmille ja näin auttaa heitä löytämään sisältösi ja tutustumaan brändiisi.

Miten Liveto hyödyntää YouTubea?
Liveton toimitusjohtaja Antti Korhonen luotsaa Tipsit Tuottajille –videosarjaa, jossa paneudutaan ajankohtaisiin aiheisiin liittyen tapahtumiin, tuotantoon ja lipunmyyntiin. Muutaman minuutin pituisilla videoilla haastatellaan niin tapahtumatuottajia kuin some-persoonia, joilla on asiaa tapahtumista ja niiden ympärillä pyörivistä asioista.

Liveton YouTube-kanavalla markkinoidaan myös Liveton palveluita. Rekisteröityneet tapahtumajärjestäjät pääsevät katsomaan Liveton sivuille upotettuja ohjevideoita palvelusta. Tuotteistamiseen, palveluun ja myyntiin pääset tutustumaan kanavalla Liveto events. Jos sinulla on ideoita tai toiveita liittyen tuleviin videoihin, ota meihin yhteyttä!

Kun järjestät tapahtuman, tulee sinun tehdä kirjallinen ilmoitus yleisötilaisuudesta tapahtuman järjestämispaikkakunnan poliisille. Poikkeuksen muodostavat yleisötilaisuudet, jotka osanottajien vähäisen määrän, tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan vuoksi eivät edellytä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi, sivullisille ja ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä.

Ilmoitus kannattaa tehdä hyvissä ajoin. Poliisilaitoksen mukaan ilmoitus tulisi tehdä vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Tämä kannattaa kuitenkin vielä tarkistaa paikalliselta viranomaiselta, sillä käsittelyajat saattavat vaihdella kunnittain. Loma- ja sesonkiaikoina käsittelyajat voivat venähtää ruuhkasta johtuen.

Poliisi voi vaatia tarvittaessa myös muita selvityksiä, kuten esimerkiksi yleisötilaisuuden järjestämispaikan omistajan tai haltijan suostumuksen, sekä muun lainsäädännön edellyttämät, tilaisuuden järjestämiseen liittyvät ilmoitukset, luvat tai toimenpiteet. Poliisi voi myös vaatia selvityksen vastuuvakuutuksen ottamisesta.

Ilmoituksen sisältö ja liitteet
Ilmoituksessa käydään kattavasti läpi kaikki tapahtuman oleelliset tiedot, kuten tapahtuman luonne ja sisältö, arvio kävijämääristä, järjestyksenvalvonnan tarve ja toteutus, tilapäiset rakennelmat, vaikutus ympäristöön, tarve tilapäiselle liikennejärjestelylle jne. Tapahtuman/hakemuksen luonteesta riippuen tarvittavat luvat tulee toimittaa ilmoituksen liitteinä, kuten anniskelulupa, lupa elintarvikkeiden myyntiin, musiikinkäyttölupa, meluilmoitus sekä jätehuoltosuunnitelma.

Ilmoituksen käsittelystä peritään käsittelykuluja ja päätöksestä veloitetaan erikseen riippuen siihen kuluneista työtunneista.

Ilmoituksen liitteeksi tarvitaan myös pelastus- ja turvallisuussuunnitelma. Pelastussuunnitelma vaaditaan silloin, kun tapahtumapaikalla arvioidaan olevan vähintään 200 henkilöä samanaikaisesti tai jos tapahtumaan liittyy muita tiettyjä riskejä, kuten pyrotekniikkaa tai poikkeukselliset poistumisjärjestelyt alueelta. Mikäli osallistujamäärä on suuri ja tapahtumaan liittyy erityisiä riskejä, tulee järjestäjän olla yhteydessä pelastusviranomaiseen jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa.

Tapahtumamyynti

Tapahtumamyynti koostuu eri tuotteiden myynnin, kuten lipunmyynnin ja majoituksen kombinaatiosta. Myynti voi tapahtua ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana tai sen jälkeen. Tapahtumamyynnin yksiselitteinen tavoite on pyrkiä kasvattamaan kertaostoksen kokoa, parantaen samalla asiakkaan osto- ja asiakaskokemusta.

Toimiva asiakaspalvelu on Livetolle sydämenasia ja seuraavaksi kerromme miksi. Seuraavista esimerkeistä kannattaakin ottaa mallia myös oman asiakaspalvelun rakentamiseen!

Lipunmyyntialalla asiakaspalvelu jaetaan kahteen eri osaan: kuluttaja-asiakkaisiin sekä tapahtumajärjestäjiin, mikä tuo asiakaspalveluun omat haasteensa. Tapahtumien asiakaskunta on todella laaja, joten joukkoon mahtuu tietoteknisesti lahjakkaita sekä kokemattomia ihmisiä. Voi olla tilanteita, joissa ihminen ei ole ennen ostanut lippuja verkosta, palveluiden käyttö pelottaa tai verkkomaksamisesta ei ole paljoa kokemusta. Tilanteita, ja tämän vuoksi mahdollisia ongelmia on useita. Näissä tapauksissa on erittäin tärkeää tarjota riittävät asiakaspalvelukanavat ostoprosessin tueksi, jotta ostaja saa halutessaan helposti tukea ostoprosessin aikana. Liveto toteuttaa asiakaspalvelua neljällä eri tavalla:

Ennakoiva informointi, eli ohjeistaminen eri muodoissa
Chat online -asiakaspalvelu
Asiakaspalvelu puhelimitse
Facebook-asiakaspalvelu
Sähköpostiasiakaspalvelu

Tapahtumajärjestäjä, riittääkö tämä? Ei. Näiden lisäksi tapahtumajärjestäjän on hyvä järjestää tapahtuman omat asiakaspalvelukanavat helposti saataville, mikäli kuluttajat haluavat kysellä spesifejä tapahtumiin liittyviä kysymyksiä. Mikäli järjestäjälle kuuluvia kysymyksiä esitetään Liveton asiakaspalveluun, näihin etsitään aina vastaukset tapahtumajärjestäjältä, jonka jälkeen palataan asiaan kuluttajalle. Asiakaspalvelu on tärkeä osa lipunmyyntiä, ostoprosessia sekä ostokokemusta. Ihminen on luonteeltaan laiska ja haluaa palvelua, vaikkei sitä välttämättä uskalla pyytää. Siksi laadukasta asiakaspalvelua on hyvä tarjota eri kanavissa, jotta se on mahdollisimman helposti lähestyttävissä.

Asiakaspalvelu ja sen mittaaminen

Tiesitkö tapahtumajärjestäjän ammatin olevan maailman viidenneksi stressaavin? Tutustu tutkimukseen tästä! (lähde: CareerCast 2016). Tapahtumajärjestäjä joutuu ajoittain jopa kirjaimellisesti sammuttelemaan tulipaloja, jolloin rauhalliseen työskentelyyn jäävä aika on yleensä melko kortilla.

Liveto on ratkaissut vaativan asiakaspalvelun dedikoimalla jokaiselle asiakkaalle oman asiakkuusvastaavan, joka ennakoivasti miettii tapahtumajärjestäjän tarpeita sekä mahdollisia tulevia ongelmakohtia. Account Manager on aina tapahtumajärjestäjän käytössä, tarpeen mukaan jopa viikonloppuisin. Olennaisinta on päästä toteuttamaan Liveton missiota ”Autamme tapahtumia menestymään” myös asiakaspalvelun parissa. Kyseisestä asiakaspalvelukonseptista on saatu paljon hyvää palautetta, kehuttu jopa alan parhaaksi. Kuulostaa ylimieliseltä, mutta sitä se ei ole.

”Parasta asiakaspalvelua ikinä!” – Timo Lampén/Nordic Fight Expo

Laadukkaan asiakaspalvelun aikaansaaminen vaatii proaktiivista kehitystyötä ja asiakaan ymmärtämistä. Asiakaspalveluun voi tulla laaja-alaisesti yhteydenottoja, joista on helppo päätellä hetkellisiä tai pidempiaikaisia ongelmakohtia tai epäselviä asioita. Pienellä perehtymisellä yhteydenottojen sisältöön on melko helppo tehdä johtopäätöksiä kehitystyötä vaativista osa-alueista. Liveto tekee systemaattisesti haastatteluita sekä kyselyitä tapahtumajärjestäjille, joiden olennainen tavoite on löytää vastauksia siihen, mitä asioita tapahtumajärjestäjät tarvitsevat sekä arvostavat. Tapahtumajärjestäjän arkea voidaan kuvailla yleensä melko hektiseksi, sillä hoidettavien asioiden määrä etenkin tapahtuman lähestyessä on valtava. Liveton tekemissä haastatteluissa yhdeksi tärkeimmistä asiakaspalvelun elementeistä on noussut vastausnopeus sekä reagointiaika järjestäjän pyyntöihin.

”Arvostan sitä, että saan nopeasti asiakaspalvelua sekä tilitykset tulevat heti kun sovitaan!” – Jonne Lehtonen/John Smith Festival

Tapahtumajärjestäjä – jos olet kyllästynyt huonoon asiakaspalveluun tai hitaisiin vastausaikoihin, kokeile rohkeasti Liveton palveluita. Me autamme sinua mielellämme, onhan se työtämme.

Anniskelumyynti on luvanvaraista toimintaa, jonka vuoksi anniskelulupaa on aina haettava. Tapahtuma-, kokous- tai juhlatila voidaan omistajan tai haltijan hakemuksesta hyväksyä anniskelualueeksi. Hyväksytyllä anniskelualueella voidaan harjoittaa anniskelumyyntiä myönnetyllä anniskeluluvalla.

Anniskelumyynnillä tarkoitetaan alkoholin myyntiä ja anniskelua myyjän hallitsemissa tiloissa. Tämä rajoittaa esimerkiksi sen, että myytävä alkoholiannos tulee olla avatuissa pakkauksissa tai laseissa annosteltuna.

Vuonna 2018 voimaan tulleen alkoholilain myötä anniskelupaikka voi hakea myös vähittäismyyntilupaa, jonka vuoksi ravintolasta voidaan myydä mukaan avaamattomia juomia. Anniskelupaikassa voidaan myydä mukaan otettaviksi korkeintaan 5,5 % alkoholijuomia normaalien alkoholijuomien vähittäismyynnin sääntöjen mukaisesti.

Anniskelualue -ja aika
Alkoholijuoman kanssa ei saa poistua anniskelualueelta, jonka vuoksi alkoholijuomien anniskelualue tulee rajata tai merkitä selvästi. Alkoholilain uudistuksen myötä yhteiset anniskelualueet ovat mahdollisia, jos yksi hakija ilmoittaa vastaavansa alueen valvonnasta.

Anniskelualueeksi ei saa hyväksyä urheilu-, liikunta-, musiikki- tai muun niihin verrattavan tapahtuman yleistä katsomotilaa. Anniskelualueeksi voidaan kuitenkin hyväksyä katsomotila edellä, jos se on rajattu 18 vuotta täyttäneille henkilöille.

Anniskelu on sallittu kello 09-1.30, ellei lupaviranomainen ole rajoittanut anniskeluaikaa. Anniskeltujen alkoholijuomien nauttiminen on sallittu yhden tunnin ajan anniskeluajan päättymisen jälkeen. Anniskelupaikkaa ei tarvitse sulkea nauttimisajan päättyessä, mutta alkoholijuomien nauttiminen on sen jälkeen kiellettyä. Anniskeluaikaa voidaan jatkaa sisätiloissa kello 4 saakka aluehallintovirastolle tehtävällä ilmoituksella. Ilmoitus pitää tehdä vähintään kolme viikkoa ennen suunnitellun jatkoajan käyttöönottoa.

Hyvän maun mukainen toiminta
Anniskelumyynnissä tulee ottaa huomioon hyvän tavan mukainen toiminta. Liian päihtyneelle henkilölle ei tule tarjoilla alkoholijuomia. Myöskään juomakilpailut tai paljousalennukset eivät ole hyvän maun mukaista toimintaa.

Uuden alkoholilain mukaan tupla-annokset ovat sallittuja, jolloin samalle henkilölle saa myydä usean juoman samaan aikaan. Omien alkoholijuomien nauttiminen on aina kiellettyä kaikissa paikoissa, joissa on ruokaa ja juomaa myynnissä. Tähän ei tapahtumajärjestäjä, paikan omistaja tai muu henkilö voi vaikuttaa.

Alle 30 -vuotiaalta vaikuttavilta on aina tarkistettava täysi-ikäisyys. Alle 18-vuotiaat saavat mennä anniskelualueelle, mutta eivät saa ostaa alkoholijuomia. Tämän valvominen on haastavaa, joten usein anniskelualueet ovat myös K-18-alueita. Alkoholia alaikäiselle myyvä henkilö on aina vastuussa tekemästään rikkeestä.

Anniskelumyynnin henkilökunta
Luvan haltijan tulee järjestää anniskelupaikkaan riittävästi henkilökuntaa sekä vastaava hoitaja, joka varmistaa säännösten toteutumisen anniskelun suhteen. Pääsääntöisesti alle 18-vuotias ei voi myydä alkoholia. Poikkeuksena on yli 16 -vuotias, joka työskentelee valvojan välittömässä valvonnassa. Alkoholia myyvä henkilö ei saa olla alkoholin tai päihteiden vaikutuksen alaisena. Anniskelumyynnissä tulee olla vastaava hoitaja, joka huolehtii anniskelumyynnin lainmukaisuudesta, mutta vastaavan hoitajan ei tarvitse olla esimies tai päällikkö.

Henkilökunnan tulee valvoa alkoholilaissa säädettyjen kieltojen ja velvoitteiden noudattamista ja vastata järjestyksenpidosta anniskelupaikassa. Anniskeluluvanhaltijan on huolehdittava siitä, että työntekijöillä on alkoholilain tuntemista osoittava Valviran hyväksymä Anniskelupassi. Anniskelualueella täytyy olla myös riittävä henkilökunta järjestyksen ja sujuvuuden ylläpitämiseksi.

Alkoholijuomien hankkiminen
Anniskelupaikassa saadaan myydä vain sinne laillisesti toimitettua alkoholijuomaa. Alkoholijuomat ostetaan aina anniskelua varten anniskelupaikan lupanumerolle. Alkoholijuomat hankitaan luvan saaneelta alkoholijuomien valmistajalta, tukkumyyjältä tai vähittäismyyjältä. Luvanhaltija voi myös tuoda maahan alkoholijuomat anniskelua varten.

Tapahtuman juomalistaa suunnitellessa tulee ottaa huomioon tapahtuman kohderyhmä. Tapahtuman tyyli, kävijöiden ikä sekä sukupuoli voivat vaikuttaa eri juomien menekkiin. On hyvä tarjota joko laajasti valikoimaa, tai keskittyä tiettyyn teemaan, kuten pienpanimoihin. Tähän hetken juomatrendinä on, että juodaan vähemmän mutta paremmin. Etenkin premium-tuotteiden sekä pienpanimoiden ja lähituotannon tuotteiden suosio on kovassa kasvussa.

Lisää aiheesta Valviran sivuilta.

Kantavana ajatuksena Livetolla on se, että lippujen ostamisen tulisi olla niin helppoa ja impulsiivista kuin mahdollista. Tästä johtuen tapahtuman lipunmyynnin tulisi tapahtua tapahtuman omassa kanavassa. Dropshop mahdollistaa lippukaupan tuomisen tapahtuman omille kotisivuille poissulkematta kuitenkaan perinteisen lipunmyyntikumppanin kanavaa ja tukea. Omakanavamyynnin standardi on Dropshop. Mieti voisitko sinäkin hyödyntää Dropshopia lippujen ja oheistuotteiden myynnissä?

Tiesitkö, että jokainen ylimääräinen klikkaus ostoprosessissa tiputtaa 10-15% ostajista matkalla?

Ajatus upotuskaupan takana

Mielestämme perinteinen lippujen ostaminen ulkoisen lipunmyyjän palvelusta on turhan monivaiheista ja hidasta. Tämän lisäksi koemme, että tarve mainostaa jotain muuta kuin tapahtuman omaa kanavaa on järjestäjälle turhaa. Kaikki olennainen tieto tapahtumasta sekä ”pöhinä” kuitenkin löytyvät tapahtuman omilta nettisivuilta.

Upotuskaupan hyödyt ovat kiteytetysti:

Markkinoit myyntikanavana tapahtumasi omia kotisivuja
Asiakkaat pysyvät tapahtuman omassa myyntikanavassa eikä heitä tarvitse ohjata muualle
Ostoprosessi nopeutuu, koska siinä on vähemmän klikkauksia ja välivaiheita
Asiakaskokemus paranee – helppo ja nopea ostaminen lisäävät tapahtuman myyntiä

Tällainen on Dropshop

Upotuskauppa eli Dropshop mahdollistaa helpon ostamisen suoraan tapahtuman omasta kanavasta. Lukuisat asiakkaamme ovat sisäistäneet omakanava-ajattelun, ja nähneet sen tuomat edut. Voit nähdä Dropshop -ratkaisumme käytössä muun muassa asiakkaillamme John Smith - ja Laukaan Satama -festareilla.

Oletuksena Dropshopin väri on aina Liveton punainen. Dropshopin värimaailmaa ja logoja voidaan kuitenkin muokata asiakkaiden oman brändin mukaan. Personoinnin avulla lippukaupasta saadaan yhdenmukainen brändiviestinnän kanssa.

Kuka voi käyttää Dropshopia

Dropshopin voi ottaa käyttöönsä kuka vain Liveton asiakas, jonka tapahtumalta löytyy omat nettisivut. Upotus on helppoa ja se vaatii käytännössä vain yhden skriptin asentamisen nettisivuille.

Teimme yhteistyössä JJK:n kanssa havainnollistavan videon Dropshopin hyödyistä ja siitä kuinka se toimii. Me haluamme jakaa ilosanomaa Dropshopista niin monen asiakkaan kanssa kuin mahdollista. Ota meihin yhteyttä, niin upotetaan lippukauppa sinunkin kotisivuillesi!

Valtaosa livekeikoista järjestetään erilaisissa konserttitiloissa, joiden lipunmyynnissä on olennaista tarjota mahdollisuus istumapaikkojen valintaan katsomokartan avulla. Katsomokartta-toiminnot ja istumapaikkojen myynti voidaan toteuttaa pääsääntöisesti kolmella eri tavalla.

1. Dynaaminen katsomokartta
Dynaaminen katsomokartta on visuaalisesti selkein ja monesti käyttäjäystävällisin tapa tarjota lipunmyyntiä. Tällöin käyttäjä näkee suoraan mitkä paikat on myyty ja mitkä ovat vielä vapaana. Järjestäjän on hyvä tiedostaa, että vapaiden paikkojen näkyminen voi aiheuttaa ostopäätöksen siirtymistä myöhemmäksi, ”koska paikkojahan on vielä jäljellä, joten ei kiirettä”. Dynaaminen salikartta toimii joskus mobiilissa hieman kömpelösti, jolloin onkin hyvä miettiä, pitäisikö tietokoneelta ostettaessa tarjota dynaamista karttaa ja mobiilissa puolestaan pudotusvalikoita.

Dynaaminen katsomokartta on visuaalinen, ja se helpottaa sekä kuluttajaa että tapahtumajärjestäjää, sillä myydyt ja vapaana olevat paikat näkyvät selkeästi eri värisinä. Katsomokarttaan voidaan luoda sekä numeroituja istumapaikkoja, että myyntialueita numeroimattomille pääsylipuille. Tämän lisäksi voidaan piirtää erimuotoisia ja -värisiä alueita hahmottamaan karttaa paremmin. Karttaan voidaan lisätä esimerkiksi sisäänkäynnit, lava, esiintymisalue tai vaikka anniskelualueet. Vain mielikuvitus on rajana! Ominaisuutta voidaan hyödyntää niin teattereissa, konserttitiloissa kuin urheiluhalleissakin.

Liveto käyttää lipunmyynnissä dynaamista salikarttaa. Kuvasta näet esimerkiksi Jyväskylän Paviljongin salikartan. Paviljongissa on liki 1200 istumapaikkaa ja lavan eteen on tässä konsertissa toteutettu permantoalue rivien 1-7 tilalle, johon asiakkaat voivat ostaa seisomalippuja. Mahdollisuuksia on siis monia, sillä palvelua pystytään muokkaamaan asiakkaan tarpeiden mukaan.

Dynaamisen katsomokartan lisäksi Liveto mahdollistaa mobiilinäkymässä asiakkaalle mahdollisuuden valita istumapaikat pudotusvalikkojen avulla dynaamisen salikartan sijaan. Puhelimella pienten istuinten valitseminen ja katsomokartan pyörittäminen voi olla haastavaa, joten näissä tilanteissa on hyvä tarjota myös vaihtoehtoinen tapa ostaa lippuja.

2. Paikanvalinta pudotusvalikoiden avulla
Pudotusvalikot toimivat etenkin mobiilissa mainiosti. Dynaamista karttaa on monesti hankalaa käyttää pienillä päätelaitteilla kuten älypuhelimella. Siihen vielä jos lisää hieman paksummat sormet, soppa on valmis. Pudotusvalikot tarjoavat suuremmat ja selkeämmät työkalut valintaprosessia varten, mutta tämän kustannuksella visuaalisuus saattaa hieman kärsiä. Kuten edellisessä kappaleessa jo mainittiinkin, on hyvä miettiä tarjottavia valintatyökaluja käytettävän päätelaitteen mukaan. Liveto tarjoaa tarvittavat työkalut jokaiselle päätelaitteelle.

3. ”Parhaat mahdolliset” istumapaikat
Parhaat mahdolliset paikat on erinomainen työkalu silloin kun puhutaan istumapaikkakonsertista, jolla on todella suuri kysyntä. Tällöin suuri massa pystyy saman aikaisesti ostamaan lippuja, siten että hävikkipaikkoja jäisi mahdollisimman vähän. Hävikkipaikoilla tarkoitetaan tässä tapauksessa yksittäisiä istumapaikkoja, joita monesti jää kun ihmiset tekevät ryhmävarauksia kahdesta hengestä ylöspäin.

Parhaissa mahdollisissa paikoissa ostaja valitsee lippujen määrän, ja järjestelmä poimii tällöin ”parhaat mahdolliset paikat”, jotka ovat yleensä lähinnä lavaa olevat paikat. Tässä piilee kuitenkin ongelma monien asiakkaiden osalta. Parhaat paikat eivät välttämättä ole asiakkaan mielestä alhaalla, vaan toiset saattavat tykätä katsoa keikkaa jopa ylemmiltä mahdollisilta paikoilta. Tässä tapauksessa valinnanvapaus viedään pois ostajalta, josta tulee helposti huonoa palautetta. Mutta jälleen hyvä miettiä käytettäviä työkaluja tapauskohtaisesti.

Ennakkolipunmyynnin suunnitteluun jää tapahtumajärjestäjillä toistuvasti liian vähän aikaa kaiken muun tekemisen keskellä – miksi? Ennakkolipunmyynti on kuitenkin merkittävässä roolissa tapahtuman menestyksen kannalta. ”Äkkiä ne liput vaan myyntiin” kuulostaa monelle vähänkin liian tutulta. Ja kun myyntisivu on pystyssä, voi huokaista helpotuksesta ja ujosti tuulettaa ”Yes, yksi to do vähemmän”.

Livetolla olemme päässeet paneutumaan tapahtumajärjestäjien sielunmaisemaan, ja ennakkomyynnin suunnittelun tärkeyteen. Keräsimme muutaman vinkin aiheeseen liittyen ja haluammekin muistuttaa, mitä olisi järkevää ottaa huomioon ennen kuin lipunmyynti aloitetaan. ”Suunnittele mitä teet ja tee mitä suunnittelet” –aforismi pätee tähän yhteyteen enemmän kuin hyvin. Ennen vinkkejä on vielä hyvä muistuttaa siitä että tapahtumien menestys lähtee aina hyvästä tapahtumasisällöstä. Eli pelkästään näillä vinkeillä ei tapahtumasta saada menestynyttä.

Myyntistrategian suunnittelu
Strategia kuuluu sanana hyvin harvoin tapahtumajärjestäjien työkalupakkiin, sillä tälle ei siunaudu riittävästi aikaa. Lupa-asiat, artistisopimukset ja muut vievät yleensä kaiken huomion, joten olennaisin tavoite lipunmyynnin saralla on vain saada tapahtuma myyntiin. Tälle kannattaisi kuitenkin antaa edes yhden workshopin verran aikaa ja miettiä hieman, miten ennakkolipunmyynti kokonaisuutena rakentuu.

Yleisin tapa on keksiä 1-3 lippukategoriaa ja laittaa ne myyntiin kerralla, ottamatta lainkaan kantaa esimerkiksi aikajänteen mukaan muuttuvaan hinnoitteluun tai alennuskampanjoihin. Lippukategorioissa voidaan ottaa esimerkiksi eläkeläiset, työttömät, varusmiehet, opiskelijat, lapset ja ryhmät huomioon. Kuulostaako tämä tutulta?

Myyntistrategiasta kannattaisi kuitenkin tehdä edes kevyt versio tukemaan tapahtumasi viestintää sekä osakokonaisuudeksi tapahtuman tarinaa. Tapahtumat ja näiden menestys perustuu kuitenkin pitkälti tunnepohjaisiin asioihin ja hinnoittelun ja myynnin kehityksellä sinne saa helposti systemaattista hyvää sisältöä. Suosittelemmekin käyttämään lippujen myynnissä dynaamista hinnoittelua. Tämä tarkoittaa sitä, että lipun hinta nousee aina tietyn ajanjakson jälkeen tai tietyn hintaista lippua myydään esimerkiksi vain 50 kpl. ”Enää 1 päivä aikaa ostaa liput early bird -hintaan” on helppo esimerkki kulmasta, joka saa osan asiakkaista pohtimaan, pitäisikö ne liput nyt sitten heti ostaa pois. Opiskelee lisää dynaamisesta hinnoittelusta Liveton maksuttomasta oppaasta:

Mikäli tapahtumasta ei luoda mielikuvaa että lippuja EI ole rajattomasti, sitä useampi kuluttaja siirtää ostopäätöstään lähemmäksi tapahtumaan, joka puolestaan aiheuttaa tapahtumajärjestäjälle sydämentykytyksiä. Joten vahva suositus on katsoa nämä asiat läpi vähintään pintapuolisesti.

Ennakkolipunmyynnin aloituksen markkinointi
Ennakkomyynnin aloitus tulisi nähdä jopa pienimuotoisena seremoniana: moni hieno asia kiteytyy siihen hetkeen, kun monen kuukauden pohjatyö saadaan päivänvaloon ennakkomyynnin alkamisen muodossa. Mikäli somekanavasi ovat olleet aktiivisia tähän päivään saakka, miksi et hyödyntäisi niitä myös ennakkomyynnin aloittamisen rummuttamiseen? ”2 päivää ja kaikkien odotus palkitaan” on esimerkki siitä, miten asia voidaan hieman ylilyövään sävyyn tuoda esiin.

Kuluttajille kannattaa nimenomaan luoda hyvissä ajoin mielikuvaa, että jotain suurta ja hienoa on tulossa myyntiin ja sitä hetkeä ei kannata ohittaa. Lipun ostaminen on kuitenkin pitkälti fiilikseen perustuva asia, joten luo mahdollisimman hyvä fiilis ihmisille tapahtumastasi ennen kuin liput ovat myynnissä. Hyviä elementtejä tämän luomiseen ovat sisällöllisesti rikkaat videot ja kuvat. Mitä enemmän kieli poskella ja pilke silmäkulmassa niitä pystyy tekemään, sitä persoonallisempi sisältö yleensä on.

Kampanjat ja alennukset
Tärkeänä osana ennakkolipunmyyntiä ovat erilaiset ale -ja kampanjatarjoukset. Harvalla tapahtumalla on niin hyvä status ettei näitä tarvittaisi. Kampanjoilla on helppo tarttua ajankohtaisuuksiin sekä niiden siivellä luoda myynninedistämistä tapahtumallesi. Esimerkiksi äitienpäivä, joulu, ystävänpäivä ja valmistujaiset ovat helppoja esimerkkejä juhlateemoista, joiden yhteyteen on helppo luoda omia tarjouksia perustellusti. ”Äidille uusia elämyksiä”, ”Tunnelmallisin joululahja pukin konttiin” ovat kulmia, joilla asiaa voidaan lähestyä.

Hauskat kampanjat myös rikastuttavat tapahtumasi sisältöä, sekä luovat mielenkiintoista markkinointia ja viestintää. Kampanjoiden menestystä edesauttaa rajojen asettaminen: kuinka pitkään kampanja on voimassa ja kuinka monta lippua on ylipäätään saatavilla kyseiseen kampanjahintaan. Jos kampanjasi ei ole haluttava, ei se myöskään tule myymään.

Alennuksien suhteen kannattaa olla tarkkana ja suosittelemmekin harkitsemaan niitä pääasiassa yhteistyökumppanien mukaan saamiseksi. Suuret kaupan alan toimijat ovat monesti mukana tapahtumissa siten, että heidän omalle asiakaskunnalleen voidaan luoda kohdennettuja markkinointikampanjoita esimerkiksi alennuskoodien muodossa. ”Nyt S-etukortilla 5 euron alennus pääsylipuista” on esimerkki siitä, miten tämä voitaisiin käytännössä toteuttaa. Monet yritykset haluavat luoda omalle kanta-asiakaskunnalleen tarjouksia ja etuja joita muut eivät saa, joten kannattaa rohkeasti käyttää mielikuvitusta ja miettiä, mitkä yritykset voisivat olla sinun tapahtumasi yhteistyökumppaneilta.

Edellä mainittujen keinojen toteuttamisessa kannattaa muistaa systemaattisuus sekä järkevä esiintuonti. Joskus tapahtumien pääsylippuja näkee kovassa alessa ”kaksi yhden hinnalla” juuri ennen tapahtuman H-hetkeä ja syy tähän on hyvin yksinkertainen: ennakkomyynti ei ole ollut menestys. Yleisimmin myynti ei toimi mikäli sitä ei ole nimenomaan suunniteltu. On ymmärrettävää, miksi tämmöisiäkin näkee, mutta kannattaa muistaa myös kolikon toinen puoli, eli se mitä ne ihmiset ajattelevat, jotka ovat saattaneet ostaa pääsyliput hyvissä ajoin täyteen hintaan. Asiakastyytyväisyys on kuitenkin merkittävässä roolissa tapahtuman tulevaisuuden kannalta.

Palveluiden digitalisoituessa tapahtumien lipunmyyntikin siirtyy yhä enemmän verkkoon. Tästä on se hyöty, että liput voidaan ostaa mihin vuorokauden aikaa tahansa, eikä kivijalkamyymälöiden aukioloaikoja tarvitse erikseen kytätä. Liput tulevat PDF-tiedostona sähköpostiin, josta ne voi tulostaa tai näyttää älypuhelimen näytöltä tapahtumapaikan sisäänkäynnillä. Tämä on myös ekologista, sillä paperia säästyy.

Joskus lippuostoksilla voi kuitenkin käydä niin, että lippu ei jostain syystä saavukaan asiakkaalle. Tavallisesti näihin tilanteisiin on kuitenkin hyvä selitys, joista osa listattuna alla.

Yleisimmät syyt siihen, miksi asiakkaan ennakkoliput ovat hukassa:
1. Asiakas on kirjoittanut tilauksen yhteydessä väärän sähköpostiosoitteen. Tällöin tilaus ei luonnollisesti saavu oikeaan paikkaan.

2. Asiakas on poistanut epähuomiossa viestin, jossa tilaus on.

3 Tilaus on mennyt roskapostiin, eikä asiakas ole osannut etsiä lippuaan sieltä. Joissain sähköpostiohjelmissa on automaattinen roskapostikansion tyhjennysajo, jolloin tilaus saattaa kadota sähköpostista lopullisesti.

4. Tilaus ei saavu asiakkaan sähköpostiin, jos sähköposti on täynnä.

5. Tilauksen maksu ei ole mennyt läpi verkkopankissa. Asiakas on ehkä keskeyttänyt tilauksen tai jättänyt vahvistamatta maksun. Tällöin myöskään asiakkaan rahat eivät ole siirtyneet lipunmyyjälle.

6. Tietyt sähköpostiosoitteet saattavat estää lippuviestin saapumisen siinä olevan liitetiedoston vuoksi. Tällaisia sähköpostiosoitteita ovat esimerkiksi kaupunkien ja työpaikkojen sähköpostit, joissa palomuuri on sen verran tarkka, ettei se tunnista viestejä harmittomiksi.

7. Lippujen ostamiseen on rajoitettu aika. Tämä tarkoittaa sitä, että tilaus tulee maksaa annetussa ajassa, kun lipun on siirtänyt ostoskoriin. Mikäli maksua ei suoriteta annetussa ajassa, ei tilaus ole enää voimassa.

8. Verkkopankista ei palata oikein myyjän palveluun. Tähän voi vaikuttaa asiakkaan lisäksi nettiyhteys ja sen toimivuus.

Miten toimia?
Mikäli asiakkaat ovat yhteydessä sinuun (järjestäjään) lipun puuttuessa, ohjaa heidät rohkeasti ennakkolipunmyyjäsi puoleen. Heidän asiakaspalvelunsa on helpoin selvittää asiaa, kun asiakas on heihin suoraan itse yhteydessä. Tämän vuoksi asiakaspalvelun järjestäminen useissa kanavissa on erittäin tärkeää.

Lukuisten tapahtumajärjestäjien kanssa käytyjen keskusteluiden perusteella voidaan todeta, että suurin osa uusista järjestäjistä ei ole täysin tietoinen siitä, mistä hintatekijöistä ennakkolippu todellisuudessa muodostuu. Tämän lisäksi on myös ollut epäselvyyksiä siitä, paljonko ennakkoon myydystä pääsylipusta lopulta tuloutuu itse tapahtumajärjestäjälle. Tämän vuoksi haluamme selkeyttää ennakkolipun hintaa.

Kotimaisia markkinoita ovat pitkään hallinneet palvelut kuten Lippupalvelu (nykyinen Ticketmaster Suomi), Lippupiste ja Tiketti. Pääasiassa kaikkien palveluiden hinnoittelurakenne on muodostunut seuraavista tekijöistä:

Järjestäjäkomissio
Palvelumaksu
Toimitusmaksu

Pureudutaanpa sitten näiden tekijöiden vaikutukseen kokonaisuuden kannalta.

Järjestäjäkomissio

Järjestäjäkomissio on euromääräinen korvaus, jota lipunmyyntipalvelut ovat usein perineet tapahtumajärjestäjiltä. Järjestäjäkomissio on yleensä vaihdellut 0,20 euron ja 0,95 euron välimaastossa ja tämä peritään lopputilityksen yhteydessä per myyty lippu. Tämä komissio on kiinteä, eikä yleensä muutu myyntivolyymeiden perusteella. Järjestäjäkomissiota perusteellaan yleensä niin sanottuna järjestelmän käyttömaksuna, jonka tapahtumajärjestäjä maksaa saatua palvelua vastaan.

Palvelumaksu

Palvelumaksu on loppuasiakkaan eli kuluttajan maksama kulu, joka lisätään oston yhteydessä lipun hinnan päälle. Palvelumaksut vaihtelevat käytetyn palvelun ja lipun hinnan perusteella, olleen yleensä 1,50 euroa – 3,50 euroa. Palvelumaksua perustellaan loppuasiakkaan maksamana järjestelmän käyttömaksuna saatua palvelua vastaan. Palvelumaksu jää lipunmyyntipalvelulle, eli tapahtumajärjestäjä ei tästä hyödy taloudellisesti.

Palvelumaksun esittämisessä on historiassa ollut paljon epäselvyyksiä, mutta nyt asia alkaa olla paremmin hoidossa. Tapahtuman julisteissa on saattanut olla esimerkiksi maininta ”Liput 29,50e + palvelumaksu”, joka jättää periaatteessa pimentoon sen, paljonko loppuasiakas todellisuudessa maksaa. Kuluttaja-asiamiehen mukaan hinnat pitäisi aina ilmoittaa siinä muodossa, paljonko loppuasiakas siitä todellisuudessa maksaa. Lipun hinnan sisältämät maksut tulee olla eriteltynä ostokuitissa, jolloin kuluttaja näkee tarkalleen mitä maksuja kokonaisuus sisältää.

Toimitusmaksu

Toimitusmaksu on loppuasiakkaan eli kuluttajan maksama maksu lippujen toimituspalvelusta. Ennakkoliput tapahtumiin tilataan pääasiassa PDF-muodossa tai muussa sähköisessä muodossa, mutta osa asiakkaista haluaa liput paperilla, jolloin ne voidaan toimittaa esimerkiksi postitse. Toimitusmaksun hinta vaihtelee yleensä 1 euron – 8 euron välillä riippuen toimitusmuodosta. Myös sähköisesti toimitetuista pääsylipuista peritään osassa palveluita toimitusmaksu, sen ollen yleensä 1 euron suuruinen. Toimitusmaksua perustellaan loppuasiakkaan maksuna saadusta palvelusta.

Hinnoittelurakenne pähkinänkuoressa

Tässä tiiviisti esitettynä, mistä tekijöistä yleisimmin lipunmyyntipalveluiden hinnoittelurakenne perustuu. Jotta varmasti kaikki saavat ideasta kiinni, tässä yksi case-esimerkki mahdollisesta lipunmyyntitilanteesta (ei perustu suoraan minkään palvelun hinnoitteluun).

Järjestäjä haluaa pääsylipusta 25 euroa (sis.alv 10% – lippuvero on 10%)

Lipunmyyntipalvelun palvelumaksu on 2,5 euroa / myyty lippu (sis.alv 24%)

Lipunmyyntipalvelu perii järjestäjältä järjestäjäkomissiota 0,90 euroa / myyty lippu (sis.alv 24%)

Loppuasiakas ostaa lipun ja tilaa sen PDF-muodossa sähköpostiin – toimitusmaksu sähköisistä lipuista on 1 euro

Näillä lähtökohdilla tapahtumajärjestäjä saa pääsylipusta 25 euroa – 0,90 euroa = 24,10 euroa (sis.alv 10%).

Loppuasiakas puolestaan maksaa lipusta 25 euroa + 2,5 euroa + 1,00 euroa = 28,50 euroa (sis. alv 10% + alv 24%)

Lipunmyyntipalvelun kustannukset loppuhinnassa = 4,40 euroa (sis.alv 24%)

Ennakkolipunmyynnin jälkeen on mietittävä ovilipunmyyntiä. Mikäli tapahtumaasi ei myydä ennakkoon loppuun, kannattaa asiakkaille mahdollistaa lippujen osto ovelta. Ovilipunmyynnissä tulee huomioida kuitenkin muutama asia. Pääpaino myynnissä kannattaa laittaa ennakkomyynnille, sillä ennakkoon myyty lippu on aina varma asiakas tapahtumallesi. Myös ennakkoliput vähentävät ovilipunmyynnin ruuhkaa.

Huomioi hinnoittelu
Koska lippujen myyminen ennakkoon on monella tapaa kannattavaa, tulee asiakkaat motivoida tähän jo lippujen hinnoittelulla: myy siis ennakkoliput edullisemmin kuin oviliput. Saman hintainen tai jopa kalliimpi ennakkolippu ei motivoi ostamaan lippua ennakkoon, mikä johtaa siihen että liput ostetaan vasta ovelta.

Paljonko lippuja jää ovimyyntiin?
Tarkista hyvissä ajoin, mikä on ennakkolipunmyynnin tilanne ennen kuin varaat niitä ovilipunmyyntiin. Varmista, ettet ylitä myyntikiintiötäsi. Markkinoinnin kannalta on kuitenkin suositeltavaa, että ovilippuja ilmoitetaan olevan rajoitetusti.

Toisaalta pieni kiintiö ovilipunmyyntiin loppuunmyydystäkin tapahtumasta voi luoda positiivista hypeä ja palkita ne asiakkaat, jotka viitsivät tulla jonottamaan ovilipunmyyntiin monta tuntia aikaisemmin.

Tiedota selkeästi
Tuo tapahtumaviestinnässäsi selkeästi ilmi se, paljonko ennakkolippu ja ovilippu maksavat. Tämä siksi, jotta asiakas ymmärtää kuinka paljon rahaa hän säästää ostamalla lippunsa ennakkoon.

Informoi asiakkaille ennakkoon myös se, mitkä maksutavat ovella käyvät. Näin vältytään sellaisilta tilanteilta, joissa asiakkaalla ei ole ovilipun ostoon sopivaa maksutapaa. Esimerkiksi korttimaksujen päätteet ovat kehittyneet todella paljon, joten kannattaakin miettiä mitä maksutapoja halutaan käyttää. Tänä päivänä suurin osa maksaa ostoksensa pankkikortilla ja käteinen on jäänyt pienemmälle käytölle.

Tiedota, mikäli ovilippuja on rajoitetusti saatavilla. Tämä voi vaikuttaa positiivisesti siten, että asiakkaat saapuvat paikalle hyvissä ajoin, tietäen että lippuja ei välttämättä riitä kaikille.

Omat jonot ja sisäänkäynnit eri asiakkaille
Järjestä ennakkolipun ostaneille oma jono. Ennakkolipun ostaja kannattaa palkita siitä, että hän on ostanut lippunsa hyvissä ajoin. Tarjoa ennakkolipun ostaneille asiakkaille vähintäänkin nopeampi sisäänpääsy tapahtumaan tarjoamalla heille oma sisäänkäynti tai jono. Jono vetää kuitenkin ovilipunmyyntiä nopeammin, koska lippujen tarkistaminen on nopeaa, eikä vaadi maksujen käsittelyä.

Varaa sisäänkäynneille tarpeeksi henkilökuntaa ja lipunlukulaitteet. Vältä pitkiä nimilistoja jos suinkin mahdollista, koska niiden käyttö osoittautuu usein hitaaksi ja kömpelöksi. Mitä nopeammin asiakkaat saadaan tapahtumaan, sitä enemmän aikaa heillä on nauttia tapahtumasta ja kuluttaa alueella tarjottavia oheispalveluita. Lue lisää lippujen tarkastamisesta täältä.

Suomessa on useampi taho, joka tarjoaa työnantajille verottomia henkilöstöetuja tarjottavaksi. Suurin näistä kertoo olevansa Smartum, jonka jälkeen tulevat Edenred, Tyky ja modernimpi ePassi. Tapahtumalippuja voi maksaa kulttuuriin suunnatuilla eduilla ja näitä maksuvälineitä on eri muodoissa, joista paperiset ovat ehkä tutuimpia. Näiden lisäksi löytyy pankkikortin kaltaisia ratkaisuja sekä sähköisiä saldoja.

Kulttuurimaksuvälineitä on liikenteessä paljon etenkin kesällä ja joulukuussa (setelit menevät vanhaksi) kun asiakkaat etsivät niille käyttökohteita. Näiden paikkojen löytäminen tuntuu tosin tänä päivänä olevan entistäkin hankalampaa. Viestintä aiheesta näyttää edelleen olevan hieman puutteellista, ja valitettavan monissa toimipisteissä seteleitä tarjoava asiakas käännytetään usein paikasta pois. Muista siis viestiä selkeästi, jos tapahtumasi hyväksyy maksuvälineenä kulttuurisetelit.

Ketkä voivat vastaanottaa kulttuuriseteleitä?
Smartumien ja muiden kulttuurimaksutapojen käyminen maksuvälineenä on kiinni toimipisteestä ja siitä, onko heillä sopimus palveluntarjoajan kanssa vai ei. Smartumin kulttuurimaksuvälineet vaativat aina fyysisen toimipisteen, oli käytössä etu sitten seteleinä tai saldona.

Tällä hetkellä ePassi tarjoaa kulttuurimaksutavan verkossa. Jos lipunmyyntipalvelu on tehnyt sopimuksen ePassin kanssa, tapahtumanjärjestäjä voi päättää käykö tapahtumaan maksuvälineenä kulttuuriseteli vai ei. Jos lipunmyyntipalvelulla ei ole verkossa käytössä e-passia, voidaan lippuja myydä myös kivajalkatoimipisteessä, jossa käyvät kulttuurisetelit.

Muutama vuosi sitten lipunmyynnin markkinajohtajat Lippupiste ja Ticketmaster irtisanoivat sopimuksensa kulttuurisetelitoimijoiden kanssa. Näiden tahojen osalta vastuu kulttuurimaksusopimuksista on siis siirtynyt lippuja välittäville toimipaikoille ja järjestäjille. Tällä on ollut suuri vaikutus niiden toimipaikkojen määrään, joissa setelit enää käyvät.

Syy siihen, miksi harvempi toimipaikka ottaa näitä maksutapoja vastaan on yksinkertaisesti taloudellinen: seteleitä ja vastaavia vastaanottava toimipaikka joutuu maksamaan sopimuksesta. Tämän lisäksi etenkin kulttuurisetelit teetättävät lisätyötä niiden tilittämisessä ja vastaanottamisessa. Voiko lipunmyyntipalvelua syyttää siitä, ettei se halua tehdä näitä kyseisiä sopimuksia?

Saatu hyöty ei välttämättä ole kovinkaan iso, sillä lippujen välittämisestä saatava provisio on todella pieni. Toisaalta kulttuuriseteleiden käyminen maksutapana voi lisätä asiakkaiden määrää ja parantaa asiakastyytyväisyyttä. Kannattaakin siis miettiä, mikä on sinun tapahtumallesi paras ratkaisu.

Loppuunmyyty tapahtuma on varmasti jokaisen tapahtumaa järjestävän unelma. Se ei kuitenkaan ole ihan mikään ihan yksinkertainen juttu. Tätä helpottaaksemme listasimme alle ideoita, joiden uskomme auttavan tapahtumasi myyntiä, jotta voisit vielä jonain päivänä huutaa: ”SOLD OUT!”.

Suunnittele dynaaminen hinnoittelu
Hinnan täytyy elää, jotta asiakkaalla olisi syy ostaa liput ajoissa. Poikkeus on ainoastaan mega-artistien konserteilla ja muilla yksittäisillä tapahtumilla, jotka myyvät loppuun oli lipun hinta mikä hyvänsä. Ennen kuin tapahtumasi on päässyt tähän statukseen, suosittelemme porrastamaan lippujen hinnoittelun. Opiskele lisää dynaamisesta hinnoittelusta Liveton maksuttomasta oppaasta:

Tarjoa vähintään early bird -hintaisia lippuja tai muita kampanjoita, etenkin hiljaisempina myyntiaikoina. Korota hintaa lähempänä tapahtumaa, äläkä myy ovelta ennakkohintaa halvemmalla. Näin tapahtumaasi tulijoilla on hyvä syy ostaa lippunsa aikaisemmin.

Lisää mielenkiintoista sisältöä
Sisältö on menestyneen tapahtuman avain. Pidä kaikki eri kanavasi aktiivisina ja lisää niihin tapahtumasi kävijöitä kiinnostavaa sisältöä. Hyödynnä tapahtumasi sponsoreita, yhteistyökumppaneita, esiintyjiä ja myös tapahtumakävijöitäsi tähän tarkoitukseen.

Oletko ajatellut, että voisit pyytää tapahtumasi asiakkaita (tulevia tai vanhoja) kirjoittamaan tapahtumastasi blogipostauksen? Oikea asiakaskokemus tapahtumastasi varmasti kiinnostaa uusiakin asiakkaita ja on puolueettomampi ja sitä kautta uskottavampi.

Pyydä myös esiintyjiäsi jakamaan tapahtumaasi liittyvää sisältöä blogissa tai vaikka somessa videon muodossa siitä, mitä heiltä voi tapahtumassasi odottaa. Lisäksi anna ilmi se, mitä sponsorisi tapahtumassasi tarjoavat.

Varmista call-to-action ja helppo ostaminen
Varmista, että call-to-action, eli tässä tapauksessa lipun ostamiseen johtava painike, tai linkki löytyy kaikkialta: nettisivuilta, blogista, sosiaalisesta mediasta, uutiskirjeistä jne. Näin varmistat sen, että siirtyminen tapahtumasi lipun ostoon on helppoa ja onnistuu missä ja milloin vain.

Tämän lisäksi varmista, että tapahtumasi lippujen ostaminen on mahdollisimman helppoa ja nopeaa. Vältä klikkauksien ja välivaiheiden määrää, jotta ostoprosessisi tukee impulsiivista ostamista. Liveton tarjoamasta tapahtumakauppa Dropshopista lippujen ostaminen on vaivatonta.

Palkitse edellisvuoden kävijät
Jos tapahtumasi järjestetään vuosittain, varmista että palkitset tapahtumasi konkarit ja suurimmat fanit. Sillä juuri nämä asiakkaat, jotka ovat ennenkin olleet tapahtumassasi, ostavat todennäköisimmin ensimmäisinä seuraavankin tapahtumasi liput.

Palkitse nämä asiakkaat tarjoamalla heille esimerkiksi erikoistarjous aikaiseen lipun ostoon tai muista heitä jollain muulla hauskalla tavalla. Näin näytät uskollisille faneille, että he ovat sinulle ja tapahtumallesi tärkeitä.

Tapahtuman venuet

Tapahtuman järjestämiseen kuuluu monia päätöksiä ja yksi tärkeimpiä näistä on tapahtumapaikan eli venuen valinta. Venue vaikuttaa pitkälti kaikkeen ja toimii näin ikään tapahtuman perustana. Tapahtumapaikkaa etsiessä tulee keskiössä pitää tapahtuman kohderyhmä, osallistujien lukumäärä sekä tapahtuman luonne. Tarkemmat huomiot venuen valintaan liittyen löydät alta.

Venuen soveltuvuus
Paras mahdollinen tapahtumapaikka riippuu pitkälti tapahtuman luonteesta ja sen kävijöistä. Koko perheen tapahtumilla, festareilla ja yritystapahtumilla onkin hyvin erilaiset tarpeet tapahtumavenuen osalta. Tarkista, minkälaiset puitteet venue tarjoaa ja vastaavatko ne tapahtumasi tarpeita. Huomioi muun muassa venuen arkkitehtuuri, sisustus ja käytännön asiat, kuten sisään- ja uloskäynnit.

Tapahtumapaikan maksimikapasiteetti on olennaisin seikka. Tapahtumajärjestäjänä tulee osata arvioida paljonko kävijöitä tapahtumaan on tulossa. Kapasiteetti ei myöskään saa ylittyä turvallisuuden vuoksi.

Sijainti
Tapahtumapaikan sijainti on merkittävässä asemassa, mutta sama sijainti ei sovi kaikille tapahtumille. Yleisesti voidaan sanoa, että sijainti joka on keskeisellä paikalla tai ainakin hyvien kulkuyhteyksien päässä on aina positiivinen, sillä tapahtumaan saapuminen ja sieltä poistuminen on tällöin vaivattomampaa. Toisaalta, hyvät auton parkkeerausmahdollisuudet voivat olla tietynlaisissa tapahtumissa hyvinkin olennaiset.

Tapahtuman kesto voi myös vaikuttaa sijaintiin puolin ja toisin. Mikäli kyseessä on useamman päivän tapahtuma ja siihen on mahdollista yhdistää helposti majoitus sekä mahdollisesti myös kuljetus, voi tapahtumapaikka sijaita syrjemmässäkin.

Hinta ja budjetti
Useimmiten tapahtumapaikan vuokraus on yksi suurimmista yksittäisistä kulueristä tapahtumaa järjestettäessä. Tapahtumapaikka kannattaa siis valita huolella ja siihen liittyvien prioriteettien olla selvät. Huomioi tarjouksia saadessasi se, mitä kohteen vuokraus pitää sisällään, tai ylipäätään sisältääkö se mitään lisäpalveluita. Jotkin tapahtumapaikat saattavat tarjota lisäksi esimerkiksi henkilökuntaa, tarjoilua, teknologiaa tai jätehuoltoa.

Alueen vuokraamisen ajankohdalla voi olla merkittävä vaikutus hintaan. Jos haluat säästää kustannuksissa ja jos se vain on mahdollista, kannattaa päivämäärän kanssa olla joustava ja käyttää sitä neuvotteluvalttina hinnassa.

Saatavuus
Suositut tapahtumapaikat ovat kuumaa tavaraa ja siksi tapahtumapaikan varaaminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin, etenkin jos tapahtumasi ajankohta on esim. keskikesällä, jolloin järjestetään paljon muitakin tapahtumia. Huomioi myös mahdollisuus ylitarjonnalle suunnittelemanasi ajankohtana. Jos samaan aikaan on samalle kohderyhmälle suunniteltuja tapahtumia liiaksikin, saattaa se syödä kävijämääriäsi.

Kysy tapahtumapaikoista paikallisilta tahoilta ja muilta järjestäjiltä. Pienempiä tapahtumapaikkoja yksityis- tai yritystilaisuuksia varten voit katsoa etukäteen esimerkiksi Venuu.fi -palvelusta.

Yritystilaisuuksia on monenlaisia, joten myös venueiden kirjo on laaja. Venueta miettiessä on hyvä selkeyttää, minkälainen on tilaisuuden luonne. Kutsuttujen henkilöiden määrä, tapahtuman tyyli ja kellonaika sekä budjetti vaikuttavat suuresti tapahtumapaikan valintaan. Mieti siis tarkkaan mitä haluat viestiä tapahtumapaikalla.

Messutapahtumat vaativat suuren tilan, joka mahdollistaa onnistuneen tapahtumakokemuksen niin kävijöille, kuin myös näytteilleasettajille. Tästä listauksesta löydät kaikki Suomen yleisimmät messutilat, jotka voisivat sopia tapahtumallesi.

Helsingin messukeskus

http://www.messukeskus.com

Lahden Messut

https://lahdenmessut.fi/

Jyväskylän messut, Paviljonki

http://www.jklmessut.fi

Kuopio-halli

https://www.kuopio.fi/kuopio-halli

Tampereen messut

https://www.tampereenmessut.fi

Turun messukeskus

http://www.turunmessukeskus.fi

Pohjois-Suomen Messut, Ouluhalli

http://www.pohjois-suomenmessut.fi

Pääkaupunkiseutu

Espoon kulttuurikeskus, Tapiolasali

Tapiolasali on 696/773-paikkainen konserttisali, joka sopii kulttuuritilaisuuksien lisäksi esimerkiksi yritysjuhlien, yhtiökokousten, seminaarien, kongressien ja muiden suurten yleisötilaisuuksien pitopaikaksi.

http://www.espoo.fi/kulttuurikeskus

Finlandia-talo

Finlandia-talo tarjoaa sekä konsertteihin että muihinkin tapahtumiin soveltuvia tiloja. Finlandia-talo tarjoaa ainutlaatuisen ympäristön sekä monipuolisuutta.

https://www.finlandiatalo.fi/fi

Kaapelitehdas

Kaapelitehtaalla on kuusi lyhytaikaisesti vuokrattavaa tapahtuma-, esitys- ja näyttelytilaa: Merikaapelihalli, Pannuhalli, Pannuhallin kellari, Puristamo, Valssaamo ja Turbiinisali.

https://www.kaapelitehdas.fi

Kerava-sali

Kerava-sali on saanut kiitosta hyvästä tekniikasta, ystävällisestä palvelusta ja kauniista ulkoasustaan. Kerava-salissa on 385 istumapaikkaa ja neljä pyörätuolipaikkaa.

https://www.keuda.fi/asiakastyot-ja-palvelut/keuda-talo/kerava-sali/

Konservatorio

Tyylikäs ja tunnelmallinen konserttisali on suosittu klassisten konserttien ja oopperoiden esityspaikka, sillä sali on akustiikaltaan yksi pääkaupunkiseudun parhaista. Konserttisalin lisäksi löytyy pienempi kamarimusiikkisali, joka soveltuu pienimuotoisille esityksille ja tapahtumille.

https://www.konservatorio.fi

Kulttuuritalo

Talossa on kaiken kaikkiaan 13 erilaista tilaa, jotka soveltuvat erilaisille tapahtumatuotannoille, kokouksille ja juhlille. Kulttuuritalo sijaitsee Helsingin Kalliossa.

https://www.kulttuuritalo.fi

Helsingin Messukeskus

Messukeskus tarjoaa messu- ja seminaaritilojen lisäksi konsertteihin soveltuvan laskevan katsomon Amfi-salin jopa 4 400 kuulijalle.

https://www.messukeskus.com

Monitoimikeskus LUMO

LUMO on monitoimikeskus, jossa on 325 ihmisen Lumosalin lisäksi vuokrattavissa Liikuntahalli jopa 1000 ihmisen tapahtumaan sekä useita erikokoisia kokous- ja neuvottelutiloja.

http://www.vantaa.fi/vapaa-aika/kulttuuri/monitoimikeskus_lumo

Musiikkitalo

Viinitarhamainen Konserttisali sijaitsee Musiikkitalon ytimessä. Salissa on 1704 paikkaa. Sen akustiikka on suunniteltu erityisesti orkesterimusiikille.

https://www.musiikkitalo.fi/fi

Myyrmäen urheilupuisto, Energia-Areena

Energia Areena on valittu Vuoden liikuntapaikaksi, ja venue onkin erittäin haluttu tapahtumafoorumi. Areenan katsomokapasiteetti on muokattavissa tarpeen mukaan. Täysin katsomoin varustetun Energia Areenan katsomokapasiteetti on 3500 paikkaa, joista istumapaikkoja on 2600.

https://www.vantaa.fi/vapaa-aika/liikunta/urheilupuistot/myyrmaen_urheilupuisto/energia_areena

Sellosali

Sellosali on akustisesti yksi pääkaupunkiseudun korkeatasoisimmista musiikkisaleista. Sali sijaitsee myös erinomaisten kulkuyhteyksien varrella. Sellosalissa on nouseva katsomo, jossa on 395 kiinteää paikkaa ja 351 paikkaa, mikäli orkesteritila näyttämön edustalla halutaan käyttöön.

http://www.sellosali.fi/fi-FI

Suvilahti, Kattilahalli

Kulttuurihistoriallisesti arvokas tuhannen neliön kirkkomainen sali on huimaavan korkea ja sopii monenlaisille tapahtumille seminaareista konsertteihin.

https://www.suvilahti.fi

Lahti

Sibeliustalo

Sibeliustalolla on puitteet 20-600 henkilön yleisötilaisuuksiin. Juhlatilojen arkkitehtuuri ja Vesijärven maisemat tekevät Sibeliustalosta ainutkertaisen tapahtumapaikan.

https://www.sibeliustalo.fi

Turku

Gatorade Center

Gatorade Center tunnetaan suurten yleisötapahtumien paikkana, mutta halli palvelee myös pienempienkin tapahtumien tarpeita. Istumapaikkoja hallin alakatsomossa on 4403, yläkatsomossa 3942 ja lisäksi aitioissa 780 paikkaa. Areenatila voidaan jakaa verhoilla ja lava voidaan sijoittaa keskemmälle, jotta tila saadaan sopivaksi pienemmille tapahtumille. Areenatila toimii mainiosti myös 500 hengen tilaisuuksissa.

https://turku-areenat.fi/fi/etusivu

Logomo

Logomo tarjoaa erilaisia tiloja muutaman hengen neuvottelutiloista aina 3 500 hengen yleisötapahtumiin. Kaikissa Logomon tiloissa on nykyaikainen tekniikka.

http://logomo.fi

VPK:n talo

VPK:n talon ydin on kaksikerroksinen, näyttävä juhlasali, johon mahtuu enimmillään 500 henkeä. Talosta löytyy myös hieman pienempi peilisali, johon mahtuu enimmillään 100 henkeä.

https://www.turunvpk.fi

Tampere

Tampere-talo

Tampere-talon suurin vuokrattava tila Iso sali kattaa paikat jopa 2000 hengelle. Talo tarjoaa myös pienempiä tiloja pienemmille tapahtumille.

https://tampere-talo.fi

Pakkahuone

Tampereen Tullikamari on monipuolinen tapahtuma-areena kaupungin keskustassa. Rakennus jakautuu kahteen tilaan: Pakkahuoneelle mahtuu parhaimmillaan 1200 ja Klubille 450 vierasta.

https://tullikamari.net/fi/pakkahuone

Seinäjoki

Rytmikorjaamo

Rytmikorjaamon klubi soveltuu jopa 1000 hengen tapahtumalle. Talosta löytyy myös kahvila- ja ravintolapalvelut A-oikeuksin.

http://www.rytmikorjaamo.com/talo/

Seinäjoki-sali

Seinäjoki-salin akustiikka luo hyvät puitteet niin konserttien, juhlien kuin seminaarien ja kokousten pitämiseen. Salissa on 410 istumapaikkaa.

https://www.seamk.fi/seamk-info/kampus/seinajokisali/

Jyväskylä

Aalto-sali

Aivan Jyväskylän keskustassa sijaitseva arkkitehti Alvar Aallon suunnittelema Aalto-Sali soveltuu hyvin pienille/keskisuurille musiikkitapahtumille. Tilaisuuden luonteesta riippuen sali soveltuu 50-500 henkilölle.

http://www.aaltosali.fi

Jyväskylän Paviljonki

Jyväskylän Paviljonki tarjoaa hyvät puitteet monenlaisille tapahtumille messuista konsertteihin. Wilhelm-salissa on mahdollista järjestää viihdetapahtuma 600- tai 1200-paikkaisessa salissa.

https://www.paviljonki.fi/tilat/

Kuopio

Kuopion Musiikkikeskus

Kuopion Musiikkikeskuksen tasokkaat ja monipuoliset tilat tarjoavat mahdollisuuden hyvin erikokoisten ja –tyyppisten tilaisuuksien järjestämiseen pienimuotoisista tapahtumista yli 1000 hengen tilaisuuksiin.

https://www.kuopionmusiikkikeskus.fi

Catering-palveluita valitessa on mietittävä tarkkaan tilaisuuden luonne ja se, mitä asiakkaille halutaan viestiä ruoan avulla. Ruoka jos joku jää asiakkaille mieleen tapahtumista – älä siis pihistele siitä! Palvelua valittaessa huomioidaan muun muassa henkilömäärä, budjetti sekä ruoan tyyli. Mieti myös onko tilaisuuden luonne: onko se istumatilaisuus vai kenties cocktail-tilaisuus? On tärkeää huomioida, että joillain venueilla on yksinoikeus tapahtumaan valittavista catering- ja ravintola-palveluista. Tämä tarkoittaa sitä, ettei venuen ulkopuolisia palveluja voida käyttää, vaan tapahtumaan käytettävissä olevat palvelut tulevat venuen mukana.

Listasimme muutamia Suomen suurimpien kaupunkien catering-palveluita.

Pääkaupunkiseutu

Edesia

Edesia on laadukkaaseen catering-palveluun erikoistunut yritys pääkaupunkiseudulla. Se tarjoaa catering-palvelut yrityksille ja yksityisille, noudattaen tilaisuuden luonnetta myös tarjoiltavien estetiikassa.

Catering Ceidas

Caterin Ceidas tarjoaa catering- & pitopalvelut kokemuksella ja ammattitaidolla, mutta nuorekkaalla lähestymistavalla.

KP Catering

Olipa tiedossa suuret sukujuhlat tai pienet pirskeet, KP Catering tarjoaa pitopalvelua ja toteuttaa tarjoilut ammattitaidolla juhlahetkiin.

Tampere

4catering

4Catering pitopalvelulla onnistuvat suuret sekä pienet juhlat. Tilaisuudet myös yritysasiakkaille.

Armas C’atering

Armas C’atering on moderni tamperelainen pitopalvelu, joka järjestää myös yritystilaisuuksia. Palvelu tarjoaa perinteisiä vaihtoehtoja sekä gourmet-ruokaa.

Turku

Tårget-catering

Tårget-catering auttaa sinua kaikissa tilanteissa –oli sitten kyseessä pienemmät perhejuhlat tai iso yritystapahtuma.

Nick’s Food Design

Nick’s Food Design tuottaa ja tarjoaa monipuolisia juhla- ja ateriapalveluita. Jokainen tilaisuus on ainutlaatuinen.

Oulu

Pitopalvelu Timonen

Pitopalvelu Timonen valmistaa tuotteet huolella ja vahvalla yli 40 vuoden ammattitaidolla.

Lahti

Santa fé Catering

Santa fé Catering tuo yksilöllisen ruokamaailman isoihin yritystapahtumiin ja pieniin perhejuhliin.

Jyväskylä

Figaro

Jyväskylän keskustassa sijaitsevassa ravintola tarjoaa myös catering-palveluita. Useaan kertaan Suomen parhaaksi viiniravintolaksi valittu Figaro tarjoaa laadukasta palvelua ja ruokaa monenlaisiin tapahtumiin.

Art Catering

Art Catering on taiteelliseen ruokaan ja ruokataiteeseen erikoistunut pitopalveluyritys.

Onko sinulla mielessä hyvä catering-palvelu, jonka kuuluisi olla tässä listassa? Lähetä meille viestiä osoitteeseen asiakaspalvelu@liveto.io!

arsinkin tapahtumissa, jotka kestävät useamman tunnin, ellei jopa päiviä, tulee tapahtumajärjestäjän kiinnittää huomiota ruokapuoleen. Kukapa jaksaisi olla tuntikausia syömättä? Ruoka on myös usein se asia, joka jää hyvässä tai pahassa ihmisten mieleen.

Kun tapahtuman luonne ja kohderyhmä ovat tiedossa, voi erilaisia ruokavaihtoehtoja alkaa kartoittamaan. Huomioon tulee ottaa myös tapahtuman tarkoitus, osallistujat ja yleinen ilmapiiri.

Mitä osallistujat haluavat syödä?
Musiikkifestareiden klassikot: makkaraperunat, muikut ja pyttipannu ovat varmasti ihan hyviä vaihtoehtoja, mutta ihmisten kiinnittäessä yhä enemmän huomiota ruokailutottumuksiin, olisi hyvä tarjota jotain muutakin. Anniskelualueet kaljatelttoineen ovat tuttu näky tapahtumassa kuin tapahtumassa. Riippuen tapahtuman luonteesta, vaihtoehtoja ruokapuolen yhteistyökumppaneihin on useita.

Kestäviksi trendeiksi ovat nousseet kasvisruoka, terveellisyys, luonnonmukaisuus ja paikallisuus. Erityisruokavaliot ja allergiat tulee huomioida mahdollisimman hyvin resursseista riippuen. Asiakkaat ovat myös tyytyväisempiä, jos allergiat ja mahdolliset erityisruokavaliot ovat huomioitu jollain tavalla tapahtuman ruokatarjonnassa.

Ota selvää paikallisista yrityksistä
Pienet ja paikalliset yritykset, kuten kahvilat ja ravintolat tekevät usein mielellään yhteistyötä tapahtumien kanssa. Lisäksi nämä yritykset kiinnostavat kävijöitä, sillä tuotteet ovat lähellä tuotettuja. Näiden yritysten kanssa on myös usein helppo järjestää yhteistyössä kilpailuja ja saada muutenkin näkyvyyttä liittyen tapahtumaasi. Näin järjestelystä hyötyvät molemmat osapuolet.

Pienet yritykset tarjoavat usein vähän erilaista syötävää. Esimerkiksi Jyväskylän Lounaispuisto Festivaalin ruokapuoli on hyvin monipuolinen. Tarjolla on paikallisen yrityksen sandwicheja, aasialaista ruokaa sekä paikallisen kahvilan tuotteita ja juomia.

Hyödynnä sosiaalista mediaa
Kuten usein todettu, sosiaalinen media on suuressa roolissa tapahtumassa kuin tapahtumassa. Jos siis mietit, mitä tarjota tapahtumassa, hyödynnä sosiaalista mediaa. Kysy tapahtumaan osallistujilta, mitä he toivovat tapahtumassa olevan, kontaktoi mahdollisia yhteistyökumppaneita sosiaalisen median välityksellä ja markkinoi tapahtumaasi ja yhteistyökumppaneitasi siellä. Esimerkiksi Lounaispuisto Festival promosi yhteistyökumppaneitaan verkossa, minkä ansiosta festareille saatiin monipuolinen ruokatarjonta.

Vaikka kyseessä ei olisikaan pelkkä ruokatapahtuma, jossa pääasiassa on makujen ilotulitus, tapahtumasi ruokapuoli voidaan nostaa esiin sosiaalisen median eri kanavissa. Näin asiakkaat saavat tietoa tarjolla olevista tuotteista jo aiemmin, ja saavat tietoon jotain mitä odottaa. Lue lisää Sosiaalisen Median merkityksestä tapahtuman markkinoinnissa:
Tapahtuman ruokapuolta miettiessä kannattaa ottaa huomioon myös se, että ihmiset ottavat usein kuvia ruoka-annoksistaan ja jakavat niitä sosiaalisen median kanavissa. Mitä houkuttelevampi, erikoisempi ja visuaalisempi annos on, sitä todennäköisemmin annoksen kuva päätyy sosiaaliseen mediaan. Kannattaa siis miettiä, millaista lisäarvoa tapahtuman ruokapuoli voi tuoda.

Keikkamyynti on yksi olennainen osa tapahtuman järjestämistä. Listasimme tähän kotimaisista agentuureja, jotka edustavat artisteja ja myyvät heidän keikkojaan. Jokaisen agentuurin kohdalla on esitetty muutamia artisteja, joita yritys edustaa listaushetkellä. Mikäli yrityksesi puuttuu listasta, kerro siitä meille lähettämällä viestiä asiakaspalvelu@liveto.io

Kuinka tärkeää oikean artistin löytäminen on? Tai millainen edes on oikea artisti ja keikka sinun tapahtumaasi? Kaikki lähtee tapahtumasi ostopersoonien määrittelystä, apua tähän löydät Liveton Onnistuneen tapahtuman perusteet -oppaasta. Mieti myös, millaista musiikkia kohderyhmäsi kuuntelee ja millaista kokemusta he etsivät? Näiden asioiden määrittelyn jälkeen ryhdy etsimään kohderyhmällesi ja budjetillesi sopivaa artistia.

All Day Agency

Gettomasa, Gasellit, Karri Koira ja Teflon Brothers.

www.allday.fi

Central Line

Anna Puu, Johanna Kurkela, Juha Tapio ja Samuli Putro.

www.centralline.fi

Fullsteam Agency

JVG, Isac Elliott, Pariisin kevät ja Huoratron.

www.fullsteam.fi

Warner

Pikku G, Antti Tuisku, Ellinoora, Jenni Vartiainen ja Vesala.

www.warnermusiclive.fi

Sony Live

Aleksanteri Hakaniemi, Children of Bodom, Ellips ja Yö.

sonymusic.fi

Dragon White

Ari Koivunen, Sani, Entwine ja CatCat.

www.dragonwhite.com

M-Eazy Music

Arttu Lindeman, Evelina, Mega-Ertsi ja Nikke Ankara.

http://www.meazymusiclive.fi

Nem Agency

Turmiön Kätilöt, Kolmas Nainen ja High School Dropouts.

www.nem.fi

Live Nation Agency

Alma, Kube, Vilma Alina ja Anssi Kela.

www.livenationagency.fi

Primetime

Oku Luukkainen, Scooter, Basic Element ja Haddaway.

www.primetime.fi

Piikkikasvi Agency

Eläkeläiset, Popeda, Veeti, Neljä Ruusua ja Annika Eklund.

http://piikkikasvi.fi

Mimintalli

Monipuolinen artistirosteri

www.mimintalli.com

Kun keikkamyynti on jo hallinnassa, lue lisää konsertin järjestämisestä täältä. Tarvitsetko kumppania esimerkiksi kulunvalvontaan tai lipunmyyntiin? Ota meihin yhteyttä!

Listasimme muutamia tapahtumatekniikan toimijoita, joiden palveluita Liveto haluaa suositella tapahtumajärjestäjille. Tutustu eri toimijoihin ja ole suoraan heihin yhteydessä oman tapahtumasi osalta. Listasta löytyy eri kokoisia ja eri kaupungeista käsin operoivia yrityksiä. Pääsääntöisesti kaikki toimijat tarjoavat palveluitaan valtakunnallisesti.

Tampere

Akun Tehdas

Tornio

Eventworks

Jyväskylä

Maukka Tapahtumatekniikka

Helsinki

Bright

Jyväskylä

Maukka

Vantaa

DC Events