Virtuaalitapahtuma-alusta valitaan vastaamalla miksi –kysymykseen: miksi tapahtuma järjestetään ja kenelle? On täysin eri asia järjestää kevyt tapahtuma firman sisäisesti, kuin suuri yritystapahtuma, johon myydään lippuja.
Virtuaalitapahtuma-alusta tulee valita sen jälkeen, kun on ensin määritetty perustiedot ja tarpeet tapahtumalle. Lisää virtuaalitapahtuman järjestämisestä voit lukea täältä, sekä opiskella yleisesti tapahtumajärjestämisestä tästä oppaasta. Tapahtumajärjestäjän tulee miettiä tarkkaan, kenelle tapahtuma järjestetään, montako henkilöä oletetaan tulevan paikalle, sekä millaista tapahtuman ohjelma ja sisältö ovat. Työpaikan sisäiseen palaveriin ei välttämättä tarvita erillistä tapahtuma-alustaa, vaan sen voi toteuttaa Zoomissa, toisin kuin satojen ihmisten tapahtumaan tarvitsee alustan, joka mahdollistaa suuremman toteutuksen. Budjetti täytyy muistaa huomioida ja kartoittaa, mitä alustaa voidaan käyttää tapahtumassa niin, että silti jää varoja muun muassa kuvaustekniikkaan.
Virtuaalitapahtumissa osallistujakokemukseen vaikuttaa erityisesti verkostoituminen – kun mahdollistat verkostoitumisen osallistujille, ei osallistuminen ole enää passiivista. Kiinnitä siis huomiota verkostoitumisen mahdollisuuksiin alustalla, jota haluat käyttää tapahtumassasi.
Yleisimmät alustat
Virtuaalitapahtuman toteutukseen saatetaan vaatia useita alustoja, riippuen miten suuri tapahtuma on toteutukseltaan. Alustat eroavat toisistaan ominaisuuksiltaan monilla tavoilla: joillakin alustoilla suoraa lähetystä on vain mahdollista seurata, kun taas joissain on monipuolisia mahdollisuuksia esimerkiksi verkostoitumiseen.
Zoom on varmasti tullut monelle tutuksi töiden ja koulujen kautta ja sitä voi hyödyntää erityisesti tapaamisiin, koulutuksiin, webinaareihin tai luentoihin. Tämän alustan parhaita puolia ovat ehdottomasti sen kohtuullinen hinnoittelu, tunnettavuus, sekä mahdollisuus jakaa osallistujia eri huoneisiin. Zoom ei kuitenkaan mahdollista suurta toteutusta, vaan voi virtuaalitapahtumissa olla enemmänkin lisäominaisuutena tai keino yhdistää esimerkiksi etäpuhujat suoraan lähetykseen.
Microsoft Teams on toinen työympäristöissä laajasti käytetty alusta, joka on useille tuttu ja sen vuoksi myös tapaamisten siirtäminen tähän ympäristöön on helppoa. Microsoft Teams on useasti käytössä yritysten sisällä myös muissa asioissa, kuin vain palavereissa. Zoomin tavoin tämä alusta soveltuu erityisesti tapaamisiin, luentoihin, koulutuksiin ja webinaareihin. Emme kuitenkaan voi suositella isomman virtuaalitapahtuman järjestämistä tässä ympäristössä, sillä alustalla ei ole erillisiä työkaluja interaktiivisuuteen.
Vimeo ei itsessään ole virtuaalitapahtuma-alusta vaan se on osa tapahtuman toteutusta. Vimeota käytetään suoran lähetyksen toteuttamiseen ja se sopii niin pienien, kuin suurien tapahtumien tuottamiseen. Alusta on maksullinen, mutta hinnoittelultaan kohtuullinen, kun katsotaan sen ominaisuuksia: siellä on mahdollisuus maksumuuriin, se on tunnettu ja yleisesti käytetty ohjelma, joka on vakaa ja luotettava.
Liveton virtuaalitapahtuma-alustaa kannattaa hyödyntää erityisesti silloin, kun virtuaalitoteutukseen halutaan oikean tapahtuman elementtejä ja tunnelmaa. Liveto mahdollistaa lippujen myynnin, sekä tapahtuman samoilla sivuilla, jolloin asiakaskokemuksesta saadaan yhtenäinen. Tapahtuman suora lähetys upotetaan tapahtuma-alustalle yleensä Vimeon tai YouTuben avulla ja osallistujat pääsevät kommentoimaan lähetystä Liveton omaan chattiin. Tapahtuma-alusta on myös personoitavissa brändin mukaan väreillä, fonteilla ja sisällöllä. Riippuen tapahtumastasi ja mitä ominaisuuksia haluat siinä hyödyntää, voi tapahtumassasi olla esimerkiksi ryhmätyötiloja ja kumppanihuoneita. Lisää Liveton virtuaalitapahtuma-alustasta täältä.
Liveton virtuaalitapahtuma-alustan ominaisuudet
Virtuaalitapahtuman ominaisuudet riippuvat täysin siitä, mitä alustaa päätetään käyttää tapahtumassa. Hahmottaaksesi paremmin, mitä mahdollisuuksia tapahtuma-alusta voi tarjota, avaamme tähän Liveton alustan ominaisuuksia:
- Oma tapahtumasivu
- Tapahtumakauppa ja myynnin työkalut
- Aulatila
- Huoneet monipuolisella sisällöllä
- Kumppanitilat
- Keskusteluhuoneet
- Verkostoitumistyökalut, esimerkiksi kalenterivaraukset
- Chat
- One-to-one viestit ja videopuhelut
- Polls kysymykset
Lue lisää Liveton virtuaalitapahtuma-alustan ominaisuuksista täältä ja pyydä maksuton demo, jotta voimme miettiä yhdessä tapahtuma-alustan juuri sinun tapahtumasi tarpeiden mukaan!
