Tapahtuman sisältö

 

Virtuaalitapahtumaa järjestäessä saattaa huomio helposti keskittyä tekniikkaan ja siitä huolehtimiseen, mutta vähintään yhtä tärkeää on myös tapahtuman sisältö. Sisältöä voi olla hyvin erilaista ja sen suunnittelu kannattaa aloittaa miettimällä, mikä on tapahtuman punainen lanka ja miten se halutaan esittää kohderyhmälle. Virtuaalitapahtumassa sisältö tulee suunnitella erityisen tarkasti – mieluiten minuutin tarkkuudella. 

Kohderyhmä 

Tapahtuman sisältöä on helpoin lähteä hahmottamaan kohderyhmän ja tapahtuman tavoitteen perusteella: halutaanko kouluttaa, esitellä uutta tuotetta tai viestiä brändistä? Onko kohderyhmänä yritysasiakkaat tai nuoret? Jokainen kohderyhmä vaatii omat erityishuomionsa. Esimerkiksi, jos tapahtuma on suunnattu alaikäisille, kuten koululaisille, tulee huomioida, että he eivät välttämättä voi luoda käyttäjäprofiilia joihinkin palveluihin ilman huoltajan lupaa.

Jos kohderyhmä on yritysasiakkaat tai ulkomaalaiset asiakkaat, täytyy perehtyä mahdollisiin palomuureihin ja varmistaa, etteivät ne rajoita liittymistä virtuaalitapahtumaan. Saavutettavuus tarkoittaa virtuaalitapahtumissa esteettömyyttä, johon virtuaalitapahtuma-alustaa valittaessa ja sisältöä suunniteltaessa on tärkeää perehtyä: miten sisältö on saavutettavissa kaikille kohderyhmän jäsenille? 

Usein tapahtumajärjestäjä ihastuu omaan ideaansa sokeasti, mutta sisältöä on silti osattava tarkastella kriittisesti: onko tapahtuman sisältö sellaista, että siitä halutaan maksaa? Kannattaa rohkeasti toteuttaa benchmarkkausta ja kysyä mielipiteitä kohderyhmältä: olisivatko he kiinnostuneita tapahtumasta, kuinka paljon he olisivat siitä valmiita maksamaan ja kauan tapahtuman kannattaisi heidän mielestänsä kestää? On hyvä tutkia millaisiin tapahtumiin kohderyhmän henkilöt yleensä osallistuvat ja millainen sisältö heihin vetoaa: ketä tapahtumaan kannattaa ottaa vieraiksi tai puhujiksi, kuka olisi sopiva juontaja sekä millaiset yritykset ja brändit olisivat sopivia kumppaneita?

Millaista sisältö voi olla? 

Virtuaalitapahtuman sisältö voi koostua esitysten ja luentojen lisäksi esimerkiksi äänestyksistä, kyselyistä, keskustelusta yleisessä chatissa tai one-to-one keskusteluista. Hyvissä ajoin ennen tapahtumaa tulee ottaa selvää tapahtuma-alustan mahdollisuuksista ja kiinnittää toiminallisuudet mukaan aikatauluun. Tapahtumajärjestäjän kannattaa kirjoittaa tarkasti ylös tapahtuman runko: esimerkiksi, missä vaiheessa esiintyjä lopettaa puhumisen ja kyselyt julkaistaan katsojalle. Kyselyt ovat erinomainen tapa ottaa osallistujat mukaan tapahtumaan ja kerätä heiltä mielipiteitä tapahtumaan liittyen, kuten esimerkiksi ajatuksia juuri päättyneestä puheenvuorosta.  

Tapahtuman yhteistyökumppaneille on myös suunniteltava omaa sisältöä: miten he voivat olla vuorovaikutuksessa teidän yhteisten asiakkaiden kanssa? Virtuaalitapahtumat mahdollistavat esimerkiksi myyjälle hyvän tilaisuuden esitellä uutta tuotetta tai palvelua laajalle yleisölle. Myös kumppaneilta kannattaa kysyä rohkeasti ennen tapahtumaa, kuinka he haluavat olla mukana toteutuksessa ja tapahtuman sisällössä.  

Tipsit sisällön suunnitteluun 

1. Budjetoi tapahtumassa hyvään juontajaan: ammattitaitoisella juontajalla on todella suuri merkitys tapahtuman tunnelmaan ja siihen, miten aktiivisesti osallistujat ottavat osaa tapahtumaan. 
2. Suunnittele minuutintarkka aikataulu ja juoksutuslista. 
3. Luo tapahtuman osallistujille oma aikataulu – osallistujien ei tarvitse tietää, milloin kuvaavaa kameraa vaihdetaan. Mieti aikataulu osallistujan näkökulmasta ja mikä tieto heille on tärkeää. 
4. Mieti tapahtuman sisältö asiakkaan ruudun kautta: mitä hän näkee milloinkin omalta näytöltään? 
5. Ole rohkea! Ihmiset kyllästyvät helposti, joten mieti omaan virtuaalitapahtumaasi jotain uutta ja jännittävää. 

Sisällön suunnittelu on pitkä ja tärkeä prosessi. Siihen lisää apua löytyy blogipostauksestamme sekä virtuaalitapahtuma-akatemiasta. Lue myös asiakaskokemus onnistuneesta virtuaalitapahtumasta, jossa sisältö oli kohdillaan!