Kuvaustekniikka sisältää henkilöstön ja kaluston, kuten ohjaajan, kamerat ja mikit. Kuvaustekniikan suunnitteleminen lähtee liikkeelle vastaamalla tapahtuman peruskysymyksiin: mitä järjestetään ja kenelle, mitkä ovat resurssit ja keitä ovat yhteistyökumppanit? Budjetin määrittämisessä tulee muistaa myös huomioida kuvaustekniikasta koituvat kulut. Kulut riippuvat virtuaalitapahtuman kestosta, toteutuksesta sekä tyypistä – halutaanko tapahtuma järjestää yksinkertaisesti esimerkiksi Zoomissa vai onko toteutus suurempi ja vaatii studion?
Virtuaalitapahtuman kuvaustekniikkaa suunnittelemaan lähdettäessä täytyy alkuun selvittää tilanteet realiteetit: pystytkö järjestämään tapahtuman itse vai tarvitsetko mukaan ulkopuolisia auttajia? Tapahtumajärjestäjän tulee tarkastella omaa aikaa, jonka voi käyttää tapahtumaan, osaamistaan virtuaalitapahtumista ja kuvauksesta, sekä käytössä olevia palveluita. Niin tapahtuma-alusta valmisteluineen, tapahtuman kuvaus tai jopa molemmat näistä on mahdollista ulkoistaa ammattilaiselle. Suosittelemme myös harkitsemaan tapahtumatoimiston ottamista mukaan virtuaalitapahtuman järjestämiseen.
Laitteisto
Tarvittava laitteisto riippuu virtuaalitapahtuman luonteesta – jos järjestettävä tapahtuma on kevyt, kuten tapaaminen, ovat esimerkiksi Zoom ja Microsoft Teams erinomaisia työvälineitä. Zoomilla voidaan luoda myös suora lähetys viemällä tapaaminen esimerkiksi Vimeoon tai isommalle virtuaalitapahtuma-alustalle. Siitä, miten tämä tehdään, pääset lukemaan tarkat ohjeet täältä. Lisää virtuaalitapahtuma-alustoista pääset lukemaan täältä.
Jos virtuaalitapahtuma on toteutukseltaan laajempi, suosittelemme, että toteutukseen otetaan mukaan alan ammattilaisia. Jos tapahtuma on maksullinen, kannattaa etenkin suoran lähetyksen visuaalisuuteen ja laadukkuuteen panostaa. Valmiin studiotilan vuokraaminen mahdollistaa erilaisten taustojen ja personoidun ilmeen luomisen. Kokonaisuutta suunnitellessa tulee ottaa huomioon, että lähetykseen tarvitaan muun muassa kuvausvalot, kamerat(t), mikrofonit, lediseinät, visuaaliset elementit, grafiikat ja musiikit. Näiden kaikkien välineiden vuokraaminen ja käyttäminen toki maksaa, joten tapahtumajärjestäjän on oltava tarkka, että budjetti kattaa kaikki syntyvät kulut.
Muista nämä
- Mieti tarkkaan kuvaustekniset tarpeet ja ota mukaan tarvittaessa ulkopuolinen kumppani (muista kilpailutus).
- Vuokraa tila ja kalusto, jos sinulla ei itsellä näitä ole.
- Varmista, että sinulla on käytössäsi hyvä (langallinen) nettiyhteys.
- Tee budjetista realistinen heti alusta lähtien ja pidättäydy siinä.
Kuvaustekniikasta kannattaa opiskella etukäteen. Tähän voit hyödyntää Liveton materiaaleja, kuten maksutonta webinaaria ja blogitekstiä. Lataa uusi Kuvaustekniikan tuotantosuunnitelma opas:
